WPS文字教程：合併列印，一鍵列印請柬

　　辦公室的小劉將在國慶結婚，能不能用WPS文字來列印請柬呢?不但能，而且能很好地完成。

　　★通過“套打”將文字列印到指定位置。

　　★通過合併列印功能從WPS表格中自動提取貴賓姓名。

　　一、套打

　　所謂的“套打”，是指將文字列印到請柬的指定位置，與我們在郵局、銀行看到的票據列印效果相同。怎樣用WPS文字來實現這一功能呢?

　　第1步：掃描請柬內芯。請柬都由精美的外套和內芯組成，只要將文字列印到內芯就行了。為此，我們首先要做的是用掃描器將內芯掃描為圖片，結果如圖1所示。

　　圖1

　　第2步：裁剪圖片。運行WPS文字，單擊“插入→圖片→來自檔案”，將圖片插入到WPS編輯區。接著，選中圖片，用裁剪功能將除內芯以外的部分去掉，如圖2所示。

　　圖2

　　第3步：設定圖片大小及對齊。實際量得內芯高度、寬度分別是192mm、116mm。為此，請右擊已插入到WPS文字並裁剪後的圖片，選擇“設定對象格式→大小”，清除對“鎖定縱橫比”、“相對原始圖片大小”的鉤選，再將高度和寬度分別設定為192mm、116mm，如圖3所示。接著，單擊“版式”，選擇“四周型”後單擊“進階”，在“水平對齊”下將“對齊”設定為“靠左對齊”、“相對於”設定為“頁面”;在“垂直對齊”下選擇“對齊”為“頂端對齊”、“相對於”設定為“頁面”。

　　圖3

　　第4步：設定頁面。單擊“檔案→版面設定”，在“頁面邊界”下將上、下、左、右值都設定為0。接著，單擊“紙張”，在其下將寬度、高度分別設定為116mm、192mm，如圖4所示。完成後，圖片將恰好佔滿整個頁面，如圖5所示。

　　圖4

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　　圖5

　　第5步：插入文字框。插入多個豎排文字框且排列如圖6所示。要注意的是，為使列印出來的請柬美觀一些，請設定一下文字框中文字的字型與字型大小。其中，“送呈”下文字框是用於填寫貴賓姓名的，我們已隨便輸入了一個名字，後面，進行合併列印時，該姓名將會被替換。

　　圖6

　　第7步：組合文字框。選中一個文字框後，按住鍵盤上的Ctrl鍵再逐個選擇其它文字框，直到全部選中，右擊，選擇“組合→組合”，如圖7所示。

　　圖7

　　第8步：刪除內芯圖片。刪除內芯圖片。接著，右擊組合後的文字框，在“填充”下選擇“透明度”為100%，線上條下選擇“無線條顏色”。完成後結果將如圖8所示。

　　至此，“套打”的設定就全部完成，儲存一下，設檔案名稱“請柬模板”。

　　圖8

　　二、合併列印

　　利用WPS文字的合併列印功能，可將WPS表格中的貴賓姓名逐個提取出來，再列印到指定位置，達到“一鍵”列印所有請柬的目的。

　　第1步：建立貴賓花名冊。運行WPS表格，在第一個工作表即Sheet1的A1儲存格輸入“姓名”，接著，在A2及下面的儲存格裡輸入貴賓姓名，如圖9所示。完成後儲存，設檔案名稱為“貴賓名冊”。

　　圖9

　　第2步：選擇資料來源。開啟“請柬模板”檔案，單擊“視圖→工具列”，鉤選其下的“合併列印”。接著，單擊合併列印工具列中的“開啟資料來源”，選擇已建立好的WPS表格檔案 “貴賓名冊”，再按提示選擇工作表為“Sheet1$”，如圖10所示。

　　圖10

　　第3步：插入合併欄位。選擇“歐陽陽歐”，單擊“插入合併欄位”(如圖11所示)，再選擇“姓名”，完成後，“歐陽陽歐”幾個漢字將會被名為“姓名”的域所替換。

　　圖11

　　第4步：預覽。單擊“查看合并資料”，再單擊後面的”前進“或”後退“按鈕，可觀察到貴賓姓名逐個顯示出來，如圖12所示。說明合併列印已完全生效。

　　圖12

　　第5步：“一鍵”列印。單擊“合并到印表機”按鈕，你就等著一張張地向印表機中插入請柬內芯吧，直到“貴賓名冊”中的貴賓名字全部列印完為止!

　　提示：本文本操作在雷射印表機或噴墨印表機上測試完全通過。如果使用很原始的針式印表機，會出現文字框整體位移現象，請根據實際情況重新設定頁面來解決。

　　圖13

　　其實，合併列印的作用還很大，比如自動列印學生通知書、員工胸卡等，如有這方面需求不防一試，它會讓你的辦公業績脫穎而出。