跨越資訊溝通的障礙，構建企業高效應用平台

文章目錄

• 日常公司資訊應用的困撓
• 日前的資訊系統無法解決根本性的問題
• 解決方案的核心動力
• Office System到底是否能夠解決存在的問題
• Microsoft資訊工作平台
• 個人工作效率提升
• 流程管理
• 提供高效團隊合作
• 商務資訊的支援
• 重要技術介紹
• 企業解決方案技術實現架構
• 針對使用者情境的具體實現
• 專案管理
• 知識管理

作者：劉如鴻

“最大的商業資訊資源並不在有良好架構的各種資料庫中，而是在像Word和Excel檔案這樣的商業文檔中。”——Jean Paoli（微軟Office 2003項目的XML架構設計師）

    這是一個資訊爆炸的時代，這是一個高速運轉的社會，對於個人，似乎無法拒絕這種改變帶來的衝擊。作為IT專業人員，更加需要考慮這樣的社會對於我們帶來的挑戰，傳統商業的緩慢以及資訊技術的高速發展如何完整的融合，這是我們需要考慮的問題。

    如今，技術本身常常是企業成功與否的關鍵因素。如果公司能將新軟體和系統成功地結合到其現有資訊基礎結構，就可以實現並保持競爭優勢。在當今苛刻的商業環境中，這意味著必須實現能進行經濟高效的、最佳化的運作的系統。其關鍵能力包括：向日益增加的移動工作人員提供及時準確的資訊的能力、不斷提高資訊工作者的效率的方法，以及保護系統完整性和公司知識產權的能力。

    另外，阻止日益泛濫的垃圾郵件的程式和服務，以協助工作人員可以對接收到的資料進行分類和篩選以尋找有助於制定明智決策的關鍵商務資訊的工具。此外，一個公司要想發展，其IT 部門必須能夠部署、維護和更新提供所有這些能力的系統，同時盡量減少工作環境的中斷和資訊工作者停工時間。

新技術的使用必要嗎？

    技術變革的動力不是在於技術能夠領先多少，而是新技術的採用是否真正能夠帶來生產力的提高。網路經濟的泡沫破滅之後，越來越多的企業意識到過度 “資訊化”並無法正在解決他們業務中存在的問題，於是企業決策者對於他們的IT採購計劃執行了更加嚴格的控制，資訊技術應用性價比的平衡也越來越得到認同，而不再一味盲目的採用新技術來所謂“公司資訊化”。

    我們必須考慮企業在什麼時候應該選擇怎樣的新技術。

日常公司資訊應用的困撓

    作為一個企業決策者和業務人員您是否經常被下面的問題困撓呢，是否經常為處理這些事情弄得焦頭爛額呢？

1. 資料的分散

    員工是企業競爭力的核心，這個也就是我們不斷提及的“企業以人為本”。可是我們有大量有價值的資訊都是在員工身上，工作中有50%到70%的資訊都是從同事那邊得到的，而因為部分設定及其一些其他企業運作中不可避免的因素導致員工之間的溝通不是能夠整整如此暢通的。我們企業中有80%的資訊是儲存在員工的個人硬碟或者檔案夾中的，而目前的協同辦公很難做到真正的共用這些資源。

2. 資料存放區介質和資訊系統之間的鴻溝

    真正的無紙辦公時代還只是一個夢想，甚至有人戲稱資訊化辦公之後，其實是加劇了紙張的鋪張浪費。這種情況下，目前的資料存放區介質還是基於Word，Excel這樣的文檔為主，這些檔案蘊含了企業運作過程中最重要的文檔和資料，可能包括核心技術資料，規章制度，表格，統計資料等，他們格式各不相同。而資訊系統則是依賴於良好的資料庫結構描述，對於資料輸入源要求比較規範的格式，對於一些非規範資料更多的是採用剔除或者變通的處理方式。在許多時候，企業的業務是多種多樣的，所以更多時候只能夠用半結構化或者非結構化資料去描述，目前資訊系統要求的高度規範資料輸入也就大大限制了其使用範圍。

