3-TIER資料庫開發工具---VisualDBTOOLS 3.0

來源:互聯網
上載者:User
visual|資料|資料庫
引子:

    WORK FLOW(工作流程),應用在企業裡, 我們又稱它為AUTO FLOW(企業自動化流程管理),在市場上流行至少3年了,初期大都用來解決企業檔案流通與簽核的問題,由於無法與MIS系統與ERP相互整合,所以近一年來,國際大廠紛紛標榜與ERP結合的WORK FLOW,這已經是現代應用軟體的標準配備,也是公司資訊化的必備功能。

關鍵字:WORK FLOW、AUTO FLOW

 

一、前言

現在國內外的軟體廠商漸漸對AutoFlow這個未來趨勢投入不少研發力量,目前大都是以現成的WORK FLOW與ERP或套裝軟體結合為主,很難得看到較長遠或較突破的方式規劃,為此,我們除了完全以企業實務應用為角度外,尚也以軟體工程的角度去思考如何?理想,好像是一個隧道工程,兩邊開挖,一方面為傳統ERP的實務工程, 另一面則為先進的WORK FLOW工程, 只要路線與方向正確,即可順利打通, 經過兩年來的努力, 筆者也親自下場匯入了兩個WORK FLOW EPR的專案, 已累積兩年的WORK FLOW匯入實務經驗, 並更能深入瞭解中大型企業對ERP的需求與WORK FLOW的期待。因此,我們以VD30做為WORK FLOW的新戰場, 開發出第二代FAST FLOW(第一代產品名稱), 我們將第二代FAST FLOW命名為"VD3 For FAST FLOW", 這個產品將包含在VD3的3.10中。

 

二、現有WORK FLOW限制

市面上早期的WORK FLOW有幾個特性與限制,在此提出個人的體會。

1.     完全以表單或單據去思考工作流程,這個角度原則上沒有什麼不對,但在單據流動的過程中,有些必須依單據的內容流到不同角色,或不同部門須看到不同的畫面或欄位, 對傳統的WORK FLOW系統就很棘手。

2.     很多系統的WORKFLOW與EPR是分開的,所有的表單與單據及資料庫完全沒有關連,造成資源重複與浪費,更嚴重的是雙軌作業,讓企業疲於奔命,效率大為降低。

3.     WORK FLOW也提供了一些製作查詢系統或統計報表的工具,但相對於MIS或ERP的開放性角度來說,卻也太過封閉與不便,這也是企業對WORK FLOW不敢寄予厚望的原因之一。

4.     有些ERP系統是讓WORK FLOW先跑流程表單, 等到簽核後, 最後再以系統工具或自行寫程式轉入ERP中, 這樣會有兩個問題: 一個是流程當中的單據, 因為尚未存入資料庫, 所以無法得到流程當中的狀態(如申請量), 這即是後知後覺的系統, 往往造成企業不少時間上的資訊差異, 總是與企業的須求有一段距離;另一個是大量的ERP轉入程式, 常常讓MIS覺得是件繁重的差事, 系統的便利與維護更是一大問題。

5.     異常處理對WORK FLOW來說是件非常重要的事,因為所有基層的單據在處理後,會停在哪一個FLOW哪一個角色(使用者)上,必須要有一個機制來專門處理,並發出警告,對於大部份FLOW系統都沒有細緻的規劃,因為這方面必須要整合ERP一起去統合處理, 才能讓企業管理者無後顧之憂。ERP系統隨著時間的成長,有一定的成熟度等級, 雖然ERP對企業來說, 大部份的經驗都是失敗的, 但也讓企業漸漸瞭解ERP的精神與限制, 於是近兩年滿意度較高的幾乎是行業別ERP的天下, 但在成功匯入ERP的同時, 如果沒有考慮到FLOW而事後要匯入WORK FLOW ERP者, 幾乎是事倍功半, 因為上述的問題就會不斷的發生。因此,一個工具不但要滿足ERP的需求, 也要將WORK FLOW的架構埋進去, 並能以漸進式的方式匯入, 才能讓企業順利且按部就班上線WORK FLOW系統, 這個觀念很重要, 但事實上市場上的系統卻是背道而馳, 確實令人感到可惜.

