巧用Word工具列當管理工具

 　　1.新工具列

　　開啟Word，依次點擊“工具→自訂”，彈出“自訂”視窗，選中“工具列”標籤。點擊“建立”按鈕，彈出“新工具列”視窗，在“工具列名稱”中輸入“各年級資料”後點擊“確定”按鈕。現在，Word會自動啟用“各年級資料”工具列，在編輯區就可以看到該工具列。

　　2.添加第一級分類

　　點擊“自訂”中的“命令”選項卡，在“類別”欄中選中“新菜單”，然後選取右側“命令”視窗中的“新菜單”，將它拖到“各年級資料”工具列之中(圖1)，連續拖入三次用於表示三個年級。拖入的新菜單數量可依據各校的年級數量而定。

　　3.為新菜單重新命名

　　在開啟“自訂”視窗的同時，右鍵點擊“各年級資料”中的第一個“新菜單”，在“命名”中輸入“初一年級”(圖2)。接著按上述方法將其他兩個“新菜單”分別命名為“初二年級”、“初三年級”。

　　4.添加第二級分類

　　同樣在“自訂”視窗開啟的情況下，單擊“初一年級”會出現預留地區，把“命令”視窗下的“新菜單”拖到該預留地區。如果初一有三個班級的話，那麼就拖入三次“新菜單”，接著把“新菜單”依次改名為“初一(1)”、“初一(2)”……改名後效果如圖3所示。

　　5.把資料歸類到班級

　　完成上述設定後，我們就可以把各班的資料進行歸類管理了。在此以把初一(1)班的花名冊檔案(該文檔應事先編輯好)歸類到“初一(1)”的“花名冊”下為例。

　　在“自訂”視窗的“類別”中選取“插入”，在右側“命令”中找到“檔案”項，把它拖入“初一(1)”的預留地區，右鍵點擊剛才拖入的“檔案”，命名為“花名冊”。接著右鍵點擊“花名冊”，選擇“分配超連結”後點擊“開啟”，定位到“花名冊”檔案即可。

　　現在，點擊“花名冊”就會開啟“花名冊”檔案(圖4)。其他檔案連結的設定方法相同。

　　通過這樣的方法，我們就可建立一個分類工具列，通過這個已經分好類的工具列，我們可以十分方便地分類管理學校的各個部門、班級的各類資料，尋找起來比以前方便多了，而不用在眾多的檔案夾中去一一尋找了。

　　提示：不同的應用點，相同的解決辦法，大家可以使用相同的辦法管理不同種類的檔案資源。