有效行政時間

 每個星期有168 個小時，其中56 個小時在睡眠中度過，21 個小時在吃飯和休息中度過，剩下的91 個小時則由你來決定做什麼
——每天13 個小時。如何根據你的價值觀和目標行政時間，是一項重要的技巧

    如何制訂一份合理實用的計劃表呢？在制訂時間表以前，請：
    1．把要做的事情全部看一遍
    2．確定每件事情的重要等級
    3．根據重要程度把事情重新排序

    任何有效時間管理系統都包含以下五個步驟：
    1 明確你的價值觀
    2 確定你的目標
    3 對你的目標按優先順序排序
    4 明確你的任務
    5 對任務按優先順序排序

        價值觀是我們想和做的基本原則，它是進行時間安排的最基本的因素。我們有不同的價值標準，它們形成我們個人特性的基礎，也是我們進行時間管理的基礎。大多數時候，我們根據自己的價值觀採取行動，雖然往往沒有意識到這一點。什麼對你而言是最重要的？家庭？工 作？金錢？你首先要明確自己需要的是什麼，然後才能朝那個方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能會到達別的地方。

        有的人喜歡列出詳細的清單，把時間精確地劃分為一小塊一小塊，嚴格地按議程表行動；有的人則相反，喜歡把握整體，形象地思考問題，抗拒“機械的”議程表，傳統的時間管理方法只會使他們感到不舒服。

        不管你偏好使用哪種風格管理你的時間，下面這幾個習慣都會協助你提高時間管理的效率。
        1．積極積級意味著採取主動，而不是坐等別人先行動，然而消極地回應。你採取主動的具體方法，以便能對你的時間有更多控制權。
        2．通盤考慮從你想達到的目標反推出要做的事情，然後詳細計劃。寫下你的目標，然後從目標出發，逐步寫出你需要做的事情。估計每一步所需的時間，然後列出整體計劃。
        3．按順序做事對任務進行分類，捨棄不需要的任務，然後把剩下的任務排序，以便優先處理緊急和重要的任務。
        4．提前準備保持主動的要訣是事先計劃，例如每月制訂一份計劃表，在上面標出重要的日期和繁忙的時間，據此來安排其他的事情。

        許多人討厭議程表，認為它們奪走了自己的自由。按議程表行事的確會降低一定的靈活性，但如果認為議程表把人變成奴隸，那就大錯特錯了。議程表非常重要：它使我們能有計劃地運用時間，以達到自己最終的目的，實現更高層次的自由。

        靈活地執行議程表。一般來說，只將時間的50%計劃好，其餘的50%應當屬於靈活時間，用來應對各種打擾和無法預期的事情。實際執行時，事情總會發生這樣或那樣的變化，使你不得不偏離定好的計劃，如果時間表定得過於精確，反而會失去機動性和實用性。

        每隔一段時間評估一次議程表。每兩個星期，重新審視一遍議程表，看它起了多大作用，是否訂得過高或過低，可以怎樣改進它。然後，進行必要的修改。如果你以前從未好好計划過你的時間，從頭開始會有點困難。不過，時間管理和其他事情一樣，你做得越多，就會做得 越好。關鍵是要堅持大約30 天，以養成逐日行政時間的習慣，並看到它的效果，增強信心。你不需要實施課程中提出的每一種方法，就像在超市中購物一樣，選擇自己喜歡的就可以。你還可以按自己的需要改變、組合某些方法。

        用一整天的時間觀察你自己，儘可能詳細地記錄所做的事情、起止時間、效率和自己的感受。觀察自己使用時間的情況時，一定要找出並記住以下幾點：
1．你通常用哪些方式浪費時間
2．你在什麼情況下效率最高
3．你效率最佳的時間是什麼時候

        要完成某個目標，我們往往反覆地計劃、實施、修訂，形成這樣的迴圈圈：“計劃的迴圈”

        儘可能詳細地描述你當前所處的階段，寫下來，以便隨時提醒自己。這個階段的目標是什嗎？你需要完成哪幾件主要的事情？它們有期限嗎？期限分別是什麼時候？你現在的感受如何？等等。確階段目標後，進一步將其細化，對未來的一年進行規劃。

        進行規劃並不意味著把未來的365 天的排程得滿滿噹噹，而是明確以下問題的答案：
        ! 我希望在這一年過去以後得到什嗎？
        ! 除此以外，這一年中還有哪些事情需要我花費時間？
        ! 我必須做哪些事情？
        ! 這些事情必須在什麼時候完成？
        ! 這一年中有哪幾個關鍵的任務？
        ! 我將怎樣根據這些關鍵任務分配安排時間？
        ! 預計有哪些事情會干擾今年計劃的執行？（如搬家、生小孩。）
        ! 今年的哪一段時期的時間最充裕、壓力最小？我準備怎樣充分利用這段時間？
        ! 今年的哪一段時期的時間最緊張、壓力最大？你準備怎樣應對？