3. 操作使用習慣的差距

    “我們可以引導使用者改變操作習慣而去使用更好的系統，但是絕對不可以去強迫他們改變他們因為商務程序而形成的操作習慣，那樣只會讓使用者反感，甚至抵觸新的資訊系統使用。”這是很多IT專業能夠深有體會的一點，對於操作而言，使用者還是更加傾向於使用Word,Excel這樣的工具去記錄和解決他們日常的一些問題。每一次新的資訊系統的採用總會不同程度的遭受老使用者的抵觸，雖然一個出色的資訊系統能夠在日後的運作中去改變使用者觀念，但是這是一個代價極其昂貴的等待。

    我們現在用的Excel、Word都挺好，為什麼一定要我們改變？

    這樣的問題我們不得不一次又一次面對。

日前的資訊系統無法解決根本性的問題

    上述問題歸根結底的原因就是目前的資訊系統還存在一些無法解決的根本性問題，而正是這些問題在限制業務人員最大可能的利用資訊技術帶給我們的好處，更有甚者，就是去抵觸新技術的使用。

    1．傳統的C/S(Client/Server)應用程式提供了強大的功能，但是最根本的問題在於部署，企業業務總是在不斷改變，為了適應不斷提出的業務改變，企業IT技術人員不得不頻繁的升級系統以滿足最新的業務要求，而C/S結構的版本升級控制正是他們頭疼的問題。

    2．從某種意義來說C/S的弱點正是B/S大行其道的主要原因，但是在企業內部資訊系統中依然存在一些“軟肋”，比如大部分的B/S系統在使用之前都會要求登入；在多個應用系統之間的切換和互操作上還是嚴重依賴於Web應用所能夠提供的功能，比如辦公流系統中的文本留痕，審核記錄等等，通過Web只能夠提供簡單的應用，而這些所謂“簡單”對於開發人員可能需要技術複雜的指令碼開發技巧和伺服器處理。正是因為如此，指令碼的有限功能和HTML受限的圖形表現能力也成為Web應用程式的一個“瓶頸”，需要實現一個高度角戶的使用者介面對於Web應用來說還是有點勉為其難。

    3．我們不能夠否認的是目前大部分企業使用最多的是Office，在從手工辦公時代到資訊辦公時代從某種意義上來說只是完成了“初級階段”，使用者會有一個比較成熟的心態去接受紙質辦公的電子化，但是距離真正的高度資訊化，還僅僅是一個夢想。和目前辦公系統準確的說更多是Office之間的結合就顯得非常重要。為此，很多應用服務提供者開發了相當多的基於Office整合的資訊系統平台，在基本符合使用者使用習慣的基礎上利用了資訊系統本身強大的功能。不過遺憾的是，整合始終有限，我們依然無法最大程度的利用資訊系統平台和Office的功能。

    4．紙質時代正在走進一個臨界，資訊化更多的只是限制在列印和文檔儲存上，真正的流程運轉中並不是依賴於電子文檔，而是依賴於那些列印出來的文檔，環環相扣的企業業務中實質還是依賴於經手人的手工簽字進行業務確認。目前資訊系統的高度整合從某種意義上來說能夠解決這些問題，資料的高度依賴讓企業能夠擁有準確可靠的資料，反過來說業務的複雜和不斷改變也讓資訊系統有點“死板”，智能辦公只是一個期待，我們依然有很長一段路需要走。

解決方案的核心動力

    “我們不是去解決存在的所有問題，但是我們需要解決一些必須解決的問題”，這是大部分企業決策者在做軟體採購計劃的基本原則，那麼是什麼原因才能夠促使企業決策者啟動新的資訊應用平台？

    1．個人。一個高度整合的資訊系統能夠讓員工在最短的時間內或者最多的必要資訊，知識的整合讓其減少了培訓時間，協同辦公員工能夠隨時隨地擷取需要的資訊。這樣的結果是員工得到更好的職業技能，能夠根據到手的資訊快速採取行動，減少了資訊滯後產生的損失，也正因為如此，員工能夠有能力做得更快更好。

    2．團隊。一個整合的資訊系統能夠讓團隊更好地完成協作，同時也提供了多種協作方式的可能。

    3．組織。能夠收集更多的相關資訊，及時找到相關的資訊和連絡人。

選擇Office System?

