時間管理學習筆記

文章目錄

• 一、時間管理的四個階段
• 2、時間管理的幾大原則

X1、時間管理的概念

在日常的生活中，能夠始終如一的，有的放矢的使用一些行之有效方法、正確的方法能組織好自己的工作生活的方方面面，從而最大限度的管理我們的時間。

   時間管理不僅僅單指工作上的，也包括生活的方方面面，力求平衡。

X2、效率與效能的關係

      效率一般指代的是速度。

      效能指代的多快好省。

一、時間管理的四個階段

1、時間的單純的增加和備忘錄。

有工作工作清單，但沒有規劃，沒有時間表

 2、工作計劃與時間表。

有規劃有時間的工作工作清單。

3、排列優先順序以追求效率。

        編排主次。

 4、以重要性為導向、價值導向、結果導向。

第一位：先做又緊急又重要(突發事件)

第二位：重要不緊急(它被拖延下去會升級成突發事件)

             第三位：緊急但不重要

             

        問題分類：

             重要的事：

                      緊急：危機、緊迫問題

                     不緊急：改進產能、發展團隊、尋找新客戶

                不重要的事：

                                 緊急：電話會議、受歡迎的活動

                              不緊急：繁瑣工作、有趣的娛樂活動

            

2、時間管理的幾大原則

1) 帕金森原則：要設定時間，不能無限的膨脹。

2) 帕累托原則：二八定律。重點的少部分 

3) 注意力之謎：聚焦產生高效。

4) 內在能量水平：調整生物鐘，使個體高效

5) 效率與效能：不但速度要快而且結果要好

時間管理的六個概念

1、消費與投資   多投資少消費

2、機遇與選擇   主動去選擇機遇

3、應變與制變   應變是說要適應變化 制變是要努力去控制住整件事情

4、效率與成效

5、緊要與重要

6、反應與預應

時間的殺手：時間損失分析

1、設定目標上有問題

2、制定計劃有問題

3、做出決定有問題      小的叫決定大的叫決策

4、在工作群組織有問題

5、每日安排上有問題

6、在資訊和溝通有問題

耗時因素分析

外在因素耗時的類型：

電話幹擾 不速之客 溝通不暢

資料不全 檔案複雜 工作擱置   ...............

內在因素耗時的類型

計劃欠妥 事必躬親 條理不清

欠缺自律 無力拒絕 做事拖延  ............

浪費時間的例子

有形的浪費

開小差 資源不足 電話 程式繁瑣 間斷 等待

無形的浪費

計劃不周 不懂說"不" 拖延 不懂授權 不分輕重緩急

提高個人成效的基本方法

20%~25%的時間處理重要緊急的事情    本人立即做(如果別人可以幫著做好就不要本人做)。

65%~80%的時間處理重要不僅僅的事情   本人做花大量的時間聚焦在此事上做

1%處理不要又不緊急的事情   這類的時間要學會丟掉

15%處理緊急但是不重要的事情   減少自己做這類事情的時間

周計劃與周總結  這點特別重要(轉做專案經理我堅持做了兩年多了，收穫蠻多的)

讓員工填寫的報表越少越好，把重要的核心的事情拿捏住即可，

辦公室5s管理

1整理：將工作場所中的任何物品區分為必要的與不必要的，必要的留下來，不必要的 物品徹底清除。  辦公桌上只放目前要處理的事情
  2整頓：必要的東西分門別類依規定的位置放置，擺放整齊，明確數量，加一標示。  
 3清掃：清除工作場所內的髒汙，並防止髒汙的發生，保持工作場所乾淨亮麗。  
  4清潔：將上面的3S制度化、正常化，並貫徹執行及維持提升。  
 5素養：人人養成好習慣，依規定行事，培養積極進取的精神

計劃的槓桿原理  80%的結果取決於20的努力

1、慢慢計劃快快行動  三思而行  多聽項目人員意見 定下來後就要嚴格按計划進行。

2、每天15分鐘做反省做思考

3、發現自己的工作巔峰期

4、4d原則：

Do it Now  馬上就做

Do it Later 稍後再說

Delegate 授權

Don't do it now  不做

       5、提高效率的三個問題：1能不能取消；2能不能與別的工作合并；3能不能用更簡便的東西代替

時間管理法則

1、為重要任務和同類任務 設定工作時間

 2、設定針對性的迴避，設定安靜時間 隨後進行回複

3、在會議和個人約會中設定時間限期

4、把優先權作為所有工作的一個基本原則

5、 儘可能久的做那些非常關鍵及重要的工作

6、充分的通過委託於授權來完成服務性的工作

7、將大任務差分成小任務，子部分

8、跟自己商量完成重要且緊急任務的期限

9、 盡量的完成重點任務

10、按照效率制定計劃

  工作日誌不但有過去的記錄，還有未來的規劃

設定目標的SMART原則（S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Relevant、T=Time-based）。

時間管理的18個系統方法

掌控每天

確定目標

實事求是

制定計劃

決不拖拉

管理表單

有效規劃

輕重有別

溝通細節

專心致志

合理分配

清理案頭

辦公室5S

減少幹擾

管理郵件

管理電話

充分授權

管理會議