財務人員必備的Word軟體應用技巧

Word是財務工作人員常用的辦公軟體之一，下面的一些和財務工作相關的Word技巧應該對大家有所協助。

　　一、運用"編輯--選擇性粘貼"功能，方便編輯複製文本資料

　　我們有時在有關軟體介面中複製有關選區後，在Word中採用"粘貼"，往往會將原有的格式複製過來。如在Excel中複製幾列幾行文字或資料後，在Word中"粘貼"，則會將表格格式複製過來，而不是純文字形式;在瀏覽網頁時選好地區複製後，在Word中採用"粘貼"，則會將網頁形式複製下來，使你無法進行文字編輯。如果你採用"編輯"--"選擇性粘貼"--"無格式文本"，則一切問題可以解決了，複製過來的是純文字格式，你可對複製過來的文本自主編輯了。

　　二、不切換輸方式,快速輸入數字中的小數點

　　審計人員在結束現場審計工作，編製審計報告時，需要輸入大量的審計資料，你如果是用安裝office時攜帶的五筆字型或拼音IME，會為輸入數字中的小數點而在中文與英文IME間不斷調整而煩惱(使用陳橋五筆不會出現這些問題，它會輸入資料後接著資料時自動將資料間的句號修改為小數點)。不過利用Word工具中的"自動校正"可解決此問題，讓你一勞永逸。方法：開啟"工具"--"自動校正"--"自動校正"，在"替換""替換為"中分別填上"。。"、"."(小數點)，點擊"確定"，回到Word輸入介面，在輸入資料後輸入兩個"。"，再輸入資料，看看"."是不是變成了小數點"."。這一方法會讓你在輸入小數點是多輸入一個"。"，不過比每次輸入資料中需輸入小數點時需要在輸入方法間調整要方便多了。按此辦法進行後，你在Excel中用同樣的輸入方法，就可以快速輸入數字中的小數點。此法可用於文字材料中的序號更正、如將"1、"改"⒈"，年份中"零"的更正、如將"二00"改為"二○○";公文年份中"括弧"的更正、如將"(""["改為"〔"。

　　三、巧用版本資訊，儲存所有修改前後檔案的原始面目

　　我們在編寫審計報告等文字材料時，需要經過主審、組長等多次修改，Word中雖然為"修訂"提供了一些功能，卻不能保留每一次修改後的記錄，但為了保證電子文檔修改前後的真實性，審計人員有時需要在每修改後都儲存一個檔案並且還說明是什麼時間誰修改的，其實這是一個很麻煩的事情。在Word中"版本"功能，對上述問題迎刃而解，用一個Word檔案儲存所有修改資訊、保留所有修改檔案的原貌。建好了一個Word檔案後，首先選擇一下"檔案"--"版本"--"現在儲存"，輸入文檔撰稿人、建檔時間以及其他需要說明的事項，當審稿人修改時開啟文檔後先開啟"檔案"--"版本"--"現在儲存"，再輸入文檔修改審稿人、修改時間以及其他需要說明的事項，然後進行檔案處理，最後儲存檔案，至此一個完整全面反映一個審計報告或其他文檔的修改、審定等全部電子文檔集中在一個電子文檔中，你可開啟查看所有修改稿的前後情況。

　　四、解決WINDOWS XP/2000環境下Word中仿宋、楷體_GB2312等三號字型顯示模糊的辦法

　　目前審計人員在使用膝上型電腦或液晶顯示屏時的作業系統多為WINDOWS XP/2000，在此環境下，開啟Word使用國家規範文書字型中仿宋、楷體_GB2312 三號字時，電腦顯示屏可能會出現文字有毛邊模糊的現像，很令人心煩。有時審計人員會認為是電腦固有的或者想調整也不知道從何入手，以致輸入時間一長會頭昏眼花。其實解決辦法很簡單，不管是在WINDOWS XP還是在WINDOWS2000中，你開啟案頭，右擊滑鼠，出現菜單，選擇"屬性"--"外觀"--"效果"--將"平滑字型邊源"前的勾去掉，再點擊"應用"--"確定"，問題就解決了，再看看效果是不是不一樣?

