Excel 2010資料有效性操作

 　　Excel強大的製表功能，給我們的工作帶來了方便，但是在表格式資料錄入過程中難免會出錯，一不小心就會錄入一些錯誤的資料，比如重複的社會安全號碼碼，超出範圍的無效資料等。其實，只要合理設定資料有效性規則，就可以避免錯誤。下面咱們通過兩個執行個體，體驗Excel 2010資料有效性的妙用

　　執行個體一：拒絕錄入重複資料

　　社會安全號碼碼、工作證編號等個人ID都是唯一的，不允許重複，如果在Excel錄入重複的ID，就會給資訊管理帶來不便，我們可以通過設定Excel 2010的資料有效性，拒絕錄入重複資料。

　　運行Excel 2010，切換到“資料”功能區，選中需要錄入資料的列(如：A列)，單擊資料有效性按鈕，彈出“資料有效性”視窗。

　　圖1　資料有效性視窗

　　切換到“設定”選項卡，打下“允許”下拉框，選擇“自訂”，在“公式”欄中輸入“=countif(a:a,a1)=1”(不含雙引號，在英文半形狀態下輸入)。

　　圖2　設定資料有效性條件

　　切換到“出錯警告”選項卡，選擇出錯出錯警告資訊的樣式，填寫標題和錯誤資訊，最後單擊“確定”按鈕，完成資料有效性設定。

　　圖3　設定出錯警告資訊

　　這樣，在A列中輸入身份證等資訊，當輸入的資訊重複時，Excel立刻彈出錯誤警告，提示我們輸入有誤。

　　圖4　彈出錯誤警告

　　這時，只要單擊“否”，關閉提示訊息框，重新輸入正確的資料，就可以避免錄入重複的資料。

　　執行個體二：快速揪出無效資料

　　用Excel處理資料，有些資料是有範圍限制的，比如以百分制記分的考試成績必須是0—100之間的某個資料，錄入此範圍之外的資料就是無效資料，如果採用人工審核的方法，要從浩瀚的資料中找到無效資料是件麻煩事，我們可以用Excel 2010的資料有效性，快速揪出表格中的無效資料。

　　用Excel 2010開啟一份需要進行審核的Excel表格，選中需要審核的地區，切換到“資料”功能區，單擊資料有效性按鈕，彈出資料有效性視窗，切換到“設定”選項卡，開啟“允許”下拉框，選擇“小數”，開啟“資料”下拉框，選擇“介於”，最小值設為0，最大值設為100，單擊“確定”按鈕(如圖5)。

　　圖5　設定資料有效性規則

　　設定好資料有效性規則後，單擊“資料”功能區，資料有效性按鈕右側的“▼”，從下拉式功能表中選擇“圈釋無效資料”，表格中所有無效資料被一個紅色的橢圓形圈釋出來，錯誤資料一目瞭然。

　　圖6　圈釋無效資料

　　以上我們通過兩個執行個體講解了Excel 2010資料有效性的妙用。其實，這隻是冰山一角，資料有效性的還有很多其它方面的應用，有待大家在實際使用過程中去發掘。