Excel函數應用之文本/日期/時間函數

所謂文本函數，就是可以在公式中處理文字串的函數。例如，可以改變大小寫或確定文字串的長度；可以替換某些字元或者去除某些字元等。而日期和時間函數則可以在公式中分析和處理日期值和時間值。關於這兩類函數的列表參看附表，這裡僅對一些常用的函數做簡要介紹。

一、文本函數

（一）大小寫轉換

LOWER--將一個文字串中的所有大寫字母轉換為小寫字母。

UPPER--將文本轉換成大寫形式。

PROPER--將文字串的首字母及任何非字母字元之後的首字母轉換成大寫。將其餘的字母轉換成小寫。

這三種函數的基本文法形式均為 函數名（text）。樣本說明：

已有字串為：pLease ComE Here! 可以看到由於輸入的不規範，這句話大小寫亂用了。

通過以上三個函數可以將文本轉換顯示樣式，使得文本變得規範。參見圖1

Lower（pLease ComE Here!）= please come here!

upper（pLease ComE Here!）= PLEASE COME HERE!

proper（pLease ComE Here!）= Please Come Here!

　
圖1

（二）取出字串中的部分字元

Excel函數應用回顧

● Excel函數應用之邏輯函數 ● Excel函數應用之數學和三角函數 ● Excel函數應用之函數簡介

您可以使用Mid、Left、Right等函數從長字串內擷取一部分字元。具體文法格式為

LEFT函數：LEFT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字元的文本串。Num_chars指定要由 LEFT 所提取的字元數。

MID函數：MID(text,start_num,num_chars)其中Text是包含要提取字元的文本串。Start_num是文本中要提取的第一個字元的位置。

RIGHT函數：RIGHT(text,num_chars)其中Text是包含要提取字元的文本串。Num_chars指定希望 RIGHT 提取的字元數。

比如，從字串"This is an apple."分別取出字元"This"、"apple"、"is"的具體函數寫法為。

LEFT("This is an apple",4)=This

RIGHT("This is an apple",5)=apple

MID("This is an apple",6,2)=is

　
圖2

（三）去除字串的空白

在字串形態中，空白也是一個有效字元，但是如果字串中出現空白字元時，容易在判斷或對比資料是發生錯誤，在Excel中您可以使用Trim函數清除字串中的空白。

文法形式為：TRIM(text)其中Text為需要清除其中空格的文本。

需要注意的是，Trim函數不會清除單詞之間的單個空格，如果連這部分空格都需清除的話，建議使用替換功能。比如，從字串"My name is Mary"中清除空格的函數寫法為：TRIM("My name is Mary")=My name is Mary 參見圖3

　
圖3

（四）字串的比較

在資料表中經常會比對不同的字串，此時您可以使用EXACT函數來比較兩個字串是否相同。該函數測試兩個字串是否完全相同。如果它們完全相同，則返回 TRUE；否則，返回 FALSE。函數 EXACT 能區分大小寫，但忽略格式上的差異。利用函數 EXACT 可以測試輸入文檔內的文字。文法形式為：EXACT(text1,text2)Text1為待比較的第一個字串。Text2為待比較的第二個字串。舉例說明：參見圖4

EXACT("China","china")=False

　
圖4

二、日期與時間函數

在資料表的處理過程中，日期與時間的函數是相當重要的處理依據。而Excel在這方面也提供了相當豐富的函數供大家使用。

（一）取出當前系統時間/日期資訊

用於取出當前系統時間/日期資訊的函數主要有NOW、TODAY。

文法形式均為 函數名（）。

（二）取得日期/時間的部分欄位值

如果需要單獨的年份、月份、日數或小時的資料時，可以使用HOUR、DAY、MONTH、YEAR函數直接從日期/時間中取出需要的資料。具體樣本參看圖5。

比如，需要返回2001-5-30 12:30 PM的年份、月份、日數及小時數，可以分別採用相應函數實現。

YEAR(E5)=2001

MONTH(E5)=5

DAY(E5)=30

HOUR(E5)=12

　
圖5

此外還有更多有用的日期/時間函數，可以查閱附表。下面我們將以一個具體的樣本來說明Excel的文本函數與日期函數的用途。

三、樣本：做一個美觀簡潔的人事資料分析表

1、 樣本說明

在6所示的某公司人事資料表中，除了編號、員工姓名、社會安全號碼碼以及參加工作時間為手工添入外，其餘各項均為用Function Compute所得。

　
圖6

在此例中我們將詳細說明如何通過函數求出：

（1）自動從社會安全號碼碼中提取出生年月、性別資訊。

（2）自動從參加工作時間中提取工齡資訊。

2、社會安全號碼碼相關知識

在瞭解如何?自動從社會安全號碼碼中提取出生年月、性別資訊之前，首先需要瞭解社會安全號碼碼所代表的含義。我們知道，當今的社會安全號碼碼有15/18位之分。早期簽發的社會安全號碼碼是15位的，現在簽發的身份證由於年份的擴充（由兩位變為四位）和末尾加了效驗碼，就成了18位。這兩種社會安全號碼碼將在相當長的一段時期內共存。兩種社會安全號碼碼的含義如下：