    這時候，我們將目光投向Office 2003 System,，Microsoft Office已經從一套提高個人生產效率的產品逐步發展成為一個更加全面和完整的系統。Microsoft Office System構建於許多人已經熟知的工具，囊括了設計用於協助解決廣大業務難題的程式、伺服器、服務和解決方案。

Office System到底是否能夠解決存在的問題

    這樣的產品是否能夠真正解決我們的問題，或者說儘可能的解決我們目前迫切需要解決的問題？

    1． Office System對於前端而言還是最傳統的應用程式如Word,Exce,PowerPoint,從而保證了能夠提供豐富的圖形表現介面和互動要求，也沿襲了使用者長久以來養成的使用習慣。

    2．一些新技術如InfoPath，Smart Document等等技術的引入為其在網路互動方面提供了更大的空間。

    3．從單一應用程式逐漸遷移成公司專屬應用程式平台，如Sharepoint(WSS,SPS)，R&R等等伺服器段技術為其串連其他系統提供了可能。

    那麼下面的就讓我們來看看Office 2003 System的組成和體繫結構，相信通過以下的介紹能夠讓您明白這套系統能夠真正解決上述提出的問題。

Microsoft資訊工作平台

    最新版本的Windows Server 2003是一個可靠，高度擴充的基礎架構平台，從圖1我們可以看到它承載3個主要角色。

    1．應用程式平台(Application Platform)。旨在提供一個高效能的應用程式環境，使其能夠有組織的的快速建立應用程式。

    2．資訊工作者基礎架構（Information Worker Infrastructure）。

    3． IT基礎架構（IT Infrastructure）。

    在Windows Server 2003上承載了一些至關重要的服務，而這些服務正是支撐資訊工作平台的基礎，除了Windows 2000已經出現的檔案儲存體和列印服務、多媒體服務及其終端服務，在Office 2003 System和Windows Server 2003,則增加了許可權管理（Rights Management）、SharePoint Services和LCS Services(Live Communication Server Services)這3個至關重要的服務。

    而依賴於這些服務，Microsoft的系列伺服器搭建了一個可靠、高度擴充的應用程式環境，這些伺服器包括SQL Server,Project Server,Commerce Server ,Biztalk Server ,Exchange Server及其新的SPS(SharePoint Portal Server),而正是這些系列伺服器，足以用來建立企業內部資訊應用，電子商務，流程管理等等複雜的業務需求。

    Office 2003 System能夠形成新一代的公司資訊應用平台的真正關鍵不是在於提供了多少的用戶端工具給使用者帶來的使用便利，因為這些特點在Office的前續版本已經做得足夠好，而平台的高度整合才是其最核心的競爭力所在，依賴於完善的Windows Server提供的服務體系，IT工作者能夠快速便捷的構建自己的資訊應用平台。

圖1 資訊工作平台結構圖

Office System組成

    相對於Office 2000或者XP，Office 2003最大的改變不是在於專業版（包括我們熟知的Word，Excel，Outlook，PowerPoint，Publisher，FrontPage等等）提供的那些產品功能的增強，而是讓這些產品形成一個完整的系統，提供了從前端到背景完整解決方案，這些支援表現在個人工作效率提升、流程管理、提供高效團隊合作及其商務資訊方面。

    圖2是Office 2003 System的產品體繫結構圖，完整的體現了Office System套件在解決各個問題域上提供的產品。

圖2 Office System體繫結構圖

個人工作效率提升

    Office 2003中XML的引入不得不說為一個重要的改變，正是因為如此，異種資料格式之間的交換也成為可能，在這個基礎之上，Word文檔、Excel表格及其投影片等等都能夠通過XML這個媒介自由轉換和整合，也有利於第三方軟體供應商在系統中整合這些Office資訊應用。

