新思創OA辦公自動化解決方案

一、新的時代下，傳統的辦公方式已經極大地束縛了人的創造力和想象力，埋沒了人的智慧和潛能，使人們耗費了大量的時間和精力去手工處理那些繁雜、重複的工作。手工模式給發展戴上了沉重的枷鎖，造成資源的巨大浪費，管理的效能低下，無法滿足新形勢下發展的需要，人們需要用先進的生產工具來促進生產力的發展。

2、內部管理的需要

傳統的管理方式過分依賴領導者的個人能力、精力、經驗、風格、習慣、感覺等人為因素，而員工的辦公也過分依賴其個人意願甚至喜好來進行，由於這些因素的不科學性、不正規性、不確定性，造成整個單位辦公環境的混亂、無序、推諉、低效等問題時有發生，管理成本居高不下而收效甚微，不能建立健康、高效的組織辦公文化。

3、規範資訊的需要

當今社會是資訊的社會，資訊的種類越來越多，資訊的流動越來越快，資訊的利用越來越強。而傳統的辦公模式在企業內部形成資訊孤島，輔助單位經營運作的資訊系統各自孤立地運行，沒有能夠形成一個有機的整體，以至於影響經營決策效率。人們迫切需要有效管理資訊的產生、傳遞、發布、提交、修改、審批、儲存、分析、查詢、統計……

4、提高效率的需要

今天是一個快速發展的時代，一個效率至上的時代，效率意味著我們能在更少的時間裡作更多的事情，取得更大的成績。如何提高整個單位的辦公效率已經成為一項重要而緊迫的任務，而傳統的辦公模式卻成為制約效率提升的最大瓶頸，比如電話、通訊、印章、檔案下發、批覆、歸檔，繁多的會議等已經使辦公人員陷入各種各樣的低級工作中，無法快速提升辦公效率和辦公品質。

辦公自動化系統的出現有效解決了上述問題。

辦公自動化系統就是利用先進的電子資訊技術和現代辦公裝置構成的人機資訊處理系統，輔助管理員進行各種辦公活動。

辦公自動化系統由辦公機構、辦公人員、辦公裝置、網路環境、辦公資訊等幾個基本要素構成。辦公自動化是一門正在發展的綜合學科，涉及電腦與通訊技術科學、管理與行為科學、系統工程與人機工程學等學科，是當今電腦應用的一個非常活躍的領域。

辦公自動化的目的，是應用電子資訊技術，提供先進的辦公資訊處理手段，最大限度地提高辦公效率和辦公品質，改善辦公環境和條件，提高辦公管理和決策自動化和科學化水平。

具體來說，辦公自動化系統主要實現下面七個方面的功能：

1、建立內部的通訊平台。建立組織內部的郵件系統，使組織內部的通訊和資訊交流快捷通暢。

2、建立資訊發布的平台。在內部建立一個有效資訊發布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內部的規章制度、新聞簡報、技術交流、公告事項等能夠在企業或機關內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠瞭解單位的發展動態。

3、實現工作流程的自動化。這牽涉到流轉過程的即時監控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協同工作問題，實現高效率的協作。我們都知道，各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發文、各種審批、請示、彙報等，都是一些流程化的工作，通過實現工作流程的自動化，就可以規範各項工作，提高單位協同工作的效率。

4、實現文件管理的自動化。可使各類文檔（包括各種檔案、知識、資訊）能夠按許可權進行儲存、共用和使用，並有一個方便的尋找手段。每個單位都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都儲存在每個人的檔案櫃裡。因此，文檔的儲存、共用、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什麼東西不能及時找到，甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實現電子化，通過電子檔案櫃的形式實現文檔的保管，按許可權進行使用和共用。實現辦公自動化以後，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他註冊一個身份檔案，給他一個口令，他自己上網就可以看到這個單位積累下來的東西，規章制度、各種技術檔案等等，灰納矸莘先ㄏ蘅梢栽睦賴姆段В勻歡歡寄芸吹劍庋圖跎倭撕芏嗯嘌禱方凇?

