避免填寫失誤 用Excel輕鬆套印支票

ChinaCCNA.com  2006-8-7 12:05:15  476

避免填寫失誤 用Excel輕鬆套印支票,套印支票,Excel 對於財務人員來說填寫支票是一項重要的日常工作。使用電腦進行支票套印既可減少工作量，又能有效地避免填寫失誤，顯然是個不錯的選擇。下面就以Excel2003為例介紹一下套印支票的具體操作。 一、精確設定套印位置 為了獲得支票圖樣，你需要一台掃描器或數位相機。把支票放入掃描器，掃描解析度設定為100dpi、縮放比100。在預覽圖形上調整掃描地區框使它盡量靠近支票邊，或者在掃描後再用圖形處理軟體進行修剪。最後把掃描的影像處理後儲存為ZP.bmp。

 

編註：如果用數位相機拍照，可以將照片在Photoshop軟體中放大尺寸，使它和實際的支票尺寸相同。

1．設定定位背景

啟動Excel，單擊功能表列的“格式/工作表/背景…”開啟工作表背景對話方塊，把剛才儲存的ZP.bmp設定為背景。單擊工具列上顯示比例的下拉式清單方塊，把顯示比例設定為106%。

註：106%的比例是這樣得來的。在把掃描的支票圖設定為試算表背景後，設定顯示比例為100%，用繪圖工具列中的“矩形”工具畫一個與背景支票等高的矩形，列印出來。量得列印出的矩形高為8.5厘米，直接量取支票的高度為8厘米，8.5÷8＝106%就是所需的比例。

2．設定介面及資料定位

通過拖動行、欄位標題的邊界調整行高列寬，再配合使用格式工具列中的“合并及置中”按鈕，讓支票中要每個要填寫的位置均正好與一個儲存格重合。對於日期的年月日、小寫金額的個十百千的格子都只要合并在一個儲存格就夠了。對周圍無關的儲存格全部設定填充色以反白支票。然後在支票下面的16行設計一個表格用於輸入支票中的基本內容，並輸入資料以便下一步設定時參考（圖1）。

 

二、格式及公式

1.基本公式

在C3、C4、B10儲存格分別輸入公式＝I16、＝K16、＝B16以顯示科目、對方科目和金額。出票日期B7、H2都輸入＝F16，收款人B9和H3＝A16，用途B11和G7＝H16。這一步讓支票上的各個儲存格分別引用16行中的相應儲存格資料。

2.格式設定

選中A1：E13存根區設定為8號字、宋體、靠左對齊。再選中F1：L13支票區設定為10號字、宋體，靠左對齊。選中H4設定14號字，單擊工具列上的“B”按鈕設定文字加黑，以反白大寫金額。選中B9，右擊選擇“設定儲存格格式”，在“對齊”選項卡中單擊選中“縮小字型填充”複選項，以防收款人名過長時顯示不完。同樣對H3、H4設定“縮小字型填充”格式。選中存根的金額B10，右擊從 “設定儲存格格式”的“數值”選項卡中設定分類為貨幣、小數2位。

3.小寫日期

選中存根出票日期的B7儲存格，右擊選擇“設定儲存格格式”，在“數字”選項卡的“分類”列表中選擇“自訂”，在“類型”輸入框中輸入“yy mm dd”，不含引號且在yy與mm、mm與dd間均有4個半形空格（圖2）。確定後就可以看到日期已經對準了。在類型中通過增加或減少半形空格數可直接調整年月日的間距。

 

 

 

4.大寫日期

選中H2設定文字水平置中對齊，把字型大小設定為10號。右擊H2選擇“設定儲存格格式”，在 “數字”選項卡的“分類”列表中選擇“自訂”，在“類型”輸入框中輸入“[DBNum2]yyyy mm dd”，不含引號且年月日間同樣以4個半形空格分隔，確定後，再適當調整H列寬度讓日期對正位置即可。

5.小寫金額

在小寫金額的J5中輸入公式=IF(B16<100000000,"￥",) &WIDECHAR(ROUND(B16,2)*100)。公式前半部分表示當數值小於1億時才顯示￥，後面的WIDECHAR()作用是把單字元轉成雙字元，其效果就相當於在各個數字間插入1個空格增大數字間距，然後只要適當調整字型大小就可以得到所需的間距，在此設定為10.5號字就差不多了。最後選中J5設定靠右對齊，再調整K列寬讓各個數字對正相應格子即可。

