Excel填充技巧

　　自訂序列

 

　　因為在表格中填入資料時，常有如連續的月份、星期幾、第幾季度，或“甲、乙、丙、丁……”等等，這些資料按一定的順序排列得十分規則，故而Excel中已把它們定義成了一些序列，在我們“自動填滿”時，這些序列就自動地填充到指定的儲存格範圍中。

 

　　如Excel中將一星期中的每一天的名字定義成了一個序列：Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat。當在起始儲存格填有 “Sun”時，則可利用自動填滿功能在預填充地區的儲存格中按順序迴圈填入Sun、Mon、Tue、Wed、Thu、Fri、Sat、 Sun……

 

　　除“星期”序列之外Excel還定義了哪些序列呢？通過菜單“工具/選項…”開啟“選項”對話方塊，選擇“自訂序列”標籤，你就會發現它們。

 

　　其實，你也可以根據自己的需要，建立自己的“自訂序列”，如“部門A、部門B、部門C、部門D……”。方法是：

 

　　1. 用“工具/選項”功能表命令，開啟“選項”對話方塊；

 

　　2. 切換到“自訂序列”標籤，在“自訂序列”列表框中單擊“新序列”，再在“輸入序列”列表框中輸入新的序列，如“部門A、部門B、部門C、部門D……”。每輸完序列中的一項，都要按一次Enter鍵。

 

　　3. 單擊“添加”按鈕，新序列就出現在“自訂序列”列表框中了。

 

　　4. 單擊“確定”按鈕，關閉“選項”對話方塊。

 

　　之後，只要在儲存格輸入序列中的某一項，如“部門A”，則“部門B、部門C、部門D……”等其它項目就可以用自動填滿來輸入了。

 

　　“序列”對話方塊的使用

 

　　在用菜單法進行自動填滿時，開啟過“序列”對話方塊。除用其中的“自動填滿”選項達到前面提到的填充效果外，還可以應用其他選項來填充數字、日期的特殊序列。

 

　　1. 比如，想在一個“列”的地區中填入1、3、5、7……的等差序列。方法是：

 

　　（1）在起始儲存格中輸入數值1；

 

　　（2）選定包括起始儲存格在內的欲以數列填滿的同一列儲存格範圍；

 

　　（3）用“編輯/填充/序列…”開啟“序列”對話方塊；

 

　　（4）在“序列產生在”選項中選擇“列”，在“類型”選項中選擇“等差數列”，“步長”設定為2；

 

　　（5）單擊“確定”，則在選定的地區就填好一個1、3、5、7……的等差序列。

 

　　2. 如果，想填充有關年份遞增的日期序列，如1980-3-15、1982-3-15、1984-3-15、1986-3-15……，方法是：

 

　　（1）在起始儲存格中輸入日期1980-3-15；

 

　　（2）選定包括起始儲存格在內的欲以數列填滿的同一列儲存格範圍；

 

　　（3）用“編輯/填充/序列…”開啟“序列”對話方塊；

 

　　（4）在“序列產生在”選項中選擇“列”，在“類型”選項中選擇“日期”；

 

　　（5）這時“日期單位”選項可用了，選擇“年”；

 

　　（6）“步長”設定為2；

 

　　（7）單擊“確定”，則在選定的地區就填好了一個想要的日期序列。

 

　　用類似的方法，可填充年份遞減的日期序列，還可填充月份、日期遞增（減）的日期序列。 

　　用滑鼠右鍵拖拽“填滿控點”進行填充 　

　

　　前面說過，用滑鼠左鍵拖拽“填滿控點”可以進行自動填滿。其實用滑鼠右鍵拖拽“填滿控點”也可以進行填充，當然填充形式更多樣。方法是，填好起始單 元格資料，用滑鼠指向填滿控點，按下滑鼠右鍵在同一行（或同一列中）進行向左、向右（或向上、向下）拖拽到預定儲存格後，鬆開右鍵，這時會彈出一個快捷菜 單。