5、輔助辦公。它牽涉的內容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現了這些輔助辦公的自動化。

6、資訊整合。我們每一個單位，都存在大量的業務系統，如購銷存、ERP等各種業務系統，企業的資訊源往往都在這個業務系統裡，辦公自動化系統應該跟這些業務系統實現很好的整合，使相關的人員能夠有效地獲得整體的資訊，提高整體的反應速度和決策能力。

7、實現協同辦公。這就是要支援多分公司、跨地區的辦公模式以及隨處工作。現在來講，地區分布越來越廣，隨處工作和協同辦公成為很迫切的一種需求。

二、新思創辦公自動化系統簡介

管理一定有方法。

新思創辦公自動化系統（簡稱新思創OA）解決的是傳統管理中的突出問題，如溝通不暢、效率不高、責任不清、監管不力等，典型表現有：

1、人員增多，分支林立，不能快捷、準確、順暢的傳達重要訊息和檔案？

2、上級和下級、同事和同事、部門和部門之間存在溝通障礙？

3、匆忙、頻繁出差，偏偏最重要的檔案資料忘帶了？

4、離職員工將客戶資料、市場資料都帶走了？

5、積累下來的先進知識、經驗、技巧不能得到充分共用和學習？

6、不能監控下屬的工作進展、瞭解他的真實想法和實際困難？

7、花費兩個小時去尋找一份檔案結果仍沒有找到？

8、不知道下屬整天都在忙些什嗎？

9、每天都浪費大量的紙張、電話費、時間、精力？

……

通過新思創OA，您可以搭建一個先進、科學、開放的資訊化辦公平台，實現工作流程、資訊流和知識流的整合管理，達到整合單位資源，加快資訊流通，規範辦公流程，提高辦公效率的目的。

同時，您可以在全球的任何一個地方通過網路進入這個平台進行辦公。

新思創OA大大提高了整個單位的辦公效率和辦公品質，塑造良好的團隊精神和文化氛圍，使管理趨於完善，適應新形勢下發展的需要。

使用者證明，新思創OA是一個值得信賴的辦公自動化解決方案，它給管理上帶來的促進作用是顯著而深遠的，遠遠超過了它本身的價格。新思創OA專業、實用、易用的優良品質使其成為中國實用型OA的首選。

三、新思創OA的系統平台

新思創OA功能結構

個人工作層

我的辦公桌

自訂工作層（定製）

四、新思創OA如何提高辦公效率

提高辦公效率是新思創OA最突出的作用。

領導者總是感覺自己的時間不夠用，看看下面好像也是一番忙碌的景象，卻不知道很多時候他看到的是一種假象的忙碌，也就是瞎忙。

看看你的人都在忙什麼吧：有的在一對一的對員工進行調查，有的拿著申請單到處找人簽字，有的忙著複印檔案下發到各個部門，有的花費了兩個小時尋找一份合約樣本，有的在拚命回憶上周的交流細節以準備明天的會談，有的滿頭大汗的給客戶準備郵寄信函……

