Word 2007:合併列印的實用方法

來源:互聯網
上載者:User

   我們通常在Word文檔上編輯好文檔後,會把該文檔發送給一些朋友,而在Word2007可以直接將編輯好的文檔發送給多個人。很神奇吧,下面我們就要來講講合併列印功能以及如何使用它的。

  合併列印功能的目的旨在加速建立一個文檔並發送給多個人的過程,它甚至還能夠自訂名字、地址以及其它的一些詳細情況。

  合併列印功能

  首先你需要做的事就是在Word中開啟一個建立的文檔。在Word 2007中,有一個專為郵件而設的選項卡。

  1、先點擊“郵件”選項卡,在此你就可以看到所有協助你完成合併列印的功能。

  2、點擊“開始合併列印”。

  3、選擇你想要建立的文件類型——你可以選擇建立信函、信封、標籤(在每個標籤中都有不同的地址)等等。

  4、選擇“選擇收件者”,在此有很多可用選項:你可以選擇使用現有列表(就像Excel中的工作表一樣,分別列出名字、地址以及電話號碼),從Outlook連絡人中選擇或是鍵入新列表。

  5、插入合併欄位——這表明你可以在每個不同的域中插入你想要包含的東西。例如,我所選擇插入到我的信函中的域包括像名字、姓氏、地址、縣市等等。

  6、接下來你可以預覽結果,確保所有的東西都依照你想要的方式。所顯示的是在收件者資訊匯入文件中後,文檔的樣子。

  7、當所有的東西都已經依照你的想法設定完畢,你就可以點擊“完成併合並”。在此,你具有很多選項。第一個就是能夠讓你編輯單個文檔。如果你選擇這項,它就會為收件者清單中的每個條目建立獨立的頁面。如果需要的話,你就可以進行任何編輯。第二個選項能夠將文檔列印出來,最後一個選項就能夠讓你將每個頁面作為一封電子郵件發送出去。

  合併列印是辦公中最為實用的功能,可以批量地發送郵件。在生活中,賀卡、請帖等的批量發送也是非常實用的。而在開始操作之前,還提供了使用嚮導。相信大家經過以上的學習瞭解,一定會好好利用它的。

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