    OneNote是2003中新推出的一個子產品，使用OneNote可將您的想法和觀點記錄在電小筆記型電腦中，從而可以方便地檢索它們。例如，使用OneNote可執行以下操作：記錄會議筆記、迅速寫下想法、收集研究材料和記錄演講筆記。同時OneNote也提供了和後台系統如SharePoint之間的無縫整合。

    通過Project和Visio 2003個人使用者可以快速的定製計劃和繪製相關圖形。

流程管理

    通過Visio 2003和SharePoint Portal Server及其Publisher的結合，使用者能夠通過圖形表現的流程來協同工作。

提供高效團隊合作

    通過SharePoint Portal Server(SPS)，Exchange Server，FrontPage 2003，SQL Server，Office Professional Edition提供的組件則能夠一個高效系統辦公環境，在這裡，SPS提供平台層級的容器管理中心，而其他兩個伺服器套件SQL Server和Exchange Server則作為SPS的運行基礎和擴充通訊支援，SQL Server作為資料服務器使得SPS能夠進行企業內部的耙梳搜尋，MyWebSite等等方面的支援，Exchange Server則提供了資訊交換啟動並執行基礎平台。

    我們可以通過FrontPage 2003、Office Professional Edition 2003等等能夠訪問上述的後台服務支援。

商務資訊的支援

    InfoPath的提出則為Office在解決商務應用領域提供了一個可能。通過Windows Server ，我們可以部署Small Business Edition 2003，配合InfoPath強大的異種Data Integration能力豐富的互動介面，我們可以定製出適合自己的商務應用系統。

    下表列出了Office System在應用程式，伺服器，系統服務三個部分中的各個產品內容。

分類	產品	介紹
應用程式 (Program)	Access 2003	資料庫
	Excel 2003	試算表
	FrontPage 2003	網頁製作工具
	InfoPath 2003	表單輸入
	OneNote 2003	日記便簽
	PowerPoint 2003	投影片
	Publisher 2003	出版方案
	Project 2003	專案管理
	Visio 2003	繪圖工具
	Word 2003	文本處理
伺服器 (Server)	Live Communications Server 2003	即時通訊
	Project Server 2003	專案管理伺服器
	SharePoint Portal Server 2003	提供基於內容整合的企業內部資訊應用解決方案
服務 (Service)	Windows SharePoint Service（WSS）	作為Windows Server 2003的一部分提供基於協作主題的文檔和列表格服務
	Information Rights Management Service	資訊版權管理服務
	LCS Service	即時通訊服務

 

 

重要技術介紹

    在Office 2003出現了一些非常實用並且至關重要的技術，正是這些技術的引入使Office System成為一個值得選擇的公司資訊應用平台。

InfoPath

    InfoPath 2003 可以用來建立豐富的動態表單，這些表單可供工作群組和組織用於收集、共用、重用和管理資訊，從而改進整個組織的協作和決策制定。

    1．高效地聯絡到人、訪問資訊和串連業務過程。對 XML 和 Web 服務的支援可協助您從案頭訪問組織的業務系統和過程。您的組織的員工可以更高效地查看商務資訊，從而使他們能夠作出更好的決策，採取更有效措施。

    2．訪問以前在相互不相容的異類系統中捕獲的資訊。通過使用行業標準技術（例如 XML 和 XML Web 服務），InfoPath 提供了一種內建的支援功能 - 即使資訊位於相互不相容的異類系統中，全組織內的員工也能訪問和使用資訊。

    3．減少重複的和低效的資料輸入。InfoPath 支援 XML，可以協助您在整個組織範圍內收集和重用資訊。這可以避免不必要地重複輸入資料，從而可提高工作效率。

    4．更有效地與工作群組成員協作。InfoPath 與 Microsoft Windows SharePoint Services 整合在一起，可以使工作群組使用 Windows SharePoint Services 表單庫來快捷而輕鬆地進行協作。