相信這時你會明白為什麼自己每天忙得一塌糊塗，而整個單位的工作效率卻像受到了地球引力一樣原地打轉飛不上去。

現在新思創OA使整個單位辦公效率的提高變得簡單而迅速，來看看原本瑣碎、繁重的工作是如何在彈指間就輕鬆、完美的完成：

關於調查，你可以通過新思創OA的通知、論壇、投票等功能來發布調查問卷，不但方便，而且更加真實、準確、直接；

關於申請，你可以通過新思創OA的公文流轉進行線上審批，申請會按照你設計的順序自動傳遞到每個審批人，即使審批人在外地也可以立刻在申請上作出批示；

關於複印，你可以通過發布通知、檔案將文字、圖片等內容在一瞬間發送給接收的某個人、某些人、某個部門或全體員工，不會有任何遺漏；

關於合約，你可以在網路硬碟或規章制度裡面的合約樣本中直接查到，在這裡你還能夠方便的查到自己需要的一切資料、知識，

關於會談，你可以通過我的日記來查看上周的工作記錄，不會放過任何細節，並通過排程對明天的會談做出完備的安排。

關於郵寄，你可以通過手機簡訊或電子郵件將問候語或商業信函在幾分鐘內發給所有客戶，並讓他們直接回複，建立更加緊密的夥伴關係。

怎麼樣，你的工作狀態是否煥然一新，簡直成為一種樂趣？現在你不必再東奔西走，不必再手忙腳亂，你幾乎不動地方而只是敲幾下鍵盤就搞定了一切，輕鬆愜意，時間充裕，節省了時間、精力、人力、辦公用品，增添了信心，有這樣的辦公環境，怎麼能不心情愉快的工作？怎麼能不讓效率成倍的提高？

可以說，新思創OA是提升單位整體工作效率的最佳捷徑！

五、新思創OA為你解決的問題

應用新思創OA，你可以讓自己的單位管理達到一種理想的狀態：

整合單位資源，加快資訊流通，規範辦公流程，提高辦公效率。

新思創OA融合了當前最流行的管理思想，即對工作流程、資訊流和知識管理的規範管理和增值利用，為使用者提供了一個先進的資訊化工作平台。對管理層而言降低管理成本，提高管理力度；對員工而言，降低工作內耗，提高工作效率。

新思創OA將人從繁瑣、無序、低端的工作中解放出來處理更有價值、更重要的核心事務，整體提高了單位的辦事效率和對資訊的可控性，使單位管理趨於完善，滿足社會發展需要。

·整合單位資源·

1、通過網路技術將單位的人力資源、客戶資源、知識資源、經驗資源、硬體資源、制度資源、文化資源等整合在一個平台上進行管理使用。

2、資源整合，實現各種資源的互相促進和增值，創造單位發展的最優環境，促進單位發展。

3、對人力資源、客戶資源等實現更加有效地控制和管理，保持穩定的工作團隊和客戶關係。

4、有效積累單位內優秀員工的知識、技能、經驗、心得並向所有員工開放，使員工互相學習，快速提高業務水平，達到事半功倍的效果。

5、將單位的產品、各種辦公用品等硬體資源進行分類管理，更加方便、可靠、透明，發揮他們最大的功效。

6、建立正規、科學、開放的管理制度和文化，保持單位旺盛的生命力，保證單位健康持續發展。

·加快資訊流通·

1、下達的檔案、通知、任務可以在幾秒鐘內同時傳達給所有人員，無任何中間環節。

2、員工的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到最高領導層，便於及時發現問題、改進過程和發現人才。

