產品管理工作的文件管理

產品管理工作的文件管理

  

我這個人什麼都好，就是有時候說話太隨便，有時候是不得已，例如昨天為了應付沒完成工作的情況，楞又扯出一套管理文檔的說辭，結果是說者無意，聽者有心，結果怎麼樣，自己被套進去了吧，因此各位一定要牢記那句老話“藥不能亂吃，話不能亂說”。

昨晚熬了半宿，才把周揚變形平板的工作指示搞定，本來是打算去看《變形金剛》的，結果電影沒看成，自己累得都快變形了。

雖然這場電影是一個哥們兒請的，不用我掏錢，但是無論我如何解釋說是要晚上加班，這小子就是不信，還一直強調我這裡的加班有其他含義，並且祝福我晚上加班愉快，還說改天我必須要請他的客，人均標準不能低於100。

就算是美國人搶伊拉克的石油也沒這麼黑的，這世界還有天理沒有，我還不能做太多解釋，解釋得越多，越發讓他感覺到他的判斷是正確的，因此，最後我只好以請他吃一頓廉價的海鮮自助餐才把這小子哄進了電影院。

習慣工作的時候掛QQ，倒不是為了邊工作邊聊天，我還沒那一心二用的本事，只是掛著QQ，會讓人有一種不孤獨的感覺，因此，在我眼裡，QQ不是一個聊天工具，而是一個寄託孤寂的虛擬情感平台。

周揚在QQ上跟我打招呼，我沒理他，一方面是不滿，另一方面也確實沒時間，更重要的是怕和他聊起來，我又口無遮攔溜出些什麼，那就不是加半宿班了，而可能是一宿了。

周揚這個表面忠厚，內心狠毒的傢伙，下線的時候還假惺惺地給我留言：祝晚上睡個好覺。

你也不看看幾點了，都快淩晨1點了，睡什麼好覺呀，我可不像你，熬夜加班和去廁所一樣正常。

早上醒來的時候，一睜眼，NND，都快9點了，我算了一下，就算我比劉翔快10倍，也根本不可能按時到達公司，反正遲都遲了，索性不著急了，給周揚發了個簡訊，告訴他我昨晚加班到1點，晚到一會兒，大概10點到。

於是開始不緊不慢起來，就連今天的煎餅都是在攤子前吃完才走的。

當我閑庭信步般進入辦公室的時候，發現周揚一干人等已經坐在會議室裡了，我一看錶，10點5分，周揚還真會計算時間，我說10點到，他就10點準備好開會，行，有當領導的潛質。

不用領導示意，我知道我該做什麼，我走進會議室，麻利地開啟筆記本，環顧如此隆重迎接我的領導和眾同事，鎮定地說：“咱們開始！”

我們四個人是用不上投影的，大家腦袋都往前湊湊就完全可以解決問題了。

“各位同仁，誰能說一下文檔在工作中起到什麼樣的作用？”我拋出的第一個問題就差點讓他們暈倒，這是問題嗎？

果不其然，就連小娟都對我表示出不屑，“不就是用來記錄工作的嗎。”

我一直認為小娟很細心，但是有時候就是想問題太簡單，這次的表現又印證了我的想法，她也不想想，如果真是這麼簡單，我這麼聰明的人會問嗎？嘿嘿，當然了，不排除那些故弄玄虛之輩，但是我阿泡絕不是那樣的人。

“小娟說得沒錯，文檔確實是用來記錄工作的一種載體，但是……”我扭頭看了一眼小娟，小娟的臉開始由晴轉陰，看來小娟是不吃我那一套的，失誤，失誤。

“但是我再補充兩點。”還好，我隨機應變，馬上改變策略，在“但是”之後馬上繼續肯定，產品經理就得有這樣應場而變的技能，也算是溝通的一種技巧吧。

“我再補充兩點，小娟說的是第一點，也是文檔的基本作用，除此之外還有兩個作用：

1）過程推動；2）抽象體現。

所以文檔的核心作用就是：記錄介質、過程推動和抽象體現。

記錄介質大家都知道，我就不多說了，說說文檔的過程推動和抽象體現吧。

過程推動：

產品過程是由不同階段的不同產品項目構成的，而不同產品項目又是由不同的項目構成的，要把這些過程、產品項目和項目有機地結合起來，目前來看，最主要也是最重要的介質就是文檔，有了市場需求文檔才能有產品需求文檔，有了產品上市文檔，才能有產品結項文檔，階段的開始與完成都應該由相關的文檔來推動。