    5．更靈活、更準確地收集資訊。InfoPath 中便於使用的表單使得收集資訊的過程更簡便、更高效，內建的資料驗證功能提高了您輸入的資料的準確性。重複的節和可選的欄位使得使用者可以在填充表單時動態地自訂表格單（例如擴充或添加節），從而可提供更好的上下文，使資訊更有意義。

SharePoint(WSS & SPS)

    Windows SharePoint Services (WSS) 是一個用來建立能夠實現資訊共用和文檔協作的Web網站的引擎，從而有助於提高個人和團隊的生產力。它是Microsoft Windows Server 2003中所提供的資訊工作者體繫結構的重要組成部分, 為Microsoft Office System和其他的傳統型應用程式提供了附加的功能，並能夠作為應用程式開發的平台。

    SharePoint 網站將檔案儲存體提升到一個新的高度，從隱藏檔到共用資訊。這些網站可以為團隊協作提供社區，使得使用者能夠在文檔、任務、連絡人、事件以及其他資訊上開展協作。它們允許團隊和網站管理者更輕鬆地管理網站內容和活動。這樣的環境旨在實現輕鬆和靈活的部署、管理以及應用程式開發。

圖3

    SharePoint Portal Server（SPS）2003是一個可伸縮的門戶伺服器，串連到整個商務程序中的所有個人、團隊和知識。 SharePoint Portal Server 2003提供了一個安全的企業商務解決方案：

• 通過單點登入和企業應用程式整合功能，將來自不同系統的資訊整合到一個解決方案中。
• 提供靈活的部署和管理工具。
• 實現了個人、團隊和資訊的整合、組織和搜尋，簡化了端到端的協作。
• 通過門戶網站的內容和布局的定製和個人化，以及目標受眾功能，使使用者能夠快速找到相關資訊。

WSS vs SPS

    Windows SharePoint Services 為團隊協作和生產力提供了網站，並且實現了大量智能 空間。 SharePoint Portal Server 2003將這些空間與個人、知識和商務程序串連起來，實現了智能的企業。

    通過使用SharePoint網站為個人、資訊和公司建立門戶網站，SharePoint Portal Server 2003 充分利用了Windows SharePoint Services。雖然這些網站是專門針對SharePoint Portal Server 2003，但他們使用了Windows SharePoint Services 平台所提供的各種技術，例如Web組件和SharePoint文件庫。

    SharePoint 產品和技術提供了具有靈活的部署和管理工具、高度可伸縮的協作解決方案。SharePoint產品和技術還將實現更高層次的價值，提供一個可訪問的、友好部署的、高度可伸縮的平台，用於開發擴充的應用程式。

R&R(資訊檢索)

    資訊檢索服務是可以讓Office 2003中的所有工具使用網路上提供的資訊檢索功能（一種定製的Web服務），因此從根本上說資訊檢索服務就是一種網路服務。這種網路服務同普通的Web服務最大的區別就是它傳遞經過特殊封裝的SOAP資訊，這種格式資訊能夠被Office 2003內建的分析引擎正常識別和顯示,因此具備了豐富的表現介面和互動能力。

Smart Document(智能文檔)

    智能文檔是微軟Word 2003和Excel 2003中新的可程式化特性。開發人員可以建立用可程式化程式碼片段增強了的Word或Excel智能文檔，以輔助使用者建立和修改它們。重複使用模版內容、為如何格式化或完成文檔實現商務規則、通過正式獲批准的過程路由（routing）文檔等等過程，Office智能文檔都可以簡化。

    在Office 2003智能文檔解決方案中有五個主要的部分

    首先，要有Word文檔或Excel模版;

    其次，要有XML大綱定義（XSD）。Word文檔或Excel試算表都使用來自XML大綱的元素作記號，用於覆蓋全部或部分文檔或活頁簿上面的XML資料模型;

    第三，你要有操作處理常式（action handler）DLL，可以在Visual Basic、Visual Basic .NET、Visual C++或Visual C#中開發它;

    第四，要有說明解決方案安裝指令的XML擴充包資訊清單檔;