3、即使是外地的員工或分公司也可以時時保持和公司的溝通，保持緊密的聯絡。

4、所有員工都可以在第一時間知道單位的最新動向和政策，更加關注單位發展並提出建議。

5、所有員工都能及時瞭解單位產品的庫存、價格、銷量等資訊，及時調整工作。

6、下屬可以在第一時間將工作進度和各種資訊反映給上級領導，使單位隨時監控、指導。

7、員工能夠在網上輕鬆、直接、公平的發言、交流，建立融洽的團隊關係和文化氛圍。

·規範辦公流程·

1、建立起一個緊密、協調、可靠、簡單的管理機制，讓單位充滿活力，促進單位持續發展。

2、使員工責任明確，許可權分明，具體事務落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現象。

3、單位的辦公流程變得規範、有序，效率大大提高，執行力大大提高。

4、徹底消除資訊傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時的反應。

5、領導層可以清晰、準確的瞭解員工對某一事件的傾向性以做出正確的決策。

6、離職員工無法帶走自己的客戶資源，避免人員流動給公司帶來的客戶流失的風險。

7、通過網路而不是麻煩的電話來詢問項目進度，從而節省大量時間、精力和電話費。

8、領導層可以及時關注下屬的工作動態，及時發現問題，不會因為疏漏而丟掉重要的訂單或客戶。

9、員工們每天都能方便記錄下當天的工作內容和心得，領導層可以直接查看、指導。

10、單位可以免去比如諸如列印、分發、打電話、找人等諸多困擾，節約紙張、人力等辦公成本，將資源和精力、時間用於核心業務。

11、員工與員工、員工與領導之間可以方便、直接、充分的進行交流，通過正確的手段而不是憑個人交際能力來溝通。

·提高辦公效率·

1、有效協調多部門之間的協同工作問題，實現高效協作辦公。

2、資訊流通速度成倍提高，帶來員工反應速度的成倍提高。

3、可以快捷的同時給大量客戶傳送簡訊，保持密切、融洽、穩定的客戶關係。

4、領導層能夠方便的隨時查看分配過的任務數量、領取人及其進度情況，跟蹤監督以提高執行效率和力度。

5、員工能夠清晰的查看到自己當前領取的各項任務狀態以合理安排時間。

6、員工之間可以快捷的線上傳送檔案、通知和留言，不必打電話甚至親自到處找人，時時溝通，節省時間，提高效率。

7、消除列印、複印、分發等諸多中間環節，溝通點對點，傳遞一指通。

8、隨時隨地都能夠在網上快捷的查看各種資料，調閱並列印出來，省卻了為看一份檔案而到處尋找浪費掉的大量時間。

六、新思創OA的優勢

新思創OA融合了國內外先進辦公自動化系統的優點，並進行了一系列改進和創新，使之無論在功能組合、系統結構、管理思想上都達到了國內領先水平，並具有一些特色鮮明的優勢：

·功能實用

新思創OA堪稱中國最實用的辦公自動化系統，在滿足日常辦公的前提下，儘可能去除了那些閑置不用或利用率低的功能，使軟體的應用性和實用性大大提高，並使軟體成本大大降低，讓使用者花最少的錢產生最大的功效。

·使用者數多

新思創OA的主打版本包含100個免費使用者，遠遠高於一般OA的免費使用者數（只有20－30人），能夠滿足絕大部分中小型單位的需要，節省了追加使用者數而額外支出的高昂費用。

