ERP上線準備 — 培訓篇

鐵打的營盤流水的兵。春節假期過後，很多企業不可避免地人員流動、結構調整，企業ERP關鍵使用者流失的利害，再加上對新員工培訓還不到位，故不少企業ERP上線一段時間後，不但使用效果沒有提升，反而走上了下坡路。在這篇文章中，筆者就談談企業該如何做好使用者的後續培訓，讓ERP能夠走上坡路，實現關鍵使用者離職，但是ERP系統積累下來的經驗並不是流失。

    一、關鍵使用者流失對EPP系統的致命影響

    ERP就好像是一輛消防車。要開好這輛車，還需要有經驗的駕駛員。如果企業有經驗的駕駛員離職了，此時這兩消防車就可能會罷工。如果企業臨時招募一名駕駛員，也會因為新的駕駛員經驗不足開不好消防車，從而影響救火的效率。ERP系統也是如此。筆者有不少的客戶，關鍵使用者流失的相當厲害。ERP系統上線兩年後筆者再去回訪客戶，見到的都是老面孔。在這種情況下，ERP系統怎麼樣才能夠走良性迴圈的道路呢？

    筆者認為，項目組長需要充分認識到企業關鍵使用者流失對ERP系統的負面影響。只有建立正確的態度之後，才能夠在後續的工作中採取對應的措施來消除這種不利的影響。如項目組長可以為每個崗位多培養一些關鍵使用者。如此的話，即使有一個關鍵使用者離職，但是仍然有人可以代替其執行職責，等等。項目組長要有這種未雨綢繆的正確態度。很多企業正是由於沒有準備，才導致關鍵使用者離職後無人可替。最後沒辦法只好沖忙拉個新人進行培訓。可想而知，此時的效果會有多差。

    二、員工通過培訓取得上崗認證才可賦予相關許可權

    企業應該定期對新老員工進行ERP理念與系統操作的培訓。雖然有不少的企業做到了這一點，不過有時候培訓往往流於形式。項目組長在台上講了幾個小時，員工就可能在下面睡覺。下課後什麼內容都忘了。這主要是企業缺乏必要的考核機制。

    在此筆者要給大家介紹一種上崗證的培訓理念。其實原理很簡單。培訓過後，需要對使用者進行考核，如書面測試或者面試。只有通過考核之後，才能夠給其一張上崗證。只有獲得上崗證的員工，才能夠在ERP系統中進行相關的操作。如果沒有通過的話，那麼就需要重複進行培訓、考核，直到通過為止。具體的說，在執行上崗證制度時，需要注意如下幾個方面的內容。

    一是要做到將上崗證與企業員工管理制度進行結合。如企業招募新員工，一般都會有三個月的試用期。只有試用期合格之後，才能夠轉為正式員工。此時可以將這個ERP培訓的考核與試用期員工考核的標準掛鈎起來。也就是說，如果在試用期內，新員工不能夠取得相關的上崗認證，那麼就試用不合格。在這種剛性的要求下，員工才會認真的去學習。

    二是需要注意，培訓可以通過員工自主培訓的資訊展開。如項目組長可以將相關的培訓內容製作成視頻，放在企業的網路上。然後給每個使用者一個帳號，要求其每個季度必須完成一定的培訓課時。然後再進行考核。這就好像現在靠駕駛執照，必須要滿足一定的課時之後才能夠參加考試。這可以提高系統培訓的效果。同時可以降低企業培訓的成本。

    三是員工的考核要側重於系統的操作。通常情況下，員工的考核可能會採取書面測試的方法。不過筆者這裡並不建議。筆者認為，應該更加的側重於系統的操作。如在考核時，可以讓使用者獨立的完成一些作業的操作，如採購訂單變更、未結案採購訂單的查詢等等操作。畢竟在後續的使用中，是以操作為主。

    三、培訓過程中要包含以前操作中的失誤

    失敗是成功之母。其實這句話不一定準確。如果失敗了，沒有總結，那麼下次還是會失敗。只有失敗後進行了相關的總結，並採取對應的措施，預防下次再犯同類的錯誤。在這種情況下，失敗才是成功之母。在ERP培訓過程中，也需要落實這個理念。

    首先，對於前期操作過程中出現的錯誤，系統管理員應該進行不斷的總結，並利用書面的形式記錄下來。如果可以通過系統設定來避免以後犯類似的錯誤，那麼也要講這個解決措施記錄下來。我們不希望，在同一個地方摔倒兩次。這裡各位不要嫌麻煩。只要在日常操作中，出現了異常的狀況，都要進行一一的記錄。如在下採購訂單時，由於某個產品的採購量比較大，使用者考慮到交期問題，會將產品下給兩個不同的供應商。此時可能會出現兩個問題。一是不同的供應商產品，在外觀上可能會出現一些色差。這些色差客戶是否能夠容忍？二是如何將兩張採購訂單同時對應到一個採購計劃？如果一不小心，企業就會在這裡載跟鬥。只要一次出現了狀況，就要將相關的內容（包括問題出現的背景、錯誤的操作、導致的後果以及後續的預防措施）等等記錄在案。

    其次，在培訓時，這些內容就成為了很好的反面教材。特別是對於新員工來講，每次對他們進行培訓時，都需要將這些相關的內容過一遍。這可以很好的防止企業在同一個地方不同的交學費。不僅在培訓時，在後續考核時，也應該圍繞這些問題點進行展開。其實我們的目的很明確。使用者以前在ERP系統操作過程中所出現的失誤，不應該再重新犯。而利用這些反面教材，就可以起到這種效果。

    四、培訓在點的基礎上擴充到面

    有些企業的專案系統管理員在培訓時，視野太過於狹窄。如對採購員進行培訓時，只對其培訓採購相關的作業。如此的話，培訓效果不會很理想。這主要是因為ERP系統中的各個作業一環套著一環。採購作業來源於銷售與生產，同時又是收貨、應付等模組的前置作業。採購使用者雖然不需要對系統的所有操作都瞭解，但是應該清楚，如果自己這個環節出現錯誤的話，那麼會對其他使用者產能怎麼樣的不利影響。這也是筆者建議在培訓時要能從點擴充到面的原因。

    如在給一個採購員培訓採購價格變更的相關作業時，要讓採購使用者認識到，如果採購的價格不準確，會對後續的作業產生多大的影響。如財務核算的基本要求是要做到三單一致：採購訂單、發票、入庫單的價格與金額一致。如果採購價格錯誤，那麼就可能導致發票錯誤、導致應付帳款錯誤。在培訓時，要讓使用者明白，如果其工作不到位，影響的不單單是這個點，而是會影響到一個面。

    同時，也要讓使用者認識到，在後續糾正這個錯誤時，可能需要花費成倍的工作量。如在付款時，才發現採購價格有誤。此時就需要作廢應付憑單、作廢發票，然後更改計價數量。在重建應付帳款等等。而不是說只在採購訂單上更改採購單價即可。與採購價格相關的後續作業，都要作廢掉並重新作一遍。如果使用者能夠認識到自己錯誤給他們以及自己可能增加成倍的工作量，那麼使用者在系統操作時，就會謹慎許多。有不少的使用者，在作業系統時馬馬虎虎，有部門原因就是沒有充分認識到這一環扣一環的問題。還以為操作錯誤不會影響到其它人。

 

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