時間管理的小技巧

這裡分享一下我現在用的時間管理小技巧。看過一些書，覺得很多都是講理論性的東西，感覺說的都是因為我生也有涯，事情無限多，所以要將有限的生命集中在對自己最重要的事情上，隨之而來的就是：

1、 先做重要且緊急的；

2、 再做重要不緊急的；

3、 再做緊急不重要的；

4、 最後再做不緊急也不重要的。

那麼現在問題來了，什麼事情是重要的，什麼事情又是緊急的？我覺得重要的事情就是符合你價值觀的，俗一點，一切能給你帶來錢（價值）的東西都是重要 的，比如對本人來說，天天默念“錢哪，砸我吧”這件就頂頂重要。當然啦，如果你認為“愛情價更高”的話，那就是一切能給你帶來感情上回報的事情都是重要 的，比如說經常參加一些愛心慈善之類的公益事情，或者說“砸點錢給我”這種就非常重要。而所有有完成時間期限的事情都是緊急的，但它們並不一定會給你帶來 價值觀上的回報，例如定在今晚洗個澡，只是有個時間期限，不會給你帶來價值上的回報（有潔癖的話這個例子就不恰當了）。所以說，假設現在你腳下有撿不完的 錢，同時你愛人限你一個小時內必須到他/她那裡報到，碰到這種情形你就能理解我前面所說的一切了。

接下來的問題是，在實踐時間管理的過程中，第一是容易忘事，第二是事情來了不容易分清輕重緩急，第三是拖遝，第四是堅持。

我們一件件來說，既然事情容易忘，那把事情找個容易看到的地方記下來不就得了嗎？是的，但另一個問題是，不要把事情記得到處都是，一會在電腦上記， 一會在筆記本上記，一會又在……這樣做記是容易記了，但是不容易找了……因此呢我建議只在一個地方統一記錄收發工作清單。我沒有智能手機以前一般習慣用 Outlook，現在用智能手機，下面是我的方法：

1、 如果事情是通過郵件發送過來的，如果我覺得需要處理，我就在郵件上標明“跟蹤”，然後標上完成期限，如所示：

 

a.      裡，標有小紅旗的郵件都是我需要處理的，而我在標紅旗的時候，視情況決定處理的時間，如右下角“ThisWeek”下面的列表。

b.     工作處理完畢，我就把小紅旗去掉，這樣在郵件旁邊就是一個對勾的樣子，如左邊郵件清單中所示。

2、 如果不是郵件，而是其他的例如會議，日常工作之類的，我就在“日曆”裡加上這一項，決定要處理的時間和周期，設定好提醒時間，把事情做完後才把提醒去掉 （這一項很重要，我經常看見有人設定了很多提醒，但每次提醒彈出來的時候因為在做別的事情，就直接把提醒取消掉了 – 這樣做就沒有提醒的功能了）。

3、 如果你有智能手機的話，一般的網上郵箱都有Exchange協議的功能，設定一下，就能讓你在一個裝置上設定提醒，其他裝置自動更新，這樣就方便隨時機，隨處看的時間管理方式了。

針對第二件事情，事情一時半會不容易分清輕重緩急，比如說，你的郵箱裡突然來了一封郵件，如何才能做到讀完標題就知道郵件是（重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要……四類裡的哪一類呢？）我的建議是：

1、 用顏色標識任務分類，例如我一般用大紅色標識“重要且緊急”的任務，用綠色標識“重要不緊急”，用紫色標識“緊急不重要”，用黃色標識“不緊急不重要”。每次處理任務先後順序的時候，我只要順著“紅綠紫黃”的順序就可以了，這是因為我認為人對色彩比文字更敏感一些。

2、 但是在歸類的時候，我分了很多小類，例如“客戶抱怨”，這個分類我標成紅色，意味著“重要且緊急”，而我看郵件的標題，知道它來自一個客戶，而且是抱怨， 我只要將其歸類到“客戶抱怨”裡，自動使用紅色標識，而在處理的時候，我順著“紅綠紫黃”的順序自然而然就順著事情的輕重緩急來處理了，如：