這是因為文檔兼有規範定義與合約的雙重功能，這樣，整個產品管理過程都會由統一規範的文檔推動，而非規範性文檔和口頭協議顯然沒法做到，因此，我們必須要靠文檔，而不是口頭來開展工作。

抽象體現：

如果說上市的產品是形象體現的話，那麼某個產品項目過程中所有的文檔就是產品的抽象體現，為什麼這麼說呢？因為一套完整的產品文檔就能讓一個即使沒有見過實體產品的人也明白產品是什麼，從而能夠通過這套文檔在頭腦中形成一個清晰的產品輪廓。

這就是文檔的三個作用，因此，我一直非常重視文檔的使用，每一個文檔都要儘力做到符合規範，按照標準完成，因為一個具體的產品項目涉及很多的文檔，缺失任何一個文檔都有可能對這個產品項目，乃至是這個產品的長遠發展產生重大的影響，就如同一棟房子，偷工減料或許在短期內看不出後果，但是長期下去必然會出現問題，文檔對於產品來說，就是磚頭、瓦片、鋼筋，缺一個都不行。”

他們都點頭，尤其是小娟，開始充分履行自己的職責，在紙上認真地記錄著。

“那好，我問第二個問題，文檔有類型之分嗎？”

這個問題就顯得我有些弱智了，這不是明擺著嗎，這類問題肯定是要回答“有”的，這種二選一的回答基本都是這種套數。

但是，這類問題也隱藏著一個大的陷阱，就是一旦你回答“有”之後，發問方會立刻追問“那請你說一下”，如果你知道還好，如果不知道就麻煩了。

這種思路也通常會出現在辯論中，屬於變被動為主動的一種常用手法，產品經理有時候因為準備不足，經常會被這類問題搞暈。

當然，我這不是陷阱，只是習慣了這樣開問，因此，我立刻把疑問變為自問，“肯定了，文檔也是有類型之分的，就拿我們產品管理的文檔來說，不同的文檔分屬於不同的類型，這就決定了它們在工作中所扮演的角色是不同的。”

我翻到下一頁PPT，開始介紹文檔的類型之分。

“我把文檔分為三種類型。

流程類：這類文檔在過程中佔大多數，在具體的過程中起推動流程的作用，是順序化的文檔，例如市場需求文檔（MRD）。

控制類：這類文檔不多，但是很重要，其作用就是公司產品戰略的具體體現，從名字也可以看出，這類文檔是對某個產品項目甚至某個產品的發展起方向性和指導性的文檔，例如年度產品計劃。

決策類：這類文檔是‘點文檔’，在項目過程的某個點上起到‘決定性’的作用，這類文檔本身是沒有太多意義的，只是對這個決策點進行記錄，例如產品立項文檔。

其實概括起來，文檔的三種類型就是：承上啟下；控制方向；決策記錄。”

這對於劉宇來說不是很陌生，因為他肯定用過大部分的文檔，但是周揚和小娟就不一定了，因此，要讓他倆完全理解這三種類型的文檔，非得親自走一個產品才行，不過我相信他們還是基本明白了我表達的意思。

“最後，我再說一下文檔的一些規範，這屬於部門制度建設的一部分，以後應該是小娟負責的事情。”我在說的時候，故意看著小娟，這會讓小娟油然而生一種責任感的，果然，小娟聽我這麼一說，立刻又增加了百倍的認真。

“文件管理的規範至少應該包括：

文件範本規範：這個不多說了，但是有一點就是，堅決反對直接用網上下載的模板，可以參考，但不可以照搬，一定要根據企業自身情況編製。

文檔編號規範：其實這包括兩方面的含義，一方面是文檔本身的編號原則，另一方面是文檔內容的編號原則。

文檔存取規範：在這一點上，很多公司做得不是太好，文檔存取過於混亂，很容易造成資料流失。

文檔撰寫規範：每個文檔的作用不同，類型不同，文檔本身的定義也不同，這裡就涉及一個內容展示的要求，如果展開講，要講的就多了，每個文檔都有不同的撰寫標準，抽時間再專門介紹一下。

文檔層級規範：文檔既然有類型，那麼就說明，不同層級的人可以看不同層級的文檔，比方說產品戰略是公司最核心的資訊，這個文檔就一定是最進階的，只有少數人能夠看到全文。”

