Word XP實用技巧

來源:互聯網
上載者:User

  現在是講效率的年代,使用Word來進行平時的辦公處理也是一樣,那麼,我們怎樣才能夠在Word中“快”起來呢?那就請這位作者給我們帶來的Word中快速控制項目的10個技巧,相當實用。

1.快速定位游標位置

用WPS編輯檔案時有一個特點,就是當你下次開啟一WPS檔案時,游標會自動定位到你上一次存檔時的位置。不過,Word卻沒有直接提供這個功能,但是,當我們在開啟Word檔案後,如果按下Shift+F5鍵您就會發現游標已經快速定位到你上一次編輯的位置了。

小提示:其實Shift+F5淖饔檬嵌ㄎ壞絎ord最後三次編輯的位置,即Word會記錄下一篇文檔最近三次編輯文字的位置,可以重複按下Shift+F5鍵,並在三次編輯位置之間迴圈,當然按一下Shift+F5就會定位到上一次編輯時的位置了。

2.快速插入當前日期或時間

有時寫完一篇文章,覺得有必要在文章的末尾插入系統的當前日期或時間,一般人是通過選擇菜單來實現的。其實我們可以按Alt+Shift+D鍵來插入系統日期,而按下Alt+Shift+T按鍵組合則插入系統目前時間,很快!

3.快速多次使用格式刷

Word中提供了快速多次複製格式的方法:雙擊格式刷,你可以將選定格式複製到多個位置,再次單擊格式刷或按下Esc鍵即可關閉格式刷。

4.快速列印多頁表格標題

選中表格的主旨列,選擇“表格”菜單下的“標題列重複”複選框,當你預覽或列印檔案時,你就會發現每一頁的表格都有標題了,當然使用這個技巧的前提是表格必須是自動分頁的。

 5.快速將文本提升為標題

首先將游標定位至待提升為標題的文本,當按Alt+Shift+←鍵,可把文本提升為標題,且樣式為標題1,再連續按Alt+Shift+→鍵,可將標題1降低為標題2、標題3……標題9。

6.快速改變文本字型大小

Word的字型大小下拉式功能表中,中文字型大小為八號到初號,英文字型大小為5磅到72磅,這對於一般的辦公人員來說,當然已經綽綽有餘了。但在一些特殊情況下,比如列印海報或機關宣傳牆報時常常要用到更大的字型,操作起來就有些麻煩了。   

其實,我們完全也可以快速改變文本的字型大小:先在Word中選中相關漢字,然後用按一下滑鼠一下工具列上的字型大小下拉式清單方塊,直接鍵入數值,即可快速改變您的字型大小。而且這個技巧在Excel和WPS 2000/Office中同樣適用。

小提示:其實,小編還有兩種快速更改Word文本字型大小的方法:

(1)選中文字後,按下Ctrl+Shift+>鍵,以10磅為一級快速增大所選定文字字型大小,而按下Ctrl+Shift+<鍵,則以10磅為一級快速減少所選定文字字型大小;

(2)選中文字後,按Ctrl+]鍵逐磅增大所選文字,按Ctrl+[鍵逐磅縮小所選文字。

7.快速設定上下標註

首先選中需要做上標文字,然後按下按鍵組合Ctrl+Shift+=就可將文字設為上標,再按一次又恢複到原始狀態;按Ctrl+=可以將文字設為下標,再按一次也恢複到原始狀態。

小提示:詳見本刊前期《Word XP中神奇的Ctrl鍵》一文,掌握一些快捷按鍵對快速、高效操作Word很有借鑒意義。

 8.快速取消自動編號

雖然Word中的自動編號功能較強大,但是據筆者試用,發現自動編號命令常常出現錯亂現象。其實,我們可以通過下面的方法來快速取消自動編號。

(1)當Word為其自動加上編號時,您只要按下Ctrl+Z鍵反悔操作,此時自動編號會消失,而且再次鍵入數字時,該功能就會被禁止了;

(2)選擇“工具”→“自動校正選項”命令,在開啟的“自動校正”對話方塊中,單擊“鍵入時自動套用格式”選項卡,然後取消選擇“自動編號清單”複選框(如圖1),最後單擊“確定”按鈕完成即可;

9.快速選擇字型

為了達到快速選擇字型的目的,我們可以將常用字型以按鈕形式放置在工具列上。首先右擊Word工具列,選擇“自訂“命令,開啟“自訂”對話方塊,在 “自訂”對話方塊中選擇“命令”選項卡,並移動游標條到類別欄中的“字型”項,看到平時經常使用的字型,把它拖到工具列成為按鈕,以後要快速選擇字型,只 要先選中文本,再按下工具列上字型按鈕即可,省去了從字型下拉式清單方塊中眾多字型中選擇的麻煩。

 10.快速去除Word頁首下橫線

快速去除Word頁首下的那條橫線可以用下面的四種方法:一是可以將橫線顏色設定成“白色”;二是在進入頁首和頁尾時,設定表格和邊框為“無”;第三種 方法是進入頁首編輯,然後選中段落標記並刪除它;最後一種方法是將“樣式”表徵圖欄裡面的“頁首”換成“本文”就行了。

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