不得不重視的問題：資訊太多！資訊太雜！

原文出處：http://www.cnblogs.com/zhouyinhui/archive/2008/12/03/1346867.html

    這段時間一直為這個問題所煩惱，在我獨自尋求解決方案的同時，也很想聽聽大家的經驗與意見。不過注意討論範圍：是個人，不是團隊，但不妨藉助團隊經驗。 
    所謂資訊太多太雜即是：每天我們將接收到很多很多的資訊、資料、計劃等等（下文統稱“資訊”），如何處理這些資訊，如何儲存這些資料，如何跟蹤這些計劃變得尤為重要。否則，多較長一段時間後，很多資料丟失了，計劃沒有得以跟蹤而被耽誤了，即便沒有丟失，尋找起來也很不方便。另外，資訊分散在各處，有Outlook郵件（可能在本地檔案，有可能在網路伺服器),有收藏夾中的無數連結，有無數的excel,pdf,word文檔，還有OneNote中的日記，如何統一整理，備份（分散的資訊如何備份，乾脆備份整台電腦？），同步（我有兩個筆記本，一個在公司，一個在家裡，不停的考來考去的這種同步方式挺麻煩的）。對於團隊而已，用XPlanner或其它XP工具進行任務的跟蹤倒挺方便的，但對於個人而言，有沒有比較好的工具呢（Outlook的日曆作為一個鬧鐘還行）。另外，每天太多的資訊會無情地分散你的注意力，到頭來，什麼都做了，卻什麼都沒做，如何過濾它們，專註於你所應該專註的？資訊太多，那些才是我所應該專註的？

OK，抱怨了這麼多，終歸幾個問題：
    如何過濾這些資訊使之不煩擾你？
    如何整理維護重要訊息以便不丟失和方便尋找？
    如何跟蹤這些資訊以使計劃得到更好地執行？
    能否將它們統一起來而不是使用一百個工具和分散在一百個地方？
這裡有點文字可能和這個相關： 

•    習慣1：收集 —— 全面收集 

隨身攜帶一個小筆記本（或者任何記錄工具），用它來記錄下任何任務、想法、專案或者任何閃入你大腦的其他資訊。這個習慣與GTD的基本完全相同，但ZTD只需要一個小巧、便攜、易用的工具來記錄資訊。你必需在忘記事情之前趕緊把資訊寫下來, 並且儘快地把這些資訊從筆記本中清除、存入任務清單中。

•    習慣2：處理 —— 快速地對資訊作出決定，從而避免收件匣堆積 

收件匣中原料的堆積是造成耽擱的重要原因。只有及時處理資訊，對原料及時做出決定和歸納成類，你才能避免原料的堆積。我建議至少每天處理一次收件匣，從上而下的，一項一項任務地處理，就像GTD所做的一樣：二分鐘法則、刪除、指派給別人、歸檔、或者放在議程表上以後做。

•    習慣3：計劃 —— 設定每天，每周的最重要的事(MIT) 

每周，列下你需要完成的重大事件，把他們排進議程表。每天，列出1-3個最重要的事(MITs)。這樣，你的每一天和每一周都被設定了目標，與其盲目的去完成那長長的任務清單，你總是在完成那些最重要最有用的事情！

•    習慣4：執行 —— 一心一意，每次只執行一件事 

執行作為一切時間管理的核心，是ZTD中非常重要的一部分。你應當在不分心的情境下，一次只執行一件事。既不要多線工作，也不要讓你的工作突然中斷。

•    習慣5：信任的系統 —— 建立簡單的列表，並每日查看 

ZTD（簡單做）建議你儘可能的維持列表簡單化。不要增加複雜的系統，也不要持續嘗試新工具，以免時間上的浪費。儘可能的使用簡單的清單方式，因為你注重的是如何執行的任務，而非玩弄你的GTD系統或者GTD工具。

•    習慣6：管理 —— 一個儲存所有資訊的地方 

把所有接收的資訊都放入你的收集箱中，處理你的收集箱，執行任務，完成任務。在這個系統裡，你永遠都不應該有疑問自己下一步該做什麼。而且也使你更能專心注重於工作，也避免的拖延的。

•    習慣7：回顧 —— 每周回顧你的系統和目標 

每周回顧的重要意義在於它給了你一次機會，來重新整理所有的事情和檢視什麼是最重要的任務。GTD中的每周回顧已經非常棒了，簡單做（ZTD）基本上仍延用它，不過添加了對目標回顧的重視度。每次只要集中於一個目標，並且確保它是一個你能完成的目標。

•    習慣8：簡化 —— 減少你的任務清單，只留下最必要的 

將你的工作清單簡化到最少，只剩下最重要的任務，這樣你就不需要那些複雜的計劃體系了。由於GTD並不對任務進行的優先順序劃分，所有的任務都被添加到一份清單中，於是這份清單就變得越來越長，而你就不得不每天都疲倦地忙碌於任務完成之中。取而代之的，ZTD要求你不斷地簡化自己的任務清單，確定你的任務只是最重要的

•    習慣9：常規 —— 設定每周、每日常式 

設定每周、每日常式可以使你的工作和個人生活得到極大的簡化。更重要的是，使你掌控自己的生活，而非讓任務處在擱淺之中。沒有議程，我們就不太容易對新進入的資訊說不。因為我們總是被那些希望佔用我們時間的人、吸引注意力的網站所拖住，這不是一件好事（除非你不想做完重要的事情），所以你需要掌控自己的生活，設定議程，並且跟著它走

•    習慣10：激情 —— 做你充滿夢想的事情 

當你真正地想去做一件事，無論多麼辛苦，你都會去努力的完成。你會付出更多的努力，抽出更多的時間，耽擱的時間也減少了。所以，培養這個習慣正是為了持續搜尋使你保持熱情的事情，使你精神飽滿，動力十足。