（1）15位的社會安全號碼碼：1~6位為地區代碼，7~8位為出生年份(2位)，9~10位為出生月份，11~12位為出生日期，第13~15位為順序號，並能夠判斷性別，奇數為男，偶數為女。

（2）18位的社會安全號碼碼：1~6位為地區代碼，7~10位為出生年份(4位)，11~12位為出生月份，13~14位為出生日期，第15~17位為順序號，並能夠判斷性別，奇數為男，偶數為女。18位為效驗位。

3、 應用函數

在此例中為了實現資料的自動提取，應用了如下幾個Excel函數。

（1）IF函數：根據邏輯運算式測試的結果，返回相應的值。IF函數允許嵌套。

文法形式為：IF（logical_test, value_if_true,value_if_false）

（2）CONCATENATE：將若干個文字項合并至一個文字項中。

文法形式為：CONCATENATE(text1,text2……)

（3）MID：從文本字串中指定的起始位置起，返回指定長度的字元。

文法形式為：MID(text,start_num,num_chars)

（4）TODAY：返回電腦系統內部的當前日期。

文法形式為：TODAY（）

（5）DATEDIF：計算兩個日期之間的天數、月數或年數。

文法形式為：DATEDIF(start_date,end_date,unit)

（6）VALUE：將代表數位文字串轉換成數字。

文法形式為：VALUE(text)

（7）RIGHT：根據所指定的字元數返迴文本串中最後一個或多個字元。

文法形式為：RIGHT(text,num_chars)

（8）INT：返回實數舍入後的整數值。文法形式為：INT(number)

4、 公式寫法及解釋（以員工Andy為例說明）

說明：為避免公式中過多的嵌套，這裡的社會安全號碼碼限定為15位的。如果您看懂了公式的話，可以進行簡單的修改即可適用於18位的社會安全號碼碼，甚至可適用於15、18兩者並存的情況。

（1）根據社會安全號碼碼求性別

=IF(VALUE(RIGHT(E4,3))/2=INT(VALUE(RIGHT(E4,3))/2),"女","男")

公式解釋：a. RIGHT(E4,3)用於求出社會安全號碼碼中代表性別的數字，實際求得的為代表數位字串

b. VALUE(RIGHT(E4,3)用於將上一步所得的代表數位字串轉換為數字

c. VALUE(RIGHT(E4,3))/2=INT(VALUE(RIGHT(E4,3))/2用於判斷這個社會安全號碼碼是奇數還是偶數，當然你也可以用Mod函數來做出判斷。

d. =IF(VALUE(RIGHT(E4,3))/2=INT(VALUE(RIGHT(E4,3))/2),"女","男")及如果上述公式判斷出這個號碼是偶數時，顯示"女"，否則，這個號碼是奇數的話，則返回"男"。

（2）根據社會安全號碼碼求出生日期

=CONCATENATE("19",MID(E4,7,2),"/",MID(E4,9,2),"/",MID(E4,11,2))

公式解釋：a. MID(E4,7,2)為在社會安全號碼碼中擷取表示年份的數位字串

b. MID(E4,9,2) 為在社會安全號碼碼中擷取表示月份的數位字串

c. MID(E4,11,2) 為在社會安全號碼碼中擷取表示日期的數位字串

d. CONCATENATE("19",MID(E4,7,2),"/",MID(E4,9,2),"/",MID(E4,11,2))目的就是將多個字串合并在一起顯示。

（3）根據參加工作時間求年資（即工齡）

=CONCATENATE(DATEDIF(F4,TODAY(),"y"),"年",DATEDIF(F4,TODAY(),"ym"),"個月")

公式解釋：

a. TODAY()用於求出系統當前的時間

b. DATEDIF(F4,TODAY(),"y")用於計算當前系統時間與參加工作時間相差的年份

c. DATEDIF(F4,TODAY(),"ym")用於計算當前系統時間與參加工作時間相差的月份，忽略日期中的日和年。

d. =CONCATENATE(DATEDIF(F4,TODAY(),"y"),"年",DATEDIF(F4,TODAY(),"ym"),"個月")目的就是將多個字串合并在一起顯示。

