Excel相關資料校正方法

使用Excel來收集資料是經常使用的功能。公司開發了一個固定資產系統，IT部門需要給使用者初始化一些資料。雖然Excel表格的說明已經寫得很清楚並且對使用者進行了培訓。但是使用者在提交這些資料時還是出現了一堆的問題。細看這些問題除了個別使用者對資料列進行增刪之外，很多都是一些很細節的東西，比如日期格式錯誤，百分比的位置應該是填小數卻填整數。

分析了一下除了實施過程中使用者的不可控因素之外，其實還是我們的實施人員在定義Excel時不太瞭解Excel的一些特性，其實Excel也提供了一些有效資料校正的方法。下面就來分享一下。

1. 資料有效性驗證

     資料有效性是最常用的資料驗證手段，如列表、日期、數字、字串長度等。使用辦法是點擊在資料區域的資料有效性，在彈出的對話方塊中選擇允許的資料類型，使用者輸入時的提示資訊，錯誤提示。

這裡特別需要提一下的是使用引用資料的時候如果直接選擇目標表格地區，這樣在分享給別的同事的時候會出現路徑問題。因此需要先在目的地區域裡定義名稱。然後在引用時直接輸入名稱。

雖然資料有交效性驗證對於複製粘貼的操作不能及時反饋，但是可以通過後續的校正操作來提示出錯的地區（圖中圓圈部分表示未通過驗證的部分，包括不可為空的部分）。

2. 條件式格式設定

條件式格式設定是一種即時的反饋手段，使用辦法是在首頁->樣式->條件式格式設定中選擇建立樣式

然後在彈出的格式中配置相應的規則及樣式效果。條件式格式設定對於複製粘貼有效。

3.試算表保護

更嚴格一點的就是試算表保護了，首先在審查選項可以看到試算表相關的選項

點擊允許使用者編輯的地區，建立一個地區及相應的保護密碼（如需要）

建立完地區之後，點擊試算表保護按鈕，選擇允許的操作及相應保護的密碼（如需要）

建立完之後，儲存該文檔，使用者如果不知道密碼的情況是不能操作許可權以外的地區的。

4. VBA保護

對於更高要求的操作來說應該就只剩下VBA了，使用ALT+F11可以開啟VBA編輯器。如所示解決資料校正在複製粘貼中失效的問題。當然有點Bug，而且調試起來也麻煩，適合於調於高手使用者。

 

總結

以上介紹的是Excel在資料校正及保護中的一些技巧。但由於Excel中在使用者電腦中啟動並執行再高明的技巧都不可能解決2B客戶，因此如果技術不行就靠人上。