　　五、妙用"Ctrl+Z"，取消自動項目編號

　　在沒有改變Word預設設定的情況下，輸入："一、基本情況"後再換行時，系統會自動將其行為變成項目自動編號形式，並在下一行添加了"二、"字樣。這時如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項目編號，並不能消除第一行中的項目編號形式，也就是說第一行中的"一、"已經變成項目編號了，不可選，在我們繼續輸入文字後，Word的"自動項目編號"就會直接影響著文檔的排版效果。如何去除?用"Ctrl+Z"就可發揮作用了。我們在輸入"一、基本情況"敲斷行符號後，順手按一下"Ctrl+Z"，一切都OK了，第一行還是原來的樣子，一點也沒變。其原因是Word系統中有"自動校正"的功能，可以按照一些約定將鍵入的內容自動校正。比如我們輸入"1、電腦的實際應用"並敲斷行符號後，系統自動做了兩個動作，一是換到下一行，二是自動將這兩行變為自動編號的形式。"Ctrl+Z"的作用是撤消上一個操作，恢複到以前的某一步。我們按了一下"Ctrl+Z"，剛好取消了第二個動作，系統只做一個動作，而沒有做自動編號，所以在此以後的動作中，系統不再使用自動編號功能下的"自動校正" (即"自動校正"為自動編號形式)，你可以按你的需要編製段落標題號了。

　　六、用"表格--標題列重複"功能，實現在每一頁上都能列印列名、且做到自動滿頁顯示

　　在Word中文字編排時難以實現每一頁上都重複列印一個列名，如果採用表格功能，設定不好，最後一頁是有多少行打多少行，也沒有標題，不能實現滿頁列印。如果你用一下Word中的"表格--標題列重複"，就可以實現這個功能。方法：先複製Excel表至Word中用"粘貼"功能，再選擇所需要設為標題列的部分，點擊"表格"--"重複標題列"就完成了。試一下，在標題列外的空格連續中輸入資料或文字，換行，至第二頁，是不是自動滿頁顯示?此功能在處理進行工程決算審計表中，你需要在Word表格中連續輸入需要每頁有文本標題顯示的、同時在次頁需要滿頁顯時就起作用了。

　　七、巧用"替換"功能，刪除Word文檔多餘的空行

　　有時候需要刪除Word文檔中有許多空行(如從網站尋找到複製過來的純文字形式的法規檔案)，一行一行的刪除費時費力，這時我們可用"替換"功能來輕鬆解決(在WPS中刪除空是很方便的)，方法如下。

　　開啟"編輯--替換"，把游標定位在"尋找內容"輸入框中，單擊"進階"按鈕，選擇"特殊字元"中的"段落標記(P)"兩次，在輸入框中會顯示"^P^P"，然後在"替換為"輸入框中用上面的方法插入一個"段落標記(P)"(一個"^P")，再按下"全部替換"按鈕。這樣多餘的空行就會被刪除，如果發現還有一些去不掉，可再重複一下就可以了，如果是在處理複製網頁文章時還會出現段落標記後有一些空格，那你就試一下在尋找中的"^P"加個空格，再加上"^P"，替換為"^P"，那麼從網上下載一些文字材料出現的空行太多使得行數居高不下問題就自然解決了。

　　此時如果上面的方法去不了空行，那你需要細心看一下換行段落標記，是自動換行(頁面行末顯示的符號是"?")，還是手動換行(頁面行末顯示的符號是"↓")，前面去空行的是自動換行符。對檔案中手動分行符號("Shift+斷行符號")形成的空行，在替換時需要選擇"特殊字元"中的"人工換行(L)"兩次，即用"^l^l"替換成"^l"，空行便可去除。總之用替換的方法來刪除空行時，要靈活對待尋找的內容，不然可換不了啊。

