使用模板報表提高生產力,水晶報表 10 模板技術

來源:互聯網
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模板|水晶報表 在報表中重用

報表設計過程中最苛刻和最消耗時間的部分是將你的所有報表格式化成統一的外觀。許多公司要求報表設計者遵照企業標準,比如:信頭或者是 GAAP/SEC 規範的某些要求。

在理想世界裡,這隻需較少的工作,如果允許報表設計者集中精力格式化一個報表,並且將它用作其它所有要求形象化和展示品質的報表的指南。當一個報表完成相應的格式化後,為何不把它的內容和格式應用到其它報表呢?在水晶報表 10 裡,將現有報表的布局應用到其它報表是非常簡明的。通過定製化的報表範本功能,這將成為可能。

本白皮書旨在協助你更多的瞭解水晶報表 10 中的報表範本功能,以及如何使用它改善組織中報表設計的效率和生產力。


目錄

在報表中重用
瞭解報表範本
  使用報表範本
使用現有的水晶報表作為模板
為何模板優於先前版本中的風格 (STYLES)
建立有效報表範本
  設計高效模板的注意事項
使用模板欄位對象
使用報表範本簡化報表建立的工作量
應用多個模板
總結


瞭解報表範本

報表範本可以被認為是資料(原始報表中的)和布局(模板報表)之間的婚姻。模板包含了基本結構 - 當相應欄位被添加到報表時,如何顯示和格式化報表。

報表範本實際上是通常的報表檔案 (RPT)。這意味著你能夠使用事實上任何 RPT 檔案作為報表範本。模板能夠被應用到其它報表,所以它們的格式化和布局能夠用作其它報表的基礎。把模板應用到其它報表,布局等格式化將被應用到報表。此種例子是一個在詳細資料節有四個欄位的報表,應用展示品質的模板前,所有的節是擠壓在一起的。應用模板後,模板中欄位的位置迫使現有報表中的欄位延伸,並且應用了字型。

使用報表範本

模板能夠儲存許多類型的對象。報表設計過程中的集中資料部分完成後,這些對象能夠被應用到報表。將現有的模板應用到報表能夠節省幾小時,甚至幾天的,普通格式化任務。

通過將模板應用到報表,能夠完成的一些任務類型是:

●添加企業的標識和其它映像
●格式化成一致的頁號
●將字型風格/顏色/字型應用到資料欄位
●格式化欄位邊框和背景
●調整欄位大小
●格式化組眉和組腳
●格式化彙總欄位
●添加浮水印
●應用其它複雜的格式化
●插入線
●插入框
●使用儲備庫對象
●添加報表標題
●維護網站連結
●基於資料欄位的類型進行格式化

選擇使用模板事實上無任何限制。


為何模板優於先前版本中的風格 (STYLES)

水晶報表 9 之前,使用者能夠使用水晶報表的風格 (Styles) 特性。風格特性允許設計者將一套格式化風格應用到報表。報表風格的作用相當有限,因為它們不能被定製。例如,你甚至不能改變組名欄位的顏色,因為沒有辦法開啟風格來進行修改。

報表風格也被限制用於資料和組欄位。不包括任何映像或者靜態文字物件。風格被寫入程式碼進水晶報表設計師,所以不能夠使用任何外部的 RPT 檔案。

有了水晶報表 10 的報表範本,你能夠在報表對象層級上,將任何報表對象或者格式用作一種可應用的風格。這樣,模板採納了先前版本的風格特性,並且增強了它,使它能夠適用於更多的物件類型及應用。


使用現有的水晶報表作為模板

通過應用模板能夠完成許多報表格式化任務。如果通過手工完成,其中的許多任務將會花費報表設計者幾個小時的時間。比如,從水晶報表 10 的模板子檔案夾應用“機密”樣本模板。

之前:                之後:



通過應用定製的模板,可以自動完成下列任務:

●從 Crystal 儲備庫將 Powered by Crystal 標識添加到報表(連同它的工具提示和超連結)
●添加一個顯示“機密”的映像,作為每一頁報表的襯底
●修改所有資料庫欄位的字型和位置
●在報表裡顯示記錄選定公式
●在詳細資料節的所有項目之間添加虛線
●在紀錄選定公式的周圍添加一個圓角框
●使用圓角框顯示組的起點和終點
●將每個資料欄位的欄位標題移動到組眉,並使用雙線格式化它們

模板中最有用的特性之一是,即使目標報表的詳細資料節中有更多的欄位,它仍然為這些額外欄位複製資料欄位的格式化。模板將它們放入一個分離的詳細資料節(通常命名為“詳細資料 B”),所以它們將會一起出現,但不會彼此覆蓋。無需擔心手工應用相同的格式化,欄位能夠被移動到周圍。