        對這些問題心中有數以後，你就能自如地安排這一年的時間。下一步，我們就該為這一年寫時間規划了。寫的時候，請注意下面幾點：
        1. 首先安排固定項目
        2. 根據你的生物鐘安排時間
        3．把較大的任務分割成易於控制的小塊
        4. 充分利用零碎時間
        5. 為每件事情設定明確的起止時間
        6．留出充分的休息和娛樂時間
        7．留出機動時間，不要把所有的時間都填滿

        訂完計劃後，按下面的標準逐條檢查，修改計劃：
        1．事情是按重要程度和緊急程度依次進行的嗎？
        2．每天應有用於自省和修訂計劃的固定時間。
        3．對於有截止期的任務，是否有足夠的時間在時限內完成？
        4．把用於生活不同方面的時間分別加總，各部分之間應保持平衡。

        下面總結了二十個節省時間的方法，請根據你的需要選用它們：

        1. 對目標、任務、會議等事件分別按優先順序進行排序。
        2. 從優先順序最高的事物著手。
        3. 和拖延做鬥爭，如果事情重要，從現在開始做。
        4. 把大的、艱難的任務細分為小的、容易的部分。
        5. 為自己創造一小時的寧靜，哪怕這需要很強的意志力，或者有時不起作用。
        6. 找到一個隱形地方，書館或閒置辦公室。
        7. 當你有重要的事情要處理時，學會對別人說“不”。
        8. 學會委派別人做事。
        9. 歸納相似的事情，把它們放在一起處理。
        10. 減少例行事務：它們不值得花費過多時間。縮短低價值的事件。拋開沒有價值的信件和文書工作。委派別人完成、減少或延遲優先順序很低的任務。
        11. 避免完美主義。記住80/20 定律。
        12. 避免作出過多確保。對你在有限時間內能完成的工作持現實態度。
        13. 不要把時間表排得滿滿的，為自己留下一定機動時間應付突發事件。
        14. 設定時間限制。例如，做某些決定時，不應超過3 分鐘。
        15. 聚精會神地做手頭的事情。
        16. 處理重要事情時，使用大塊的時間。
        17. 迅速處理困難的事情，等待和拖延不會使它們變容易。
        18. 文書工作爭取只處理一次。
        19. 在行動以前，徹底地思索整件工作。
        20. 第一次就做好。

        效率自評：對完成效率的自我評價，可以用ABC 或123 為標記，如果效率有較大波動，則標出來，如A-B（由高效率變為中等效率），或1-3-2（由高效率變為低效率再變為中等效率）。

        計劃：用百分數表示計劃的完成比例，100%表示完成這段時間應做的事情，50%表示只做完了一半，N/A 表示這件事是計劃以外的事情。
        中斷說明：註明中途中斷的次數、原因、期間。

        如果我們沒有足夠的能力或資訊來完成某項工作，最好把它暫時擱置起來，以等待條件成熟。如果你準備採取某個行動以應付危機，卻感覺很糟，那麼最好也暫停下來，給自己更多的時間以進一步搜集資訊，從多方面加以考慮，說不定會柳暗花明，發現一條新路。

        謀殺時間的兇手
        1．沒有規劃您的一天。
        2．生活失去平衡。
        3．案頭雜亂
        4．睡眠不足。
        5．不吃午飯。

        時間的四個象限

        我們每天所做的事情，可以分類歸入四個象限：
        1． 重要並且緊急：它們是危機任務
        2． 重要但不緊急：它們是新的機遇
        3． 緊急但不重要：它們是日常事務
        4． 既不緊急又不重要：它們是雜亂瑣事

        你覺得人們在哪個象限耗費的時間最多? 答案是第4 象限的雜亂瑣事，因為處理這類事情沒有任何壓力。其次是第3 象限，因為“會響的軲轆有油喝”，這種事情總在吸引人們的注意力。以減少處理1、2 象限的時間為代價，處理3、4 象限的事務，是一種變相的拖延。行政時間時，請確認你把重點放在1、2 象限上。

        # 每天自學1 小時，7 小時一周，365 小時一年，一個人可以像全日制學生一樣學習。3-5 年就可以成為專家。
        # 每周5 天，每天花5 分鐘改進自己的工作，在5 年裡將導致同一個工作被改進1200 餘次。
        # 時間管理當中最有用的詞是"不"。
        # 企業界的人用筆記本記錄下來的事情70%是“不得不做”的。
        # 企業界的人用筆記本記錄下來的事情5%是“不得不做並且想做”的。
        # 做一件事情實際花費的時間往往會比預期的時間要多一倍。
        # 如果你讓自己一天做一件事情，你會花一個整天去做。如果你讓自己一天做兩件事情，你也會完成它。如果你讓自己一天做12 件事情，則會完成7-8 件事。
        # 花1 個小時進行計劃，行動時會節約10 小時。
        # "20/80 規律"。80%的結果來自20%的努力；20%的結果來自80%的努力。
        # 我們能夠記住10%的閱讀資訊，20%的聽覺資訊，30%的視覺資訊；50%的視覺和聽覺資訊，70%的表達資訊，90%的行為資訊。