·加快資訊流通·

1、下達的檔案、通知、任務可以在幾秒鐘內同時傳達給所有人員，無任何中間環節。

2、員工的意見和建議都可以暢通無阻的直接反饋到最高領導層，便於及時發現問題、改進過程和發現人才。

3、即使是外地的員工或分公司也可以時時保持和公司的溝通，保持緊密的聯絡。

4、所有員工都可以在第一時間知道單位的最新動向和政策，更加關注單位發展並提出建議。

5、所有員工都能及時瞭解單位產品的庫存、價格、銷量等資訊，及時調整工作。

6、下屬可以在第一時間將工作進度和各種資訊反映給上級領導，使單位隨時監控、指導。

7、員工能夠在網上輕鬆、直接、公平的發言、交流，建立融洽的團隊關係和文化氛圍。

·規範辦公流程·

1、建立起一個緊密、協調、可靠、簡單的管理機制，讓單位充滿活力，促進單位持續發展。

2、使員工責任明確，許可權分明，具體事務落實到人，查有所依，杜絕推脫、扯皮現象。

3、單位的辦公流程變得規範、有序，效率大大提高，執行力大大提高。

4、徹底消除資訊傳遞中的阻塞、延誤、失真，保證正確、及時的反應。

5、領導層可以清晰、準確的瞭解員工對某一事件的傾向性以做出正確的決策。

6、離職員工無法帶走自己的客戶資源，避免人員流動給公司帶來的客戶流失的風險。

7、通過網路而不是麻煩的電話來詢問項目進度，從而節省大量時間、精力和電話費。

8、領導層可以及時關注下屬的工作動態，及時發現問題，不會因為疏漏而丟掉重要的訂單或客戶。

9、員工們每天都能方便記錄下當天的工作內容和心得，領導層可以直接查看、指導。

10、單位可以免去比如諸如列印、分發、打電話、找人等諸多困擾，節約紙張、人力等辦公成本，將資源和精力、時間用於核心業務。

11、員工與員工、員工與領導之間可以方便、直接、充分的進行交流，通過正確的手段而不是憑個人交際能力來溝通。

·提高辦公效率·

1、有效協調多部門之間的協同工作問題，實現高效協作辦公。

2、資訊流通速度成倍提高，帶來員工反應速度的成倍提高。

3、可以快捷的同時給大量客戶傳送簡訊，保持密切、融洽、穩定的客戶關係。

4、領導層能夠方便的隨時查看分配過的任務數量、領取人及其進度情況，跟蹤監督以提高執行效率和力度。

5、員工能夠清晰的查看到自己當前領取的各項任務狀態以合理安排時間。

6、員工之間可以快捷的線上傳送檔案、通知和留言，不必打電話甚至親自到處找人，時時溝通，節省時間，提高效率。

7、消除列印、複印、分發等諸多中間環節，溝通點對點，傳遞一指通。

8、隨時隨地都能夠在網上快捷的查看各種資料，調閱並列印出來，省卻了為看一份檔案而到處尋找浪費掉的大量時間。

六、新思創OA的優勢

新思創OA融合了國內外先進辦公自動化系統的優點，並進行了一系列改進和創新，使之無論在功能組合、系統結構、管理思想上都達到了國內領先水平，並具有一些特色鮮明的優勢：

·功能實用

新思創OA堪稱中國最實用的辦公自動化系統，在滿足日常辦公的前提下，儘可能去除了那些閑置不用或利用率低的功能，使軟體的應用性和實用性大大提高，並使軟體成本大大降低，讓使用者花最少的錢產生最大的功效。

·使用者數多

新思創OA的主打版本包含100個免費使用者，遠遠高於一般OA的免費使用者數（只有20－30人），能夠滿足絕大部分中小型單位的需要，節省了追加使用者數而額外支出的高昂費用。

·安裝、使用順暢

新思創OA經過精心的最佳化設計，安裝和使用非常簡便。幾分鐘就能完成安裝，親切、友好的人性化介面和功能設計使使用者可以自動上手使用，消除培訓成本，縮短適應周期，提高利用效率。

·簡便的用戶端

用戶端是一個靈巧的工作小助手，通過它，使用者不登入OA系統也能夠完成檔案發送、訊息提醒等諸多工作，更加高效、迅速，可以節省更多的時間處理重要事務。

·許可權管理

新思創OA系統中的所有文檔都可以設定相應的許可權實行管理，只有具有一定許可權的人才有權查看、使用，可以有效避免資訊洩漏的風險，有效保護核心資料，保護單位利益。

·自訂工作流程

使用者自己可以方便的調整檔案的審批次程序，使單位的工作流程與辦公系統無縫串連，充分滿足單位的組織制度和各種隨機性工作的需要，為工作提供了最大的便利性，也使系統得到最充分的利用。

·可定製

新思創OA的所有功能模組都可以根據使用者的特點和需求量身定製，對您而言可以得到滿足自身特性的解決方案，更好的讓系統融入單位，協助單位解決實際問題。

·易維護

新思創OA給管理員設計了簡易的維護方式，不需要專業知識就可以輕鬆調整欄目設定，輸入新的組織、員工、資料等資訊，保證了系統的適用、擴充和個性，更加適合單位使用習慣，滿足單位發展需要。

·結構先進

新思創OA採用B/S結構，可以充分利用網路環境以光速傳遞資訊，是辦公自動化系統將來發展的主要方向，對您而言，無論在家裡還是在辦公室，甚至出差到國外，都可以進入該系統實現全球辦公。

·服務好

你可以經過充分的試用，滿意後再購買。在購買後我們為您提供免費升級、線上答疑、諮詢回訪、支援人員等各種服務，並可以根據單位發展需要提供二次乃至多次開發工作，使您無後顧無憂。

·價格低

作為中國最實用的OA，新思創OA辦公自動化系統功能強大，而價格低廉。類似產品的價格動輒數十萬元，而我們為普及辦公自動化系統在中小型單位的應用，將價格降到萬元水平，讓使用者輕鬆上網辦公。