 

　　點擊相應菜單，可完成相關操作。如點擊“複製儲存格”，可在滑鼠拖拽的範圍內，用起始儲存格資料複製填充。

　   其它幾個功能表項目

 

　　當滑鼠指向菜單“編輯/填充”時，其子功能表中除有“序列…”外，還有“向下填充”、“向右填充”、“向上填充”和“向左填充”幾個功能表項目。它們的作用都是以複製的形式填充選定的儲存格範圍。

 

　　現舉例來說明“向右填充”的作用，其它功能表項目作用類似。以B2作為起始儲存格，在其中輸入一個日期2004-3-15，再從B2向右選定含有若干個儲存格的地區，用功能表命令“編輯/填充/向右填充”，則所選地區儲存格的資料皆為2004-3-15。

 

　   幾個特別的填充操作

 

　　有幾個特別的填充操作，不妨試試，看看有什麼效果：

 

　　1. 在同列（行）兩相鄰儲存格中，分別輸入兩數值型資料。同時選中它們，並以之為起始點，用滑鼠左鍵拖拽填滿控點向上或下（在行中為向右、向左）拖拽填充，這時也會有等差序列出現。此法對日期型、時間型、含數位字元型和自訂序列中的資料均有產生等差序列的效果。

 

　　2. 在用滑鼠左鍵拖拽填滿控點進行填充時，同時按住鍵盤上的Ctrl鍵。你會發現不同類型的資料會有不同的填充效果，請注意區分。

 

　　——自動填滿

 

　　自動填滿是直接利用現有儲存格資料對其附近的儲存格或儲存格範圍進行資料的智能填充。可以用菜單方式和滑鼠拖拽填滿控點的方式進行。

 

　　1. 菜單方式

 

　　（1）在欲進行自動填滿的起始儲存格鍵入資料，並選中包括起始儲存格在內的儲存格範圍（行或列）。

 

　　（2）用菜單：“編輯/填充/序列…”，彈出“序列”對話方塊。

 

　　（3）欲橫向自動填滿序列，在“序列產生在”欄選中“行”選項；否則選中“列”選項按鈕。

 

　　（4）在“類型”選項中選擇“自動填滿”；

 

　　（5）單擊“確定”按鈕。

 

　　2. 用滑鼠拖拽填滿控點方式

 

　　滑鼠拖拽填滿控點方式是最簡單方便的自動填滿方式。填滿控點是位於選定儲存格或地區的右下角的小黑塊。

 

　　（1）在起始儲存格中鍵入資料並選中該儲存格。

 

　　（2）將滑鼠指標指向填滿控點（選定地區右下角的黑色小方塊），指標變成黑十字形狀。

 

　　（3）按下滑鼠左鍵向欲填充的方向（列中為上下，行中為左右）拖拽，至滿足需要的地區為止。

 

　　3. 自動填滿小結：

 

　　（1）若起始資料為日期型，則填充的效果是日期按天數遞增或遞減，如2004-3-14、2004-3-15、2004-3-16……；

 

　　（2）若起始資料為時間型，則填充的效果是儲存格的時間型資料按小時數遞增或遞減，如3:34、4:34、5:34……；

 

　　（3）若起始資料為已定義的“自訂序列”中的資料，則填充的效果是按自訂的特殊序列中的順序迴圈填入（有關“自訂序列”後敘）；

 

　　（4）若起始資料為含有阿拉伯數位字元型資料，則填充的效果是字元複製，而其中的數字遞增或遞減，如第1名、第2名、第3名……；如 abc1、abc2、abc3……；再如2df9、2df10、2df11……（註：若含有幾個被分開的數字，則最右邊的數字發生遞增或遞減）；

 

　　（5）若起始資料為數值型、邏輯型或其它不含有數位字元型資料，則填充的效果是複製起始儲存格的資料；