註：對於字型大小列表中沒有的字型大小，只要在工具列上的“字型大小”輸入框中直接輸入數字如10.5，然後斷行符號即設定為10.5號字。

6.大寫金額的處理

在大寫金額的H4儲存格中輸入公式=IF(INT(B16)=0,"",TEXT(INT (B16),"[DBNum2]")&"元")&IF(OR(INT(B16*10)=0,INT(B16)=B16),"",IF (INT(B16*10)=INT(B16)*10,"零",RIGHT(TEXT(INT(B16*10),"[DBNum2]"),1)&" 角"))&IF(INT(B16*100)=INT(B16*10)*10,"整",RIGHT(TEXT(ROUND(B16,2)," [DBNum2]"),1)&"分")，斷行符號確認後馬上可以看到自動顯示的大寫金額。最後完成的效果（圖3）。

 

 

 

此公式分三段分別對元、角、分進行計算擷取大寫數值並加上單位，再用&串連起來。公式中IF(INT(B16)=0,"",TEXT(INT(B16),"[DBNum2]")&"元")表示當B16的整數部分為0時不顯示，否則將B16取整後轉換成大寫，並在後面加上“元”。RIGHT(TEXT(ROUND(B16,2),"[DBNum2]"),1)表示對B16的值四捨五入保留2位小數，轉換為大寫後再提取最右邊一個字，也就是分值的大寫。

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7.有效性設定

為了防止輸入錯誤，應對A16:K16儲存格分別設定有效性。選中B16，單擊“資料/有效性…”，在“資料有效性”對話方塊中設定“允許”→“小數”、“資料”→“小於”、最大值→1000000000確定完成設定，這樣當輸入金額超出支票最大金額時就會有錯誤提示。

選中H16，單擊“資料/有效性…”，在“資料有效性”對話方塊中設定“允許”為“序列”，在 “來源”中輸入“人工工資,工程費用,購買裝置,建築材料費”（不引號），切換到“出錯警告”選項卡，單擊取消“輸入無效資料時顯示出錯警告”複選項前的 √，確定後再選中H16就會顯示一個下拉按鈕，單擊它可以從下拉式清單中選擇輸入常用的項目，當然也可以直接輸入新項目。I16、K16也具有類似要求亦應同樣進行設定。

三、列印設定

1.指定列印範圍

選中B2:L13地區，單擊菜單“檔案/列印範圍/設定列印範圍”。在此不要把第1行和A列設定為列印範圍，因為通常印表機是無法實現無邊距列印的，所以得保留這一部分做為頁面邊界。

2.版面設定

畫一個與A1重合的矩形，右擊此矩形選擇“設定快取圖案格式”，從“大小”選項卡中查出矩形高度1.3厘米、寬度2.3厘米，這其實就是首行的行高和A列的列寬，也就是要設定的頁面上邊距和左邊距的尺寸。

單擊菜單的“檔案/版面設定…”，在“頁面邊界”選項卡中輸入上1.3厘米、左2.6厘米，右、下邊距則改為最小值0（圖4）。由於支票長超過A4紙的寬度21厘米，所以對於A4幅面的印表機還應在“版面設定”的“頁面”選項卡中反紙張方向選擇為“橫向”才能正常列印。然後單擊“選項”按鈕進入印表機設定介面，自訂紙張尺寸，直接輸入紙的尺寸，這尺寸當然也要直接用尺子從支票上量取。不過實際上，對於大部分的噴墨印表機和針式印表機，你只要選擇一個比支票大的紙張尺寸就可以正常列印了，並不需要完全一樣的尺寸。

 

 

 

3.列印測試

放入一張複印的支票列印試試，一般印表機多少會有些偏差，只要從列印的樣張上直接量取水平或垂直的位移值，然後增減到相應的上、左頁面邊界中即可。設定為背景的支票雖然在螢幕上可以看到，但是並不會被列印出來，所以無需考慮。

4.保護工作表

選中A16:K16地區右擊選擇“設定儲存格格式”，在“保護”選項卡中單擊取消“鎖定”複選項，確定返回。單擊“工具/保護/保護工作表”，在快顯視窗的“允許此工作表的所有使用者進行：”選項列表中只選中“選定的儲存格”選項，確定完成工作表保護設定。這樣在工作表中除了A16:K16儲存格範圍外，其它儲存格將無法選中，也不能調整行高列寬，這樣就不用擔心會因誤操作影響支票套印效果了。最後把此工作薄命儲存為“支票套印.xls”備用。

OK，到此支票套印的模板已經完成了，以後需要列印支票時，只需開啟“支票套印.xls”，在A16:K16輸入支票的內容，基本上只要輸入金額和日期其它都可從下拉式清單中選擇輸入，然後放入支票列印即可。

註：如果沒有掃描器或數位相機，只要直接量取支票中各文字的位置，再逐一設定行高列寬也同樣可以實現準確定位套印，只是要多花一些時間。直接量取的1厘米大約等於Excel中的行高數值28.5、列寬數值4.4，你可以根據它換算出各行列的尺寸。