 

三、企業為何要WORK FLOW

 

   那企業為何需要WORK FLOW的系統呢?我們可不能告訴企業,因為那是潮流,那是趨勢。當然也不是每個企業都需要FLOW,因為FLOW對小企業而言是多此一舉的,FLOW是單據在流動,如果企業的人少,每個人都身兼數職,匯入FLOW的架構就是造成自己輸入單據,又呈給自己審核,搞不好別人簽完後,又丟給自己當待辦事項。如此反而大大降低企業效率,還不如使用傳統的軟體來得適用些。以目前的情況看來,筆者評估在20~30個工作站以上的企業比較可能可以採用WORK FLOW的架構。以下我們分別來說明企業為何要使用WORK FLOW來架構ERP系統。

 

1.     簡化資訊流: WORK FLOW主要就是解決企業表單與單據的流動,這種流動在10年前,都是紙上作業,公司有一套制度在流動並簽核各式表單,到5年前,資訊系統已可完全取代人工表單,各種資料都存放在資料庫上,但為了讓管理者掌控資訊,須採用人工簽核,另一方面也是為了因應主管可能不懂也不會使用電腦,於是便成了電腦列印表單,主管們在該表單上籤字併流動,當然也有人以E-MAIL代替簽核, 但是E-MAIL畢竟不能自動化, 也不能整合簽核過程的時間與效率, 因為WORK FLOW是由系統主動按企業制度找主管簽字,不會讓新來的員工或秘書弄錯弄丟了,在安全機密上也較有保障。

 

2.     便於教育訓練與制度的透明化: 企業人才的流動幾乎是不可避免的趨勢,但企業必須花很多時間去教育新人關於公司制度、單據流程與資料系統的操作,如好不容易學會,人又要走了,造成企業不少的困擾。如果改用WORK FLOW的應用軟體,其情況將會大大改善,首先是企業流程的透明化(如圖),在WORK FLOW系統中,會顯示出企業的各式作業流程圖,供使用者直接操作,如此的介面將讓使用者直接瞭解企業簽核流程,降低教育訓練的成本;另一個重點則是資訊系統的改變,傳統的系統是以密密麻麻的功能項為操作介面,嚇壞了使用者或主管,如改用FLOW的應用系統,則除了營業的接觸者(對外的使用者),大都是由FLOW系統告之您今天(作業者或主管)有多少事,做完或簽完即沒事了,如此的系統可節省至少50%以上的操作學習,讓作業者與FLOW系統作最佳的結合。





(如圖 FLOW流程圖與個人儀表板)

 

3.     符合ISO,落實企業制度: 企業有點規模之後,就是規範制度與遊戲規則,最近的企業都流行ISO熱,把ISO當作公司制度的標竿,也是與同業競爭的必要武器,為了能提升接單能力,很多的企業都拿ISO當作目標與商標。匯入WORK FLOW可以利用資訊系統來落實企業的制度與規則,讓企業流動的表單與單據做有效率的流動,同時也順便結合ISO所需的各式檔案,如此可不必為了因應ISO,還另外製作另一套檔案。另外, 大部份的企業ISO都是名義上的ISO, 公司的流程與制度不一定依照ISO的規範, 但如果使用AUTO FLOW的系統, 那就由系統為你管控與把關, 100%落實企業制度, 讓企業的控管沒有任何人為的漏洞.

 

4.     提升企業運作效率: 由於WORK FLOW的每一作業間都有其時效性,FLOW系統也會針對這些作業加以監督,一有逾時,除了警告作業中的負責人外,也會反應給其上級主管,如此才能更有效率來讓企 業單據流動。另外由於FLOW系統真實記錄了整個簽核的流程與時間,於是整個月下來FLOW即可輕易掌握各主管部門的績效與工作日報(部份可以列入工作成本),如果再將其統計一年,則可將這些統計資料加以整理歸納成了考績,這都是FLOW系統所帶來的重大效益。

 

5.     異常預警的功效: 前面說到逾時的處理,也是異常系統的功能之一,一個規劃完善的FLOW系統,都應該有一個強大的監督系統,定時周期性來檢查各種資訊狀況,例如也可以將企業的目標管理納入異常預警當中,隨時來監督目標的執行情況(各類資料庫回報的數值),再配合企業數位儀表板作有效率及圖形化的顯示,讓企業管理者的螢光幕有如飛機的駕駛艙,管理者僅須注意儀表板的資料,並加以追蹤與查詢狀況即可。

 

四、結束語:

 

   既然WORK FLOW對於中小或中大企業是這麼重要, 那是不是企業趕緊的去使用與匯入WORK FLOW呢?且慢! 依筆者兩年的匯入經驗, WORK FLOW與ERP一起匯入絕對是困難重重。為何如此呢?

   ERP已經夠難匯入了, 再加上WORK FLOW的系統, 那不是讓你雪上加霜嗎? 沒錯, 一定要對傳統的ERP先行匯入, 等資訊的流動可以從營業到採購, 一直流到資料與生管, 最後能流到財務部門, 這樣才有能力去漸進使用WORK FLOW系統, 這樣企業和國家的資訊化建設才能逐步穩健地邁上一個新的台階。

 
作者簡介:台灣訊光科技董事長、總經理,台灣資料庫專家。資深資訊系統諮詢專家,資深軟體工程師、ERP系統顧問。DBTOOLS系統創始人,始創VD於15年前之久。

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