讓Word和Excel表格完成選擇錄入

　　電腦及各類應用軟體從誕生的那一刻起，就確定了為人類減輕勞動負擔的宗旨，但如果操作軟硬體的人不熟悉其功能，減輕負擔的宗旨也就成為空白談。例如，使用Word和Excel製作明細表時需要重複錄入部門、職稱或學曆等內容。此時，不論是逐一錄入還是複製粘貼，都是一項即耗時又費力的工作。如何利用軟體的自身功能從繁重的工作中擺脫出來呢?本篇文章將給你滿意的答案。

　　我們在使用Word和Excel製作表格時，可以為表格製作一個下拉式清單，在遇到需重複錄入的內容時，只要用按一下滑鼠所需的選項，即可輕鬆完成錄入。下面筆者將分別講解Word和Excel下的實現方法。

　　一、Word表格實現選擇錄入

　　例如製作一份明細表，在這個表格中，部門、職稱、學曆和層級等幾項內容是需要重複輸入的，我們利用Word提供的下拉型表單域即可輕鬆實現表格內容的選擇錄入(如圖1)。具體設定步驟如下：

　　(1)首先在Word中根據需要設計好表格，將固定不變的內容輸入到表格中。

　　(2)將滑鼠移到指定位置(例如“職稱”下面的儲存格)，單擊“視圖→工具列→表單”命令，彈出“表單”工具列，單擊“下拉型表單域”按鈕。

　　小提示：儲存格中插入表單域後，會顯示出灰色底紋，在按下“表單域底紋”按鈕時會顯示陰影。該表單域底紋只在螢幕上顯示，用於提醒使用者該域的具體位置，這些效果並不岜淮蠐〕隼礎?

　　(3)雙擊儲存格中的表單域底紋，彈出“下拉型表單域選項”對話方塊。在“下拉項”文字框內輸入需要添加的第一個清單項目，並單擊“添加”按鈕進行添加。依法輸入其餘清單項目，待所有清單項目添加完畢後，可以通過“↑、↓”方向按鈕改變清單項目的排列順序。

　　(4)勾選“啟用下拉式清單”複選框(如圖2)，單擊“確定”按鈕，完成一個儲存格的下拉型表單域的設定。

　　小技巧：可將其餘使用同樣表單域的儲存格全部選中，然後通過複製、粘貼的方法一次性插入。

　　(5)在所有下拉型表單域完成插入之後，單擊“表單”工具列上的鎖狀“保護表單”按鈕(這樣除了含有表單域的儲存格外，表格的其它地方都無法進行修改)，在需要錄入同一內容的任一表單域儲存格上單擊滑鼠，單擊其右側出現的下拉三角表徵圖，從彈出下拉式清單中選擇需要錄入的內容。全部選擇好後，再次單擊“保護表單”按鈕解除鎖定。

　　二、Excel表格實現選擇錄入

　　在Excel表格中使用選擇錄入的好處是，可以對資料精確篩選，避免因錄入錯誤造成資料統計不準確的現象發生。具體設定步驟如下：

　　(1)首先在Excel中設計好所需要的表格，在任意一列中輸入要在下拉式清單中所顯示的內容，然後選定要使用選擇性輸入的地區。

　　(2)單擊“資料→有效性”命令，在彈出的視窗中單擊“設定”選項卡。在“允許”下拉式清單中選擇“序列”;在“來源”框中輸入序列來源的儲存格絕對位址，或者單擊其右側的隱藏表單按鈕，用滑鼠選定要使用下拉式清單中所顯示的內容的儲存格範圍，再次單擊隱藏表單按鈕回到“設定”選項卡。最後單擊“確定”按鈕返回(如圖3)。

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　　(3)用按一下滑鼠地區中的任一儲存格，會在儲存格旁邊出現一個下拉式箭頭，單擊箭頭，會顯示出所有的設定序列，從中單擊所需的項目即可完成錄入。

　　小技巧：對於其它使用下拉式清單的儲存格，可以採用拖動柄複製的方法來實現。

　　現在，有了Word和Excel中實現選擇錄入的方法，工作是不是輕鬆多了?