以 Lotus Notes 視圖和欄位交換形式使用 Excel 資料

在 Notes 視圖中顯示來自於活頁簿的資料
若要在 Notes 視圖中顯示活頁簿的資料，首先必須為要顯示的資料定義名稱，該名稱與 Lotus notes 中相應的欄位相同；然後定義一個自訂的檔案屬性，該檔案屬性與 Lotus Notes 中的屬性相同。

    * 在 Notes 文檔中插入 Microsoft Excel 活頁簿，如果還沒有建立對應活頁簿的包含 RTF 文本域 （格式文本域/RTF 文本域：一種可顯示格式和圖形而不僅僅是文本的域，如內嵌物件。）的 Notes 文檔，則需建立包含活頁簿的 Notes 表單。 操作方法
          o 在 Lotus Notes 中，單擊所需的資料庫。
          o 對於不同的 Lotus Notes 版本，請按下列步驟進行操作： Lotus Notes 4.x
                + 開啟要插入活頁簿的文檔或表單，執行下列操作之一： 文檔     在“建立”菜單上，單擊包含可編輯的 RTF 文本域 （格式文本域/RTF 文本域：一種可顯示格式和圖形而不僅僅是文本的域，如內嵌物件。）的 Lotus Notes 表單。在 RTF 文本域中單擊，然後在“建立”菜單中單擊“對象”。
                  現有表單     在“視圖”菜單上，單擊“設計”。在“設計”下的瀏覽窗格中，單擊“表單”。再雙擊該表單。
                  新表單     在“建立”菜單上，指向“設計”，再單擊“表單”。
                + 請執行下列操作之一： 插入新的空白活頁簿     單擊“建立新對象”，再單擊“物件類型”框中的“Microsoft Excel 工作表”。
                  嵌入現有活頁簿的副本     單擊“從檔案中建立對象”，然後在“檔案”框中鍵入活頁簿的名稱，或單擊“瀏覽”，從檔案清單中來進行選擇。
                + 請執行下列操作之一： 選擇要顯示的工作表     雙擊 Excel 對象，再單擊不同的工作表。
                  顯示活頁簿表徵圖     選中“顯示為表徵圖”複選框。

            Lotus Notes 3.x
                + 開啟要插入活頁簿的文檔或表單，執行下列操作之一： 文檔     在“撰寫”菜單上，單擊包含可編輯的 RTF 文本域 （格式文本域/RTF 文本域：一種可顯示格式和圖形而不僅僅是文本的域，如內嵌物件。）的 Lotus Notes 表單，再在 RTF 文本域中單擊。
                  現有表單     在“設計”菜單上，單擊“表單”，在“表單”框中單擊某個表單，再單擊“編輯”，然後在要顯示活頁簿的位置上單擊。
                  新表單     在“設計”菜單上，單擊“表單”，再單擊“建立”（或者在“表單”框中單擊某個表單，並單擊“新副本”），然後在要顯示活頁簿的位置上單擊。
                + 在[編輯] 功能表上，指向“插入”，再單擊“對象”。
                + 在“物件類型”框中，單擊“Microsoft Excel 工作表”。
                + 若要更改活頁簿顯示的方式，請單擊“顯示格式”，選擇所需的格式，再單擊“確定”。
                + 請執行下列操作之一： 插入新的空白活頁簿     單擊“確定”。
                  嵌入現有活頁簿的副本     單擊“選擇檔案”，從列表中選擇所需的活頁簿，再單擊“確定”。
                + 若要選擇在文檔中顯示的工作表，請雙擊 Excel 對象，再單擊不同的工作表。

    * 請執行下列操作之一： Lotus Notes 4.x     用滑鼠右鍵單擊文檔或表單中的嵌入活頁簿，再單擊捷徑功能表中的“開啟”。
      Lotus Notes 3.x     雙擊文檔或表單中的嵌入活頁簿。
    * 在 Excel 中，單擊包含要用於 Lotus Notes 中的資料的工作表或圖表工作表，然後選定相應的資料。 如果任一資料儲存格被保護或包含公式，則欄位的更新只是單方向的：從 Excel 到 Notes。如果更改了 Notes 中的欄位，這種更改不會反映到 Excel 中。
    * 在編輯欄 （編輯欄：位於 Excel 視窗頂部的條形地區，用於輸入或編輯儲存格或圖表中的值或公式。編輯欄中顯示了儲存於作用儲存格中的常量值或公式。）上的“名稱”框中，鍵入名稱，再按 Enter。
    * 在[檔案] 功能表上，單擊“屬性”。
    * 單擊“自訂”選項卡。
    * 在“名稱”框中，為自訂的檔案屬性鍵入相應的名稱。
    * 選中“連結到內容”複選框。
    * 在“取值”框中，鍵入在第四步中所定義的名稱，再單擊“添加”。
    * 在 Notes 表單中建立相應的欄位。在“名稱”框中，鍵入 Excel 的自訂檔案屬性名稱（不是 Excel 定義的名稱）。
    * 選擇要包含在視圖中的屬性。除自訂的檔案屬性外，還可顯示活頁簿的許多檔案屬性（例如：活頁簿的標題和作者）。

更新使用“欄位交換”的欄位

    * 確定所需更新的欄位是單向的還是雙向的。 下欄欄位是雙向欄位：標題、主題、作者、關鍵詞、備忘、經理、單位、類別和自訂屬性名稱。其他欄位均為單向欄位。
    * 請執行下列操作之一： 單向欄位     從活頁簿屬性更新單向欄位。
      操作方法
          o 請執行下列操作之一： Lotus Notes 4.x     在 Notes 文檔或表格中，用滑鼠右鍵單擊以內嵌物件 （內嵌物件：包含在源檔案中並且插入目標檔案中的資訊（對象）。一旦嵌入，該對象成為目標檔案的一部分。對內嵌物件所做的更改反映在目標檔案中。）的形式插入的 Microsoft Excel 活頁簿，再單擊捷徑功能表中的“開啟”。
            Lotus Notes 3.x     在 Notes 文檔或表單中，雙擊以內嵌物件的形式插入的 Microsoft Excel 活頁簿。
          o 在 Excel 的[檔案] 功能表上，單擊“屬性”。
          o 更改事先定義的任何檔案屬性欄位中的資訊。
          o 若要更新與屬性欄位相關的 Lotus Notes 欄位，請儲存並關閉活頁簿，然後返回到 Lotus Notes 中。

      雙向欄位     使用上述方法從活頁簿屬性來更新雙向欄位；或是從 Lotus Notes 欄位來更新活頁簿屬性。
      操作方法
          o 在 Lotus Notes 中，開啟包含需要更新的欄位的文檔。
          o 選擇需要更新的欄位中的文本。
          o 在欄位括弧間鍵入新的資訊。
          o 若要更新活頁簿中的屬性，請雙擊 Notes 文檔或表單中嵌入 （內嵌物件：包含在源檔案中並且插入目標檔案中的資訊（對象）。一旦嵌入，該對象成為目標檔案的一部分。對內嵌物件所做的更改反映在目標檔案中。）的 Excel 活頁簿。