“那其他人怎麼辦呢？不是需要把產品戰略貫徹到業務團隊中嗎？不讓看，團隊怎麼知道呢？”劉宇果然有經驗，我剛說完這一點，他就拋出了一個很現實的問題。

這是難不倒我的，我看了他一眼，然後說道：“很簡單，完整的產品戰略自然是只有少數人能看到的，但是這種戰略會通過接下來的一系列工作分解給相關的業務部門，而這同樣是需要相關的文檔來繼承和傳遞的，比方說BRD就是從商業角度對產品戰略的說明，而BRD就擴大了閱讀者的範圍。”

劉宇想了一會兒，然後點點頭，示意我他明白了，可以繼續。

我沒立刻繼續，而是停了停，然後對小娟認真地說道：“小娟啊，這些工作可是非常重要的，你可以把自己看成是一個國家管理最高機密檔案的負責人。”

“真有那麼重要嗎？”小娟似乎有點懷疑，但是我感覺她在懷疑中更包含一種自豪。

“真的！不說別的，看看網上遍地都是許多公司的內部文檔，你就知道這個工作有多重要了！”

小娟連連點頭，這一點沒有人能夠否認，文檔到處下載看起來是公司文件管理不嚴格造成的，但實際上說明是這家公司對文檔的不重視造成的。

這也從側面說明了我為什麼一直強調文檔的作用、價值和意義，以及為什麼要求企業要非常重視文檔的管理。

毫無疑問，從大家的表情上可以看出本次會議很成功，大家對我的觀點達成了極高的共識。

嗯，大家滿意，才是真的滿意，昨晚的班沒有白加，在某些時候，精神上的認可要比直接的物質獎勵更有意義。

“各位，還有什麼問題嗎？”有底氣了，問題也有些明知故問的意思了。

“我有一個。”發問的竟然是周揚，真是受不了他，我是聰明人，你也是聰明人，能有什麼問題呢？

“阿泡，你講了那麼多，能不能一句話說一下，我們做那麼多文檔到底為了什嗎？”他竟然問了這樣一個問題。

我心想，周揚，你這可是沒按規矩出牌，沒說有總結性發言這個環節的啊，一下子我還真有點懵，是呀，又是作用，又是類型，又是規範的，那麼，我們花時間做那麼多文檔到底為了什麼呢？

當然，憑藉我腦袋中大容量的記憶體和超過i5CPU的運算速度，在千分之一秒裡我做出了精確的結果：

產品管理文檔，就是產品管理工作流程的唯一線索。

周揚，點頭，微笑。

我，搖頭，擦汗。

好險，幸好我升級了我的大腦配置。

會議結束後，我問周揚：“老大，早上我晚來，公司就沒問什嗎？”

“能不問嗎？”

“你怎麼說的呢？我可是加班啊，你知道呀！”

“加班？填加班申請單了嗎？在公司加班了嗎？誰證明你加班了？幾點離開的？”周揚壞笑著說：“因此，我對郭姐說我也不知道阿泡幹什麼去了。”

我暈厥，“老大，不能這樣呀，我真是加班了，這個你知道的，昨天你還在QQ上和我打招呼了，只不過我沒回而已……”

“哦，原來你看到我打招呼了，那為什麼不說兩句呢？”周揚有些得意，中計了吧，說實話了吧。

我沒有辦法了，只好說：“我知道今天得交活，沒辦法，真的一點時間也沒有呀，再說了，你也肯定沒什麼重要事情……”

“嗯，確實沒什麼重要事情，我只是想告訴你，如果做不完，就不要熬夜做了，今天完成也行。”

徹底暈倒！

 

APAO Say:

文檔是什嗎？

從構成物質上說，或是由0和1組成的電子記錄工具，或是記錄資訊的一張張列印出來的紙張。

但是，從價值體現上說，文檔是產品管理工作流程的唯一線索。

因此，我們要讓整個線索持續而有體系，就必須做好文檔的管理。

阿泡總結了一下，可以分為三個方面的認識：

1．文檔的作用

1）記錄介質；

2）過程推動；

3）抽象體現。

2．文檔的類型

1）流程類；

2）控制類；

3）決策類。

3．文檔的規範

1）文件範本規範；

2）文檔編號規範；

3）文檔存取規範；

4）文檔撰寫規範；

5）文檔層級規範。

文件管理工作其實並不難，關鍵是企業和個人如何來看待文檔在產品管理過程中的地位和作用。

你認為它就是一堆紙或者一堆doc，那麼，你一定不會把它回事，但是，如果你認為它記錄的是你的思想，你的成果，那麼，你就會像珍惜你的產品那樣珍惜它。

 

本文選自《YES!產品經理》一書。

圖書詳細資料:http://blog.csdn.net/broadview2006/article/details/6873929