        現在，我們要找出一些關於我們的時間的數字。請想辦法找出以下數字：
        1． 你每天需要花多少時間睡覺才感到舒適？實際上花多少時間睡覺？
（過多或過少的睡眠都對身體無益。回答第一問需要你對自己的身體有基本瞭解；回答第二問需要對自己的生活有基本瞭解，如果你的睡眠時間很不規律，則取一個平均值。）
        2． 你在一天中的什麼時段精力最充沛、反應最敏銳？
        3． 開始一項工作（如寫作業、寫報告、讀書）時，記錄自己中途中斷了多少次、每次中斷佔用多少時間。結果也許會令你吃驚。
        4． 每天供你自己支配、自己負責的時間有多少個小時？
        5． 你平均每天用多少時間計劃以後的時間安排？
        6． 你每天花多少時間與家人、同事、朋友交流？
        7． 你每天花多少時間保護自己的健康？

        工作日化整為零，每段30分鐘。

        要隨時做議程記錄，單憑記憶不大可靠。

        討論應該簡短，避免沒有結論的提問。

        每天給自己有段安靜的時間。

        記錄你的體力、腦力出現高峰的時間，瞭解它們能持續多久。

        用彩色筆標示出任務的不同重要性。

        工作按時完成後，應該自我獎勵。

        要保證你每天至少辦了一件令你愉快的事。

        定期查閱你的存檔，把不再需要的檔案丟掉。

        定期留出一點時間來追求業餘愛好，和享受休閑放鬆的樂趣。

        志在每天嘗試新東西。

        墨非定律：( 1 ) 凡是可能出錯的都會出錯； ( 2 ) 每次出錯的時候， 總是在最不可能出錯的地方； ( 3 )不論您估算多少時間，計劃的完成都會超出期限； ( 4 )不論您估算多少的開銷，計劃的花費都會超出預算； ( 5 )您做任何事情之前，都必須先做一些準備的工作。

        崔西定律：( 1 )任何工作的困難度與其執行步驟的數目平方成正比：例如完成一件工作有3個執行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個執行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程；( 2 )簡化工作是所有成功主管的共同特質，工作愈簡化，愈不會出問題。

        目標設定的步驟：
        （1）寫下目標：通常用想的還是不夠，一定要寫下您的目標，才能加深印象，進入我們的潛意識；（2）設定優先順序：目標可能有很多，一定要排定其優先順序；（3）擬定計劃：依據目標之優先順序擬定計劃；（4）對計劃設定優先等級和先後順序；（5）排定時程表；（ 6）確實做、馬上做。

        策略性的目標設定：
    （1）您需要有六個月、一年、三年、五年、十年以及一生的目標：甚至於想好將來自己的墓碑上要刻那些字，這是一生的目標；（2）除掉障礙；（3）尋求合作；（4）充實知識；（5）決定關鍵步驟；（6）人類因夢想而偉大：作偉大的夢、並使它們實現；（7）每 天早上重寫一遍您的目標 ，每天晚上審查這些目標：每天如此做，這樣才會進到我們的潛意識。

        設定優先次序，可將事情區分為五類：A = 必須做的事情；B = 應該做的事情；C = 量力而為的事情；D =可以委託別人去做的事情；E =應該刪除的工作。最好大部份的時間都在做A類及B類的事。

        提高生產力
    （1）一般人只用50%的能力工作；一分耕耘一分收穫，牢記播種與收割定律；（2）養成環境及案頭整潔的習慣；專註工作的焦點，專心工作；（3）用一整段的時間工作，找出至少30分鐘或1小時不會被打擾的時間，來做重要的事；（4）要有堅忍的毅力，一氣呵 成；一次處理完成，才不會浪費時間；（5）工作中斷時，要有“ 回去工作 ”的驅動力；（6）要有完成工作、結束工作的強制力：不要每件事都只作一半而無結果；（7）維持高生產力的肢體語言：坐正挺胸，做出很有精神的樣子，如此生產力自然會提高；（8）集中能力於自己的優點上，發揮自己的專長；（9）設定完成工作的期限；（10 ）達成對別人的承諾。

        克服拖延的習慣
        ( 1 )要有良好的組織；( 2 )由重要的事情開始著手工作；( 3 )建立一個報酬時間表；( 4 )培養緊急的意識；( 5 )以快節奏工作；( 6 )一旦開始，不要停止；( 7 )訂出一段特定的時間工作；( 8 )從最糟的事情開始；( 9 )詳細的計劃；( 10 )不可找借口；( 11)設定截止期限。