小技巧幫你提高Office辦公軟體的使用效率

使用更快捷的方法為文檔插入目錄

在先前版本的Office 中，每次插入目錄時，需要先在一個對話方塊中進行設定，然後才可以將目錄插入到文檔中。新版Office 中操作會簡單很多，它能代替使用者完成其中的大部分工作，這就使得插入目錄的操作變得更容易。操作方法如下：

1.將游標定位在要插入目錄的位置。

2.切換到“引用”選項卡，並在“目錄”組中單擊【目錄】按鈕，開啟“目錄庫”。

3.“目錄庫”以可視化方式向使用者展示了各種目錄的編排方式和顯示效果，使用者只需選擇其中一個滿意的目錄形式，就可以立即完成目錄的插入操作。

將文檔共用給沒有安裝微軟Office 的使用者

微軟Office 已經能夠支援直接產生PDF檔案格式，PDF是一種國際通用的文檔格式，現在已經有很多可免費下載和使用的PDF文檔閱讀程式。要將Word 2007文檔以絲毫不變的風格發送給那些沒有安裝Microsoft Office 程式的使用者瀏覽，只要將該文檔轉換為PDF檔案格式進行儲存將是一個不錯的選擇。操作方法如下：

1.在Word中開啟要發布的文檔。

2.在Word 2007主視窗的左上方，單擊【Office 按鈕】，然後從下拉式功能表中執行【另存新檔】——>【PDF或XPS】命令，開啟“發布為PDF或XPS”對話方塊。

3.為新的PDF檔案指定儲存路徑和檔案名稱，並單擊【發布】按鈕，即可完成從Word文檔到PDF文檔的轉換操作。

快速存取自己最常用的功能

Office 2007已經通過“功能區”這種全新的使用者介面組織方式，將先前深埋於菜單中的功能上浮至各個選項卡中。同時，Word 2007也為使用者提供了一種構造個人化工具箱的機會，你可以將自己最常用的功能添加到工具箱中，以便一次單擊即可執行想要的命令，這個工具箱就是“快速存取工具列”。操作方法如下：

1.回想一下，當自己在平時開啟和編輯某個文檔時，哪些功能是最常用而且需要超過一次單擊操作才能使用到的？通過在“功能區”中切換選項卡或者瀏覽“Office 按鈕”菜單，找到這個功能。

2.在該功能上單擊滑鼠右鍵，並從捷徑功能表中執行【添加到快速存取工具列】命令，該功能就會出現在“快速存取工具列”中。

3.要是覺得“快速存取工具列”的預設位置每次點擊不大方便，可以按右鍵它，並從捷徑功能表中執行【在功能區下方顯示快速存取工具列】命令。這樣，“快速存取工具列”就會自動顯示在“功能區”下方的位置。