簡述使用Excel輕鬆提速

來源:互聯網
上載者:User

  1、閃電般地輸入資料

  當你可以使用填滿控點一步就完成資料輸入時,為什麼還要浪費時間在Excel中輸入一連串的資料呢?這個程式能夠為你自動產生所有類型的數字和文 本序列,它甚至還能夠在你建立自訂序列的時候就為你將它們計算出來。例如,在一個儲存格中輸入一月並選中它,接著將你的滑鼠指標移動到儲存格右下角的填 充柄上。接著,將填滿控點向下拖動,或者是向右拖動來填充“二月”、“三月”等等。或者你也可以輸入其它的序列,例如在相鄰的儲存格中輸入5、10,(你至 少需要輸入兩個數值才能夠看到之後的效果),選中儲存格,接著使用填滿控點讓Excel自動填滿入“15”、“20”、“25”……一直到你所選擇的最後。 如果你想要Excel拷貝下這個序列,你只需要在你拖動的時候按下Ctrl鍵。

  2、擴充你的命名域

  Excel允許你定義命名的域,這樣你的方程式就能夠更具描述性,例如,你可以使用“=SUM (Bonus)”來替換“=SUM(C2:C25)”。儘管Excel的命名域通常都是靜態單元域,例如“C2:C25”,但你也可以在添加新資料的時 候建立一個動態命名域。要將一個域更名並讓其變成動態,請注意活頁簿的名稱,以及第一個資料單元所在的地址,它需要不是一個欄位標題,例如“$2”。點擊 “插入>名稱>定義”,在“在當前活頁簿的名稱”中輸入活頁簿名。在“引用位置”中,輸入 “=OFFSET(Bonus!$2,0,0,COUNTA(Bonus!:))”,並注意其中不能有空格,接著按下斷行符號鍵來建立命名域。這個方程式就能 夠定義你的命名域,計算資料行中的數值,並能夠按儲存格的數字延伸這個域。

  3、命名日期

  如果有人發送給你一份活頁簿,日期是mm/dd/yyyy的格式,你只需要通過幾次的滑鼠點擊就能夠添加這些日期所指向的日子。你只需要選中日 期,右鍵點擊它,選擇“格式化儲存格”,在左邊“類別”列表中選擇日期,在右邊則選擇好星期和年月日,接著點擊“確定”之後即可。要用自訂的樣式建立日 期,則在“類別”中選擇“自訂”,接著在右邊選擇你喜歡的格式。例如,你可以選擇“dd-mm-yy”這樣的格式,就能夠讓Excel將“10/23 /2006”變為“23-Oct-06”。

  4、尋找目標值

  你的老闆是否會問你這樣的問題,“我們要怎樣才能降低勞動成本,讓它不到我們總開銷的20%?”無須再頭痛了,讓Excel用“目標搜尋”的 特性來為你完成這的重擔。開啟相關的活頁簿,選擇包含了勞動成本的數值,接著選擇“工具>目標搜尋”,在“目標值”中進行輸入,接著在“可變單元 格” 輸入你想要更改的儲存格地址,在這一例中,勞動成本儲存格即是。按下斷行符號鍵,如果有可行的方案,目標搜尋就會顯示出結果。如果沒有的話,它會告訴你沒有 辦法解決。

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