word菜鳥學習指南

來源:互聯網
上載者:User

   1、使用萬用字元進行模糊替換

  如果想把整篇文檔中引號(“”)內的文本全部設定成黑體,可以採用萬用字元替換的方法實現:

  ①用“編輯→替換”命令,開啟“尋找與替換”對話方塊,並點擊下面的“進階”按鈕,再選中“使用萬用字元”選項;

  ②在“尋找內容”框中填入:“*”後(*號代表任一字元,?號代表1個字元),點擊“替換為”框,再按下端的“格式”按鈕,並選“字型”選項,在彈出的“尋找字型”對話方塊將字型設定為黑體後確定;

  ③按“全部替換”按鈕,即可將全文引號內的文本一次性設定為黑體了。

  2、特殊符號的輸入

  在word2000/XP中可以有多種方法輸入一些特殊符號,我們以“※”為例,看看如何輸入特殊符號:

  ①軟鍵盤法。右擊中文IME的“軟鍵盤”(一般IME均帶有“軟鍵盤”),選“特殊符號”選項,直接點擊符號“※”所在的字母鍵即可;

  ②自動校正法。用“工具→自動校正”命令,開啟“自動校正”對話方塊,在“替換”框中輸入“mh”,在“替換為”框中輸入“※”,先後按“添加”和“確 定”按鈕。以後你在文檔中輸入“mh”及後面的文字時,系統會自動將其更正為“※”,如果你確實需要輸入字母“mh”(不會這麼巧吧!),你可以先輸入 “mha”及後面的文字,再將“a”刪除即可;

  ③自造詞法。右擊中文IME(以“五筆字型”為例)狀態條,選“手工造詞”選項,開啟“手工造詞”對話方塊,在“詞語”框中輸入“※”,在“外碼”框中輸入“mh”,先後按“添加”和“關閉”按鈕,以可你在該IME中輸入“mh”時即可輸入“※”;

  ④用“插入→符號”命令,開啟“符號”對話方塊,在“廣義標點”子集中會找到“※”,雙擊它即可輸入。

  3、快速輸入特定的短語

  我們在用word2000/XP進行文檔編輯時,像專業術語、單位名稱等這些特定的短語,在一篇文章中可能要反覆輸入,如果每次都是一個字(詞)一個 字(詞)地去輸入,不僅麻煩、速度慢,而且容易出錯,同時也很難每次輸入文本的一致性。我利用WORD2000/XP的“剪貼簿”功能,實現了特定短語的 一次性輸入,達到快速、準確、一致之目的。

  ①啟動WORD2000,開啟“剪貼簿”工具列。

  ②選將特定的短語(如“《中華人民共和國建築法》”、“《建設工程品質管理條例》”、“建設工程品質監督工作”等)輸入到文檔中,然後一個一個的選中,用“複製”命令將他們逐條加到“剪貼簿”中。

  ③在需要某一短語的位置,單擊“剪貼簿”工具列上相應短語的表徵圖就可以一次性輸入該短語。

  ④如果短語太多,記不清某條短語在“剪貼簿”上的具體位置也沒關係,當你將滑鼠指向某條短語時,在左下方即可顯示出該短語,點擊你需要的短語即可(在WORD XP中,“剪貼簿”上直接會顯示出短語的內容)。

  4、為word文本加註解

  如果你想為word的某個文本(如一個新名詞、一個英文縮寫等)加以注釋,而又不想讓注釋出現的文檔中,下面三種方法中的任意一種可以幫你實現:

  ①先選中需要注釋的文本,用“插入→批註”命令,開啟“批註”視窗,在其中輸入注釋文字後關閉該視窗,則該文本被加上黃色底紋(不會列印出來),當滑鼠移至該文本時,注釋文字則顯示在該文本的上方;

  ②將游標移至需要加註釋的文本後面,用“插入→腳註或章節附註”命令,開啟“腳註或章節附註”對話方塊,適當設定後確定,則游標移至該頁文本的左下方,輸入注釋 文本,則在上述文本後面出現一個數字序號,游標移至該序號處,注釋文本即顯示出來(不過該注釋文本會顯示在文檔下方,並能列印出來);

  ③如果注釋文本比較長,我們可以先將注釋文本(圖片也可以)存放在一個獨立的檔案中(非WORD格式也行),然後建立一個連結:選中要加註釋的文本, 用“插入→超級連結”命令,開啟“插入超級連結”對話方塊,在“要顯示的文字”右邊的方框中輸入需要加註釋的文本,在“請鍵入檔案名稱或Web頁名稱”下面 的方框中輸入前面建立的注釋文字檔的詳細路徑及名稱(也可以用“瀏覽”按鈕尋找到),按“確定”按鈕,則需要加註釋的文本變成藍色帶下畫線形式(並不影 響文檔的列印),點擊該文本(在WORD XP中需要按住Ctrl鍵),則可直接開啟注釋文本所在的檔案。

  5、WORD字型隨身攜帶

  在日常辦公中,常常要在另一台電腦上列印本機Word文檔,如果採用的是Windows系統預設的字型,在另一台電腦上列印當然不會有什麼問題,可是 如果本機採用的是另外安裝的字型,而另一台電腦上又未安裝該字型,那麼列印時就會變成宋體了。要想即不在另一台電腦上安裝該字型,又要正確列印出該文檔, 我們可以這樣做:執行 “工具→選項”命令,開啟“選項”對話方塊,點擊“儲存”標籤,選中“嵌入TrueType字型”,這樣就可以把建立此文檔所用的TrueType字型與文 檔儲存在一起,當在另一台電腦上開啟此文檔時,仍可用這些字型來查看和列印文檔。

  注意:

  ①如果想實現此目的,必須對該文檔使用一種新的樣式;

  ②你想嵌入的字型只能是True Type字型;

  ③這樣的文檔容量比較大,為了減小文檔的體積,可同時選中“只嵌入所用字元”選項;④在另一台電腦上開啟該文檔時,不能對嵌入的字型文本進 行修改,否則會使嵌入的字型丟失。

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