個人知識管理怎樣做才能更快看到效果？

 

題記：
個人知識管理是“檔案管理”、“資料管理”的升級階段。

 個人知識管理軟體區別於TC等檔案管理軟體的主要特徵有：

1、輔助收集資訊功能：能方便收集來自互連網的資訊、能方便整合已有的文檔

2、強大的知識關聯方法：提供多維分類、標籤、關鍵字關聯、多檔案關聯、統計關聯、日期關聯、知識地圖等知識關聯方法

3、輔助學習功能：將“別人的知識”變成“你的知識”，不然要叫“別人的知識管理”，而不是“個人知識管理”了

********如果你要著手開始真正的“個人知識管理”，建議好好閱讀下文*********************

   DIKW體系是個人知識管理的核心思想，不明白DIKW、知識、個人知識、個人知識管理、個人知識管理軟體工具等概念，是很難從“個人知識管理”的過程中快速收益的。

   比個人知識管理更重要的是“搜尋引擎的使用能力”和“思維導圖”，所以上述的概念不會在此重述。關於“搜商”、“思維導圖”和個人知識管理的關係，可以參考此文：提高個人競爭力的三件法寶

   通過Google或百度等找到上述的“資料”後，還只是浪費了搜尋資料的時間；將這些資料轉化為“你的”知識才是重點，知識的積累過程，才能增長“你的”智慧。這樣，除了天賦之外，加上後天的智慧，你才有可能“創新”，而不是機械式地解決問題。

  能否創造性地解決問題？更輕鬆地解決問題？甚至在問題發生前發現它、避免問題產生？就需要閱讀大量相關的資料。有了互連網，現在擷取大量的資料，已經不是難事。難的是：

  1、在什麼時候收集什麼樣的資料？
  2、如何快速收集和管理所收集的資料？
  3、資料如何變成“你的”知識？

第一個問題：在什麼時候收集什麼樣的資料？

  對學生來講，收集那些有助於考試及格的資料為第一要務；對於職場人士來講，則應從“生涯規劃”和當前的工作需要的角度來考慮此問題。具體可以看：《向特定領域的專家精進》一文。
  在市場經濟中分工越來越細，在特定領域的長期深入，越有助於更快取得成績。就應該收集這方面的資料。
  另一方面，隨著學習的深入，認知的變化，收集什麼樣的資料，也會不斷髮生變化；但應保持大方向不變；除非改變了方向。

 

第二個問題：如何快速收集和管理所收集的資料？

  1、要考慮如何儲存資料的問題？

   不同儲存資料的方式，決定了資料如何利用的問題，也基本上決定的收集方法。
市場上多數的軟體以“網頁格式”儲存資料的為多，優點是通用性以高，不依賴於特定軟體，即可開啟閱讀等。而以“Word格式”儲存，會依賴於Word軟體，優點是編輯功能強大，編輯效率高；在沒有專業的協助工具輔助下，將網頁儲存為Word文檔還是比較麻煩。

  2、要考慮選用什麼輔助軟體工具？
 
  對於儲存為“網頁格式”方面，網文快捕、網博士、PKM2等均很優秀；對於儲存為“Word格式”方面，針式PKM很不錯。有了這些軟體工具的輔助，可以只關注資料本身，節約大量複製粘貼、檔案名稱、儲存檔案夾選擇等操作的時間浪費。
 
  3、如何歸類？

  及時將資料按某一個主題歸類關聯，這樣以後要用的時候就能方便擷取相關的資料。
  歸類的方法很多，常見的有“多維分類”、標籤、關鍵字關聯、多檔案關聯、統計關聯、日期關聯、知識地圖等。這些方法，和具體的知識管理工具相關，就不一一介紹。

   a  “多維分類”：即一個文檔可以在多個分類中找到它，而它只儲存一份。這樣做的主要目的是，有多種方法可以找到此文檔；達到此路不能，還有其它路走等。針式PKM支援上述除“知識地圖”外的所有關聯方法，WIZ主要支援了單一分類、標籤等關聯方法。

  b.“多檔案關聯”：即多個檔案放在一個介面，可以快速切換閱讀。如:

  

   希望更多的個人知識管理軟體，創新出更多的知識關聯方法；更需要使用者理解各個歸類方法、和當前所使用的軟體工具支援的方法和具體如何操作，才能真正發揮出軟體工具的用途。

第三個問題：資料如何變成“你的”知識？

   1、第一步：整理

    對於零亂無序、自己不瞭解的文檔的管理，是“管理資料”；這些資料很難被自己快速擷取使用，較難看到學習效果。

    所以，收集完資料後的第一個步驟就是“再次閱讀”，刪除對自己無用的內容、格式化為適合自己閱讀的格式、歸類到適當的分類；

    第二個步驟是“細讀”，進行重點標註、寫總結；對於結構化不好的文章，進行結構化(即內容的章節化歸化)。這樣，對此文章的價值就有些底了，對於感覺價值不大的，可以立即刪除等，記住了一些相關的關鍵字。這樣，基本於已經讓自己前進到“知識管理”階段了；看到標題就大概知道此文檔有哪些內容，能用關鍵字等再次快速定位它。

   記住! 當你收集的資料，不會在一、兩天內再次閱讀，請不要收集。說明它對你沒有大多的價值；就不要浪費這個收集的時間了。
   記住! 一篇有價值的文章，總是有幾個有用的關鍵字，總是能解決自己可能遇到的問題。否則，請刪除它，不要浪費你看到它影響你的注意力產生的時間。

  2、第二步：學習

   最簡單的學習方法是：反覆閱讀，再進一點是使用“遺忘曲線”，再好一些使用“問答學習”。

   a. 反覆閱讀基本不需要工具輔助，但針式PKM提供的“閱讀次數”、“最近閱讀日期”、“閱讀日期視圖”，有助於更好的管理閱讀。
   b. 遺忘曲線是對盲目地反覆閱讀的改進，有規律地去閱讀某一篇文章。針式PKM在“統計視圖”直接提供“遺忘曲線”支援
   c. 問答學習，即將自己認為要掌握的重點內容，以問答的方式來歸納；通過軟體的輔助，來克服自己學習的懶性，使學習更有目標性和更容易看出效果。學習輔助方面，針式PKM在同類中，是做得較有前瞻性，但功能還是比較粗糙；會朝這個大方向前進。更希望國內的同類軟體，也朝這個大方向來做，讓大家更容易從“個人知識管理”中看到好處和受益。

 

   從上述不難看出，個人知識管理離不開適當的軟體工具輔助才能減少浪費時間和更快見到效果。針式PKM、PKM2、Wiz、網文快捕、網博士等簡體中文類軟體，在這些方面做了不少的嘗試。目前，針式PKM已經實現了上述的大部分功能，未來針式PKM將繼續朝“個人知識管理平台，管理所有類型文檔”的大方向前進，協助使用者方便將不同類型的文檔通過軟體的輔助學習來轉化為“個人知識”等。