建立有效報表範本

因為任何報表都能夠用作模板的基礎,報表設計者也許只需要提煉少數功能或者格式化特徵,就能夠使現有報表更加健壯,可以用作正式模板。

設計高效模板的注意事項

就象以前提到的,資料擷取完成後,模板能夠以更快的速度完成格式化任務。因為任何報表都能夠用作模板,報表設計者可能已經擁有一個充滿創意的報表庫了。

如果每個報表所連結的資料庫在架構,結構,或者內容方面都完全不同,將報表的布局作為其它報表的模板可能會引發一些問題。不過,運用適當的設計,模板報表能夠克服這些問題。

例如,公式可能出現問題。因為大多數公式需要資料庫欄位來運行,它們與報表中實際的資料庫和資料結構緊密相關。可是,使用一些工具能夠最小化這種後果。使用自訂函數代替預寫的公式能夠減輕某些資料依賴性,比如使用 CurrentFieldValue 求值程式作為格式化公式。

有時候,僅僅專註於頁首或者頁尾,就能夠大大有利於高效報表範本的設計。通過減少普通的頁格式化所需的重複性工作,你能夠提高報表設計的生產力。


使用模板欄位對象

在設計報表範本的過程中,可能會產生一種需求,即為欄位提供一些特定的格式化,並不基於它們在報表中的位置,而是相反,基於欄位的類型。比如,公司可能需要所有日期/時間值以 24 小時格式顯示,而不管作業系統的預設設定,"6:02 p.m. on March 31, 2004" 必須顯示成 "03/31/04 18:02"。

這些需求屬於常見的團體或者工業標準需求,例如 ISO 9000 標準。建立模板時,這些欄位在報表中的位置或者數量是未知的。報表設計者能夠利用模板欄位對象促成這種努力。

當設計報表用作模板時,模板欄位對象將代替報表中常規的資料庫欄位,並且能夠放置在任何地方。它們甚至能夠用作組欄位。

模板欄位對象是一種特殊類型的公式欄位,它不包含資料,但是允許在其上應用格式化,就象其它所有的資料類型。模板欄位對象有一個特殊的對話方塊,提供格式化編輯器的所有格式化標籤,而不管類型如何。這提供了滿足你所有格式化需求的一站式服務工作室,並且與報表中指定位置的欄位的資料類型無關。

提示:取消模板是水晶報表中提供的一個有用的選項。如果你不喜歡應用模板帶給報表的外觀,只需返回模板專家,並在對話方塊的底部選擇取消命令。通過選擇該選項,然後單擊 OK,水晶報表恢複成模板應用前的原始報表。水晶報表通過開啟在模板應用前,它儲存的臨機操作備份 RPT 來實現該選項。


使用報表範本簡化建立報表的工作量

模板能夠完成許多與設計相關的任務,包括:

●條件式格式設定化
●反白欄位
●頁首/頁尾
●圖表標準
●線/框/邊框
●顏色標準
●標識和映像
●網站/超連結/電子郵件地址
●標準自訂函數
●儲備庫對象
●鎖定對象的大小或位置
●特殊欄位

這些只是應用模板能夠自動完成的一些典型任務。

應用多個模板

因為任何報表都能夠用作模板,你可以將多個模板應用到一個報表。

如果這些模板用於做不同的事情,這被證明是非常有用的。例如,一個模板可以將標準頁首和頁尾應用到公司中的所有報表,但是另一個模板能夠將根據部門變化的顏色應用到詳細資料節。因為兩個模板被獨立封裝,所以它們能夠被分別應用,並且不會相互影響;它們增加了報表的價值。產生的報表將擁有企業的風格(頁首和頁尾),和特定部門的顏色(在詳細資料節)。

提示:單一模板不能多次應用到同一個報表,即使在初次應用模板後,報表又添加了新欄位。只要在模板專家中選擇重新應用上一模板,就可讓模板應用到任何新欄位。


總結

報表範本能夠在報表設計過程中提高生產力,設計者一次性完成格式化操作,然後單擊按鈕就可將這些修改應用到多個報表。

建立模板無需特別的知識,因為它們只不過是報表檔案。不過,模板欄位對象能夠用來提高建立模板的水準。

使用模板專家,一個步驟就可直接將模板應用到現有的報表。專家還能夠給出最終結果報表的外觀預覽 - 消除了格式化時的猜測行為。通過定製模板,報表設計者現在能夠專註於從資料中擷取正確的資訊,而不是花費無數的時間格式化以及重新格式化他們的報表。


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