讓郵件飛一會兒

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某一天，你正在埋頭苦幹，一封郵件嗖地一下發了過來。你開啟一看，原來是開發經理要你去排查一個問題。既然老大都發話了，你能不照辦嗎？於是乎，你極不情願地放下了手上的工作，開啟了另外一個代碼工程。

很多程式員都會有上面的經曆，本來工作得好好的，但郵件一來，自己就被“迫”去做其他事情了。我們對於郵件的態度是“又愛又恨”。在本文中，我們來好好聊一下工作中的郵件。

為什麼要用郵件？

郵件的一個突出的特點就是非即時性。也就是說，郵件發過來的時候，你可以不線上，當自己上線的時候可以閱讀。即使是看到了，你也可以選擇是否回複。與郵件相對的是電話，它要求兩個人必須同時線上，人家問一句，你就要答一句。

在工作中，考慮到大家都有各自的任務在手，如果打電話或當面叫你放下手中的工作去做另外的事情，多少有點不禮貌。這樣，郵件便是一個比較好的選擇。反正我把要做的事情或想說的話發給你了，你有空的時候就給我弄一下，弄好了再回複我。

此外，郵件內容就像一篇文章，“白紙黑字”的可以把想要說的事情描述清楚，且閱讀郵件的人能夠反覆看。很多重要的內容能夠存檔，以後尋找起來也比較的容易。

 

郵件的種類

工作久了，大家就會發現，並不是收到的每一封郵件都值得一讀，也不是收到了郵件馬上就要回複。

按照重要程式，郵件分為：緊急郵件、重要郵件和一般郵件。

(1) 緊急郵件：軟體現場故障、軟體升級過程中遇到的問題、客戶投訴的反饋等均屬於此類。一收到此類郵件，我們就要馬上停下手中的工作，將解決問題放在第一優先順序。

(2) 重要郵件：軟體需求改動、重要軟體模組問題諮詢、軟體測試日報等均屬於此類。此類郵件不必馬上回複，但我們也不能忽略。等手上的任務完成之後，就要給予詳細回複。

(3) 一般郵件：行政平台或部門的通知、某些會議通知、產品宣傳廣告等均屬於此類。對於此類郵件，我們瞭解一下便可。

按照收件者範圍，郵件分為：小組郵件、部門郵件和公司郵件。

(1) 小組郵件：也即收件者和寄件者限制在開發小組內部的郵件。這些郵件主要用於討論某些軟體版本在設計、開發與測試中遇到的問題及相關軟體的安裝、升級等。

(2) 部門郵件：也即收件者和寄件者限制在部門內部的郵件。這些郵件主要用於通知部門活動、群發批評或表彰通知等。

(3) 公司郵件：也即公司相關行政部門發送的、每個員工都能夠收到的郵件。這些郵件主要用於群發公司的一些規章制度、某些產品的宣傳公告、處分或表彰決定、放假通知等。

 

如何回複郵件？

郵件的初衷雖然是不想打擾收件者，但現實的情況卻不是這樣的。很多時候，我們必須要“極不情願”地回覆一些郵件。有同事甚至每天要花好幾個小時在閱讀和回複郵件上，這對工作效率的影響很大。

那麼，我們如何回複郵件呢？我個人的經驗是這樣的：

(1) 在郵箱裡面進行設定，將重要寄件者的郵件標註為特殊的顏色(如紅色)。這樣，當我們開啟郵箱的時候，第一優先順序就是查看特殊顏色的郵件並給予回複。如此也提高了工作的效率。

(2) 不要每收到一封郵件便開啟郵箱看一下，等手上的任務告一段落之後再統一查看前一時段收到的郵件。不要害怕某些非常重要的郵件沒有看到，如果郵件真的有那麼重要，會有人及時提醒你的。比如，如果是一個現場緊急問題的郵件，那麼開發經理就會讓你馬上尋找問題原因。

(3) 某些重要的郵件不要馬上回複，開發經理也許會直接給予回覆。涉及到需求問題、研發進度安排等，一般是由開發人員的上級(即開發經理)負責回複。涉及到程式細節、軟體詳細設計等，才需要開發人員來仔細回複。

(4) 編寫或回覆郵件的時候，要做到語句通順、表意清楚、無錯別字。我看很多人急急忙忙地回覆別人的郵件，但回覆裡面沒有把自己想說的表達清楚，而且有錯別字，讀起來都不通順，還讓人怎麼理解呢？看到這種郵件，別人還會擔心你寫的程式是不是也會有很多錯誤。因此，郵件寫好之後，大家要再檢查、斟酌一下，看自己寫的內容是否正確無誤。

 

總結

工作郵件，看似是一個很小的東西，裡面卻包含了很大的“學問”。總之，我們要把它當作一個服務於工作的、方便溝通交流的工具，而不要讓其成為“累贅”。郵件的編寫和回覆不能任性，要將自己的想法清晰明了地表達出來。

我認為，寫郵件也是一門藝術。你怎麼看？

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