    最後，要有你希望安裝到本機電腦的解決方案需要的其它檔案（例如GIF或JPEG、HTML或文檔片段）。

基於Office 2003 System的解決方案實現企業解決方案技術實現架構

圖4 Office 2003 System解決方案結構

    4所示，SharePoint Portal Server是Office System公司專屬應用程式的核心平台，它和LCS Server ,Project Server一塊，依賴於Microsoft SQL Server作為資料存放區的平台，構成了公司資訊應用的基礎架構。

    SPS和LCS還有Project Server構成了Office 2003資訊應用的伺服器平台，而這三個伺服器依賴於SQL Server作為資料存放區引擎。

    1． SPS提供了基於內容的整合，通過SPS，我們非常容易的從Web伺服器，Lotus Note資料庫，Exchange檔案夾，LDAP伺服器等等其他資訊提供源擷取企業需要的資料，而所有的內容都能夠以一種最簡單有效方式提供給Office用戶端，如Word，Excel，PowerPoint等等，更為強大的功能體現在能夠將企業各個應用程式無縫整合，從而以一種統一的方式提供給Web用戶端。

    2． LCS則提供了一個及時通訊平台，我們非常容易的使用Windows Messenger作為用戶端通訊工具。

    3． Project Server則提供了基於專案管理的解決方案。

    通過IIS伺服器提供的Web網站則為各種終端使用者提供了基礎的資訊訪問，這個其中包括基於瀏覽器的訪問，還有通過Web Service訪問的用戶端程式，當然還支援Mobile使用者還有其他訪問方式的使用者，比如通過WebDAV還有Remoting技術的各種用戶端。

    用戶端方面，Office 2003 Professional能夠直接存取SPS或者WSS，也同時提供了一個協同工作的機制，包括通過Web Service還有用戶端訪問的SPS或WSS的API。

    除了各個組件提供強大功能，開發人員可以通過Smart Client技術加強用戶端的表現力，使文檔不僅是資料的表現載體，同時是商務邏輯的表現載體，而新引入的R&R技術則能夠將伺服器資源和用戶端的強大表現力整合在一起，從而提供一個通用並高度互動的應用解決方案。

針對使用者情境的具體實現案例假設

    XXX企業是國內從事電子產品交易為主的貿易有限公司，其公司內部有銷售人員近150名，占公司總人數的2/3，業務涉及全國各大主要城市，是國內一個中等大小的貿易公司，其管理和運營方式正處於傳統向自動化過渡階段。銷售人員的收入占公司主要收入的90%，但是該企業的資訊流和物流資訊不夠通暢，因此，如果能解決這個問題，將會很大提高的提升公司的盈利價值。

    現今，造成這個問題主要由於企業內部資訊流通不充分，導致銷售人員不能方便的擷取必要的資訊，資訊的時效性比較差。銷售人員提交的銷售資料、訂單等資訊格式不能完全統一，造成資訊流轉的周期過長，工作量大而且重複。具體分析，可以發現該企業中有如下的一些問題：

    1、銷售人員在提交銷售資訊時，各種資料的輸入格式不一致，他們提交資料的時候會採用各種方式，例如：Word文檔、Excel表格，紙製品的銷售清單等。該企業中為解決這個問題曾經開發了一套銷售管理系統，想為銷售人員提供統一的輸入介面，但是由於系統功能的不完善，沒有能夠在整個企業中廣泛使用。比如說：當銷售人員在企業外部無法串連到公司的財務系統或者處於無法串連網路的情況下，該系統將不可使用，銷售人員不得不把銷售資料單獨記下來，然後，回到公司再把資料輸入到系統中。這些重複性工作，以及資料格式的不統一造成了資訊處理的效率低下，直接影響了公司的資訊流轉暢通性。

    2、企業中各種包含資料的文檔，這其中包含銷售資訊、庫存資訊、員工資訊、產品資訊等等，而這些文檔的資訊儲存在各種介質中，包括：各種紙製品，也有各種類型的電子化文檔格式，Word、Excel、Access等。公司內部有各種類型的資料庫用於儲存資料資訊，而這些資料庫之間的資訊共用和互連做得不好，造成大量的資訊冗餘，並且增加了管理的複雜度和成本。這些資料的管理、查詢、顯示等都無法統一管理，造成對資訊的利用率很低。