5. 其他說明

在這張人事資料表中我們還發現，建立日期：31-05-2001時顯示在同一個儲存格中的。這是如何?的呢？難道是手工添加的嗎？不是，實際上這個日期還是變化的，它顯示的是系統目前時間。這裡是利用函數 TODAY 和函數 TEXT 一起來建立一條資訊，該資訊包含著當前日期並將日期以"dd-mm-yyyy"的格式表示。

具體公式寫法為：="建立日期："&TEXT(TODAY(),"dd-mm-yyyy")

至此，我們對於文本函數、日期與時間函數已經有了大致的瞭解，同時也設想了一些應用領域。相信隨著大家在這方面的不斷研究，會有更廣泛的應用。

附一：文本函數

函數名	函數說明	文法
ASC	將字串中的全形（雙位元組）英文字母更改為半形（單位元組）字元。	ASC(text)
CHAR	返回對應於數字代碼的字元，函數 CHAR 可將其他類型電腦檔案中的代碼轉換為字元。	CHAR(number)
CLEAN	刪除文本中不能列印的字元。對從其他應用程式中輸入的字串使用 CLEAN 函數，將刪除其中含有的當前作業系統無法列印的字元。例如，可以刪除通常出現在資料檔案頭部或尾部、無法列印的低級電腦代碼。	CLEAN(text)
CODE	返迴文字串中第一個字元的數字代碼。返回的代碼對應於電腦當前使用的字元集。	CODE(text)
CONCATENATE	將若干文字串合并到一個文字串中。	CONCATENATE (text1,text2,...)
DOLLAR	依照貨幣格式將小數四捨五入到指定的位元並轉換成文字。	DOLLAR 或 RMB(number,decimals)
EXACT	該函數測試兩個字串是否完全相同。如果它們完全相同，則返回 TRUE；否則，返回 FALSE。函數 EXACT 能區分大小寫，但忽略格式上的差異。利用函數 EXACT 可以測試輸入文檔內的文字。	EXACT(text1,text2)
FIND	FIND 用於尋找其他文本串 (within_text) 內的文本串 (find_text)，並從 within_text 的首字元開始返回 find_text 的起始位置編號。	FIND(find_text,within_text,start_num)
FIXED	按指定的小數位元進行四捨五入，利用句點和逗號，以小數格式對該數設定格式，並以文字串形式返回結果。	FIXED(number,decimals,no_commas)
JIS	將字串中的半形（單位元組）英文字母或片假名更改為全形（雙位元組）字元。	JIS(text)
LEFT	LEFT 基於所指定的字元數返迴文本串中的第一個或前幾個字元。 LEFTB 基於所指定的位元組數返迴文本串中的第一個或前幾個字元。此函數用於雙位元組字元。	LEFT(text,num_chars) LEFTB(text,num_bytes)
LEN	LEN 返迴文本串中的字元數。 LENB 返迴文本串中用於代表字元的位元組數。此函數用於雙位元組字元。	LEN(text) LENB(text)
LOWER	將一個文字串中的所有大寫字母轉換為小寫字母。	LOWER(text)
MID	MID 返迴文本串中從指定位置開始的特定數目的字元，該數目由使用者指定。 MIDB 返迴文本串中從指定位置開始的特定數目的字元，該數目由使用者指定。此函數用於雙位元組字元。	MID(text,start_num,num_chars) MIDB(text,start_num,num_bytes)
PHONETIC	提取文本串中的拼音 (furigana) 字元。	PHONETIC(reference)
PROPER	將文字串的首字母及任何非字母字元之後的首字母轉換成大寫。將其餘的字母轉換成小寫。	PROPER(text)
REPLACE	REPLACE 使用其他文本串並根據所指定的字元數替換某文本串中的部分文本。 REPLACEB 使用其他文本串並根據所指定的字元數替換某文本串中的部分文本。此函數專為雙位元組字元使用。	REPLACE(old_text,start_num,num_chars,new_text) REPLACEB(old_text,start_num,num_bytes,new_text)
REPT	按照給定的次數重複顯示文本。可以通過函數 REPT 來不斷地重複顯示某一文字串，對儲存格進行填充。	REPT(text,number_times)
RIGHT	RIGHT 根據所指定的字元數返迴文本串中最後一個或多個字元。 RIGHTB 根據所指定的字元數返迴文本串中最後一個或多個字元。此函數用於雙位元組字元。	RIGHT(text,num_chars) RIGHTB(text,num_bytes)
SEARCH	SEARCH 返回從 start_num 開始首次找到特定字元或文本串的位置上特定字元的編號。使用 SEARCH 可確定字元或文本串在其他文本串中的位置，這樣就可使用 MID 或 REPLACE 函數更改文本。 SEARCHB 也可在其他文本串 (within_text) 中尋找文本串 (find_text)，並返回 find_text 的起始位置編號。此結果是基於每個字元所使用的位元組數，並從 start_num 開始的。此函數用於雙位元組字元。此外，也可使用 FINDB 在其他文本串中尋找文本串。	SEARCH(find_text,within_text,start_num) SEARCHB(find_text,within_text,start_num)
SUBSTITUTE	在文字串中用 new_text 替代 old_text。如果需要在某一文字串中替換指定的文本，請使用函數 SUBSTITUTE；如果需要在某一文字串中替換指定位置處的任意文本，請使用函數 REPLACE。	SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,instance_num)
T	將數值轉換成文本。	T(value)
TEXT	將一數值轉換為按指定數字格式表示的文本。	TEXT(value,format_text)
TRIM	除了單詞之間的單個空格外，清除文本中所有的空格。在從其他應用程式中擷取帶有不規則空格的文本時，可以使用函數 TRIM。	TRIM(text)
UPPER	將文本轉換成大寫形式。	UPPER(text)
VALUE	將代表數位文字串轉換成數字。	VALUE(text)
WIDECHAR	將單位元組字元轉換為雙位元組字元。	WIDECHAR(text)
YEN	使用 ￥（日圓）貨幣格式將數字轉換成文本，並對指定位置後的數字四捨五入。	YEN(number,decimals)