　　八、利用"插入-對齊-頁碼-內側"功能，讓文稿正反的頁碼能在正確位置列印

　　在列印審計報告或其他檔案需要正反列印時，我們會先將⒈⒊⒌⒎⒐頁碼先編在右側，先打這幾頁，然後再對反面的⒉⒋⒍⒏⒑頁的頁編排在左側，再進行列印，這樣列印後頁碼就自然對映，如果搞錯了，那就要浪費紙張了。不過你採用"插入-對齊-頁碼-內側"功能後，只要在列印介面上先打⒈⒊⒌⒎⒐頁，然後將紙反過來再打⒉⒋⒍⒏⒑頁，這樣處理後頁碼自然對齊了。

　　九、解決文字輸入中的首行縮排兩個字元問題

　　在你正常輸入文本時首先確定首行縮排兩個字元，你在"段落--縮排與間距--特殊格式"中確定需要首行縮排兩個字元，"段落--縮排與間距--度量值"有時會顯示厘米，這樣就無法精確計算兩個字是多少。如何處理?先選擇地區，再選擇一下字型"宋體"，再選擇"段落"--縮排與間距--特殊格式--首行縮排"，再選擇"度量值"便會出現縮排兩個字元了，點擊一下，以後你就不用再考慮應縮排多少厘米了。

　　十、利用圖片處理工具，巧妙處理數位相機的取證材料

　　我們現在普遍使用數位相機進行原始材料的取證，其取證的隱蔽性較好，在審計中發現的問題未最後確定時，往往不為被審計單位察覺(過去發現問題時對原始資料摺疊複印容易被發現)，但其後續圖片處理不太方便，用Acdsee還是用Photoshp,是需要花一定時間學習的。其實Office2000中就有很實用的圖片處理軟體Microsoft Photo Editor，結合Word，你便能很方便處理數位圖片資料了。方法：第一步安裝圖片軟體，對Office2000進行安全安裝，即在進入按裝程式--"添加或刪除功能"--在"Microsoft Office"下拉式功能表中選擇"從本機運行全部程式"--"開始更新"，這以後你機器上就安裝了Microsoft Photo Editor;第二步開啟全部圖片，然後一張一張的"裁切"--"複製"--開啟Word文檔--"粘貼"，第三步在Word中從"工具"中開啟"圖片"格式，對每張圖片的大小、對比、黑白等調整一下，盡量將一張憑證的所有附件整合在一頁或幾頁上，然後對需作為審計證據的圖片一次性列印出來，這一方面節約了紙張，另一方面也形成了審計證據的電子文檔。

　　十一、給Word檔案配備Excel檔案，便於審計檔案資料尋找與彙集

　　我們在用Word編輯檔案時，需要用Excel檔案編一些表格資料，如果將編寫審計報告或其他報告所需要的審計調整調查表等Excel表格檔案整合到一個Word中，這樣做有利於檔案表格資料尋找、修改、整理，不必在列印好Word後再到Excel中去尋找所列印檔案對應的Excel檔案了。方法：游標移至己開啟的Word檔案的最後，開啟"插入"--"對象"--"由檔案建立"，在"檔案名稱"右側"瀏覽"選擇你需要插入的檔案，然後在"顯示為表徵圖"上打勾就行了。這時文檔中出現了一個表徵圖，雙擊即開啟了該Excel檔案，注意此檔案己成為Word檔案的附件，儲存了Word檔案即儲存了Excel檔案。同理在Excel中也可載入上一些Word檔案。考慮列印Word檔案時會將Excel檔案表徵圖列印出來，此時可先刪除這個表徵圖，進行Word檔案的列印，然後用"Ctrl+Z"，撤銷剛才動作，即可恢複Excel檔案表徵圖。

　　十二、利用合併列印功能，實現批量處理含有資料的文本資料

　　我們在處理信函、通知、詢證函、審計日記、審計工作底稿等，其格式基本一致，但具體內容及對象都不同，如果每次都一個一個的錄入列印，使得基本相似的文字格式設定都在重複輸入，如何利用己有的資料資源，使這類重複勞動變成一件輕鬆的事情，用"合併列印"來解決，主要是利用Excel的資料資料，在Word中設定需要輸入的位置後，可自動產生，具體方法可在Word的協助檔案學習。