    3、企業中有大量的資訊和資料，作為企業中的一員，銷售人員、企業經理甚至企業的進階領導者，經常不能夠及時方便的獲得需要的資訊，由於各種資訊系統無法共用，他們經常需要從各種資料表格、資料文檔，以及複雜的資訊查詢系統中擷取需要的資訊，然後再把它們按照自己的需要組合起來，這造成擷取有效資訊的代價巨大。

    4、該企業中有大量的文檔需要處理，其中關於審批的文檔數量巨大，該企業中的審批次程序還採用傳統的手工模式，處理過程長，而且出現錯誤的機率比較大，經常出現丟失和延誤的現象。而且企業中許多文檔具有固定統一的格式，這些文檔都主要通過手工完成，工作效率比較低。企業的管理者期望能夠採用自動化的處理方式，以提高審批工作的效率和業務流轉的速度，以及各種文檔的流轉速度，但是難度很高。主要由於企業中的文檔無法提供高度的自動化和互動性，而開發單獨的系統對於企業而言，資金、人力和時間的代價又過高。通常，企業的經理、銷售人員在閱讀文檔過程中不僅僅想擷取資訊，他們還同時想做一些操作，能夠反映他們決定和意見，如果能夠在不改變現有工作方式的方式下，完成這一需要將會受到廣大員工的歡迎，會非常大的提高效率，而不必改變現有的工作習慣。

解決方案

1.InfoPath

    銷售人員需要把已經銷售產品的資料歸檔，所以它們可以利用InfoPath來做這件事情。

    此外，銷售人員有些時候還需要對一些比較大的銷售訂單向上級進行申請和彙報，這種情況下亦可以利用InfoPath提交這種帶獲批准的訂單。InfoPath主要用于格式化這些資料，以一種統一的格式儲存到伺服器上，這個過程中可以充分利用InfoPath標單的資料標準化的優勢。

2.SharePoint Server

    關於銷售各種資料都儲存在SPS 伺服器上，同時還可以儲存各種文檔，無論是Word還是InfoPath的相關文檔。

    SPS可以作為企業內部一個門戶網站，員工、銷售人員和經理都可以通過這個網站方便的訪問銷售的相關資訊，同時它可以提供強大的許可權管理，不同的員工的許可權不同，將會看到資訊量不同的資料。

    SPS還可以在銷售人員提交各種銷售訂單和銷售資料表單時，即時地對提交的表單進行資訊挖掘和抓取，我們可以把它看作一個銷售和員工資料的倉庫。比如說，銷售人員提供的銷售保單中，SPS可以即時從中抓取銷售額，銷售數量，庫存等資訊自動在伺服器端產生一個新的資料表，這個資料表可以是各種格式：Word、Excel、InfoPath或者僅僅是一個資料庫中的視圖。

    SPS提供資深經理和有許可權的人進行大額訂單或者其他需要審批的訂單審批功能，這樣通過這個門戶網站，就可以直接完成審批功能，這個過程有完善的許可權控制以保證安全性和不可否認性。

3. R&R Service

    資訊檢索服務可以使用在SPS提供的搜尋介面，直接查詢資料。它可以完成以下功能：

    輸入產品名稱，查詢分類匯總的銷售資料；輸入員工名稱，查詢員工的資訊：郵件，電話等，以及該員工的銷售額等詳細的銷售資訊。

    可以搜尋訂單，查詢訂單的狀態，查詢訂單資料等，總之這方面的應用可以做得還是挺多的。

    資訊檢索服務提供了一些簡單的操作定義，比如按鈕、下拉式清單等控制項的使用，這些都是以資訊檢索為基礎的，其實R&R可以和SmartTag緊密地結合起來，可以用SmartTag定義複雜的操作，比如說發送端資訊，發郵件，以及自動產生資料報表和文檔報告等。