附二、日期與時間函數

函數名	函數說明	文法
DATE	返回代表特定日期的系列數。	DATE(year,month,day)
DATEDIF	計算兩個日期之間的天數、月數或年數。	DATEDIF(start_date,end_date,unit)
DATEVALUE	函數 DATEVALUE 的主要功能是將以文字表示的日期轉換成一個系列數。	DATEVALUE(date_text)
DAY	返回以系列數表示的某日期的天數，用整數 1 到 31 表示。	DAY(serial_number)
DAYS360	按照一年 360 天的演算法（每個月以 30 天計，一年共計 12 個月），返回兩日期間相差的天數。	DAYS360(start_date,end_date,method)
EDATE	返回指定日期 (start_date) 之前或之後指定月份數的日期系列數。使用函數 EDATE 可以計算與發行日處於一月中同一天的到期日的日期。	EDATE(start_date,months)
EOMONTH	返回 start-date 之前或之後指定月份中最後一天的系列數。用函數 EOMONTH 可計算特定月份中最後一天的時間系列數，用於證券的到期日等計算。	EOMONTH(start_date,months)
HOUR	返回時間值的小時數。即一個介於 0 (12:00 A.M.) 到 23 (11:00 P.M.) 之間的整數。	HOUR(serial_number)
MINUTE	返回時間值中的分鐘。即一個介於 0 到 59 之間的整數。	MINUTE(serial_number)
MONTH	返回以系列數表示的日期中的月份。月份是介於 1（一月）和 12（十二月）之間的整數。	MONTH(serial_number)
NETWORKDAYS	返回參數 start-data 和 end-data 之間完整的工作日數值。工作日不包括周末和專門指定的假期	NETWORKDAYS(start_date,end_date,holidays)
NOW	返回當前日期和時間所對應的系列數。	NOW( )
SECOND	返回時間值的秒數。返回的秒數為 0 至 59 之間的整數。	SECOND(serial_number)
TIME	返回某一特定時間的小數值，函數 TIME 返回的小數值為從 0 到 0.99999999 之間的數值，代表從 0:00:00 (12:00:00 A.M) 到 23:59:59 (11:59:59 P.M) 之間的時間。	TIME(hour,minute,second)
TIMEVALUE	返回由文本串所代表的時間的小數值。該小數值為從 0 到 0.999999999 的數值，代表從 0:00:00 (12:00:00 AM) 到 23:59:59 (11:59:59 PM) 之間的時間。	TIMEVALUE(time_text)
TODAY	返回當前日期的系列數，系列數是 Microsoft Excel 用於日期和時間計算的日期-時間代碼。	TODAY( )
WEEKDAY	返回某日期為星期幾。預設情況下，其值為 1（星期天）到 7（星期六）之間的整數。	WEEKDAY(serial_number,return_type)
WEEKNUM	返回一個數字，該數字代表一年中的第幾周。	WEEKNUM(serial_num,return_type)
WORKDAY	返回某日期（起始日期）之前或之後相隔指定工作日的某一日期的日期值。工作日不包括周末和專門指定的假日。	WORKDAY(start_date,days,holidays)
YEAR	返回某日期的年份。傳回值為 1900 到 9999 之間的整數。	YEAR(serial_number)
YEARFRAC	返回 start_date 和 end_date 之間的天數佔全年天數的百分比。	YEARFRAC(start_date,end_date,basis)