知識管理ABC

最近在學習知識管理的東西。看到這個比較客觀一點的文章就轉過來參考一下。

楊飛雲 編譯

  發現什麼是知識管理以及它如何協助你的公司在競爭中取勝

一、知識管理的簡介

 

不幸的是，目前知識管理還沒有一個被大家廣泛接受的定義，就如同當初知識是有什麼構成的一樣沒有統一意見。由於這個原因，我們最好從廣義來理解知識管理。簡單概括來說，知識管理就是利用組織智力或知識資產創造價值的過程。最普遍的是，在公司的僱員、部門、甚至與其他公司一起努力設計最好方案過程中創造和共用知識價值。值得注意的是這個定義中沒有說到技術，雖然知識管理經常需要IT技術協助，但是知識管理本身不是一門技術。

高爾夫球童可以看作一個知識工作者的簡單例子。好球童不應該只會背球棒和撿球，當高爾夫球者諮詢時，一個好的球童將會給他提供一些建議，如“由於風的存在使得第九個洞比實際長15碼”。一天工作完成後，準確的建議可能使得球童獲得更多的小費。在另一方面，從球童建議中獲得利益的高爾夫球者更有可能下次再到這裡打球。如果一個好球童願意把他知道的知識同其他球童分享的話，那麼最終他們將獲得更多的小費。知識管理如何運做使得這種情況發生呢？球童的主人可能會做出決定，由於分享他們的小費，給他們提供流行商品的信用作為給他們的獎勵。一旦這個最好的建議收集起來，球場的經理將把這資訊彙集在筆記本上，並且把他們發給所有的球童。一個設計良好的知識管理計劃最終結果使得每個人都贏。這個例子中，球童獲得更多的小費和可以買更多的商品；高爾夫球者由於他們從球童集體經驗中得到技術會打得更好；而球場的主人也獲利，因為較好的得分帶來更多的回頭客。

 

二、智力或知識資產的構成

 

並不是所有的資訊都是有價值的。因此，由公司自己來決定什麼樣的資訊才是智力和知識資產。然而，一般來講，智力和知識資產可以分成兩類：顯性知識和隱性知識。如專利、商標、商業計劃、市場研究和客戶名單這些都是顯性知識。根據實踐經驗來看，顯性知識能通過電腦進行整理、歸檔和儲存。比較難理解的是隱性知識這個概念，know how是儲存在人們的大腦裡。隱性知識固有的挑戰反映為如何辨認、產生、分享和管理它。而一些IT技術，如電子郵件、軟體包、即時資訊和相關技術能夠協助傳播隱性知識，但是識別隱性知識是大部分公司的一個主要障礙。

 

三、知識管理給公司帶來的好處

 

知識管理的一些好處與公司所掌握的知識有直接聯絡，然而其他好處更難量化。在當今資訊驅動經濟時代，公司抓住最有利的時機，並且最終從知識資產而不是有形資產中獲得最大利益。為了使公司從知識資產中獲得最大利益，知識管理的從業者認為知識必須被分享並且作為合作基礎。然而更好的合作其本身並沒有完成，沒有一個良好的商業環境，知識管理充其量是無意義的，更壞的情況可能還有害。因此，一個有效知識管理計劃應該協助公司做到以下一個或幾個方面：

鼓勵思想自由，培育創新精神。

通過減少反應時來提高為客戶服務的水平。

通過快速向市場提供產品和服務來提供收入。

通過認識僱員知識的價值並給他們相應的報酬，從而提高僱員留職率。

採用流水線的操作，並且通過減少多餘或不必要環節來降低成本

 

這些是最常見的例子。一個有創造性的知識管理在任何實際商業運作中都能夠提高效率和生產率，以及增加收入。

 

四、知識管理的挑戰

 

1、使僱員與時俱進

知識管理一些問題的發生通常由於公司忽略了人文文化。在一個個人知識受到重視並獲得報酬的環境裡，建立一個能識別隱性知識並鼓勵僱員共用的文化是至關重要的。公司需要使知識管理這個概念深入僱員心中，這點不能被低估。畢竟，在許多案例裡要求僱員貢獻他們的知識和經驗，就是這點使得他們的個人價值得到體現。

公司通過建立激勵機制來鼓動僱員參加知識管理。然而，這裡有一種危險情況存在，就是僱員只顧著參加知識管理為了獲得利益，而不考慮他們所貢獻資訊的品質和相關性。最好的知識管理應該對僱員儘可能透明。理想的情況是，僱員基於自身的利益自願加入知識管理。如果知識管理不能使僱員的生活水平提高的話，那麼這知識管理是失敗的。

 

2、技術主宰知識管理

知識管理不是一個技術概念。不要上那些軟體販子的當，他們往往宣稱他們的軟體包括所有知識管理的解決辦法。那些公司希望利用集中化的資料庫系統、電子資訊版、網路或其他協助工具來建立一個知識管理計劃的，往往是在浪費他們的時間和金錢。雖然技術可以支援知識管理，但它不是一個知識管理計劃的起點。知識管理方案是以誰（人們）、什麼（知識）和為什麼（商業目標）為基礎，而辦法（技術）是放在最後的。

 

3、沒有一個具體的商業目標

一個知識管理方案不應該脫離商業目標。雖然共用最好的方案是一個值得稱讚的想法，但是這裡必須要有一個潛在的原因使得他們這樣做。沒有一個共同固定的商業案例，知識管理是一個無效的實踐。

 

4、知識管理不是靜態

像許多有形資產一樣，知識的價值會隨著時間貶值。由於知識很快變得過時，因而知識管理方案中的內容要隨時更新、修改和刪除。更重要的是，在任何時候相關知識發生變化了，僱員技術也要發生相應的變化。可以說，知識管理方案是沒有終點的。像產品發展、市場營銷和研究開發一樣，知識管理是一個不斷進化的商業計劃。

 

5、不是所有的資訊都是知識

一些公司不遺餘力地搜尋過量的資訊。數量並不等同於品質，知識管理也不例外。事實上，一個知識管理方案的關鍵點在於如何從資訊海洋中識別和傳播知識精華。

 

五、知識管理的推動者

 

由於知識管理不是一個技術概念而是一個商業計劃，因而企業知識管理不應該由資訊總監來主管（資訊總監適合領導IT部門的知識管理）。一些公司讓知識總監或其他進階總裁來領導知識管理。而其他公司則讓一些運用知識管理的職能部門發起人來主管。

 

六、知識管理的支援人員

 

知識管理的工具範圍很廣，從標準的、離架e-mail軟體包到一些專門為支援社團建立和認證而設計的精密協助工具。通常來說，這些工具不外乎下面幾種：知識庫、專業知識工具、互連網學習工具、討論和交流技術、同步互動工具和搜尋資料工具。

 

轉自AMTeam.org

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