4. 智能文檔

    智能文檔在整個流程中應該屬於末端的一個應用，而且它可以橫跨Word、Excel和Access，所以可以利用智能文檔的功能，從SPS上獲得資料然後自動產生相應的報表，銷售報告以及資料表等。

    智能文檔也可以用於做審批的功能，可以加上簡訊和郵件這樣能提供企業商務程序自動化的功能和情境。

    智能文檔也可以作類似R&R的搜尋功能，然後根據這些搜尋功能來產生需要的報表和報告等。

國內的Office成功應用解決方案

    雖然Office 2003 System真正進入中國還不足一年的時間，一些比較遠見的企業已經開始使用Office 2003 System搭建自身需要的公司專屬應用程式平台，包括專案管理，及時通訊，知識管理，資訊版權管理等等，以下列舉出一些比較成功的解決方案。

專案管理

    XX通訊是一家從事通訊系統裝置研製的公司，他們希望能夠高效利用資源來管理日益增加的工作量，在項目內部以及項目之間評估排程和資源變更而產生的影響；從而能夠向主管及客戶有效地交流溝通資源的需求，掌握項目的期限等資訊。盡量少地引進培訓和時間成本，提高個人和團隊的工作效率。

    根據方案提供者的建議，他們採用了，Microsoft 企業專案管理（EPM）解決方案，使整個組織、各個部門或各個小組之間協調工作，共同高效地管理項目和工作流程。

軟體和服務

Microsoft Office System應用程式

Microsoft Office 2003

Microsoft Project 2003 Professional

案頭作業系統

Windows 2000/XP clients

後台伺服器

Microsoft Windows 2003 Server

Microsoft Project Server 2003

Microsoft Office Sharepoint Portal Server 2003

Microsoft SQL Server 2000（包含OLAP）

    由於EPM解決方案符合XX公司的研發流程，可以非常快速地在企業中部署使用，使項目組建立起了有效進度計劃編寫平台，為計劃流程正常化提供了可能，也使項目組各個角色的分工統籌運作更加合理，協作和溝通變得方便。

知識管理

    YY房產是國內一家地產顧問公司，在公司的工作流程中，往往需要一個工作群組來完成一個項目，或者由幾個工作群組來配合完成一個項目，這些項目通常會包括樓盤的營銷、代理，從而會產生出大量的策劃方案、銷售報告、產品分析、需求報告、客戶回函等電子檔案。這些文檔需要方便地共用和交流，同時也需要得到適當的保護，以免泄露。非常希望能夠通過技術手段來保護企業運營過程中的重要文檔，並且能夠通過一個網路協作平台實現高效率的協同工作。

    在方案提供者的協助下，他們在Microsoft Windows Server 2003作業系統上部署Microsoft Windows Rights Management Service，將其與Windows Server中的活動目錄和Microsoft Office 2003緊密整合，來保護與日常辦公所產生的敏感的Web內容、文檔和電子郵件。通過Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003在企業中搭建企業知識管理平台（KM），使所有的工作都可以基於這個平台來開展。

軟體和服務

Microsoft Office System應用程式

Microsoft Office 2003 專業版

案頭作業系統

Windows 2000/XP With RM用戶端

Microsoft IE 6.0 with RM Add-on

後台伺服器

Microsoft Windows 2003 Server with RMS

Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003

Microsoft SQL Server 2000

    因為做到了重要檔案和資訊可以安全地存在於公司的網路中，所以就可以安全地通過Microsoft SharePoint Portal Server 2003在企業中搭建企業知識管理平台（KM），使所有的工作都可以基於這個平台來開展，包括加班通知、外出登記、圖書資料借閱、業績報告、市場調研、市場分析等等，並且業務主管部門還可以通過知識管理平台來對營銷資料進行深層次的挖掘和分析，以獲得最新的企業運營報告。

結束語

    通過如上的篇幅我們大致介紹了基於Office 2003 System的應用解決方案實現，具體的相關技術可以參看本專題的相關文章。

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