掌握要領 實現Excel動態連結外部資料庫

　　我們有時需要在Excel中調取其他資料庫的資料，並且希望其他資料庫資料改變時，Excel中調取的資料也隨之動態改變。下面介紹在Excel中通過“建立資料庫查詢”(Microsoft Query)的方法來實現動態連結資料庫。

　　您在Excel中第一次使用“建立資料庫查詢”查詢資料時，如果系統未安裝Microsoft Query，系統會提示您安裝。

　　一、Excel連結vfp資料庫

　　vfp是常用的資料庫，先以此來介紹。假設從px.dbf表中取出相應學校的資料，已知學校的後5位代碼，資料所在欄位為x16，資料值為03行和06行相加，放入Excel單個儲存格中。

　　步驟如下:

　　1、點擊菜單“資料”—“匯入外部資料”—“建立資料庫查詢”，出現“選擇資料來源”對話方塊，選擇“Visual Foxpro Tables*”，按“確定”。如果您對SQL語句不是很熟悉的話，請使用預設的“查詢嚮導”建立。

(圖1)

　　2、在“configure connection”對話方塊中，按“Browse”按鈕選擇表px.dbf所在的路徑，按“ok”鍵。

(圖2)

　　3、在“查詢嚮導—選擇列”對話方塊中，選取查詢結果中的列，要選取的資料在“x16”欄位，所以將可用表“px”中的“x16”列移至“查詢結果中的列”，按“下一步”。

(圖3)

　　4、在“查詢嚮導—篩選資料”對話方塊中，因為此例中設定的條件在欄位學校代碼“xxdm”和行號“bh”，非欄位“x16”，所以點擊“下一步”，暫時不篩選資料。

(圖4)

　　5、在“查詢嚮導—排序次序”對話方塊中，因為此例中所取的是單個資料，所在點擊“下一步”。

(圖5)

　　6、出現“查詢嚮導—完成”對話方塊，因還要對資料進行篩選，所以選擇“在Microsoft Query中查看資料或編輯查詢”，點擊“完成”。

(圖6)

　　7、進入“Microsoft Query”，看到查詢結果x16列出了所有行的資料。

 

　　接下來要通過設定條件來篩選所需的資料。

　　點擊菜單“條件”—“增加條件(A)...”，欄位“bh”,運算子“等於”，指定值為“03”，按“添加”。

(圖7)

　　繼續“添加條件”對話方塊，選擇“或”，欄位“bh”,運算子“等於”，指定值為“06”，按“添加”。

(圖8)

　　繼續“添加條件”對話方塊，選擇“與”，欄位“xxdm”,運算子“等於”，指定值為“11201”，按“添加”後按“關閉”。

(圖9)

　　但是看到符合條件x16為空白，這是因為學校代碼的後五位為“11201”。

　　可以通過“顯示SQL”來直接修改條件陳述式,將SQL語句中px.xxdm="11201"改成right(px.xxdm,5)="11201",按“確定”。

(圖10)

　　也可以在“條件欄位”直接修改。

(圖11)

　　游標放在x16欄位，點擊“迴圈總計”，將查詢出的兩個值相加，當然也可以直接在SQL語句中修改。

(圖12)

　　8、關閉“Microsoft Query”，彈出“匯入資料”對話方塊，選擇“資料的置放位置”，選擇“$B$2”，按“確定”。

(圖13)

　　9、但我們發現顯示了標題列，真正的資料卻顯示到了$B$3，這時我們需要修改$B$2儲存格的“資料區域屬性”。點擊$B$2儲存格，按右鍵 菜單的“資料區域屬性”，彈出“外部資料範圍屬性”視窗，將“資料格式與布局”中“包含欄位名”等前面的對勾去掉，將“資料區域中的行數隨重新整理而更改的方 式”改成“用新資料覆蓋現有儲存格，並清除沒有使用的儲存格內容”，按“確定”。但還是有標題，沒有關係，點擊$B$2儲存格，按右鍵菜單的“重新整理資料” 即可。

(圖14)

　　10、如果px.dbf資料庫有所改變，那麼如何在Excel中重新整理，可以點選連結資料所在儲存格右鍵菜單中的“重新整理”手工重新整理;也可以在“數 據地區屬性”—“重新整理控制項”中選上“開啟活頁簿時，自動重新整理”(見圖14)，從而在每次開啟活頁簿時，在“查詢重新整理”的提示框中按“啟動自動重新整理”按鈕刷 新(見圖15)。

(圖15)

　　11、如果需要編輯查詢，則點擊$B$2儲存格，按右鍵菜單的“查詢編輯”，如果出現“查詢嚮導”無法編輯此查詢的提示，只要按“確定”即可進入“Microsoft Query”。

　　12、$B$3儲存格查詢條件與$B$2相差的只是學校代碼，可以將$B$2儲存格複製到$B$3單位格，再用$B$3的“編輯查詢”來修改，修改一下學校代碼的值即可。

(圖16)

　　二、Excel連結SQL資料庫

　　連結SQL資料庫與連結vpf大致是相同的。這裡介紹的是串連兩表的查詢。

　　點擊菜單“資料”—“匯入外部資料”—“建立資料庫查詢”，出現“選擇資料來源”對話方塊，可直接選取所需連結的SQL資料庫名。

　　如果SQL資料庫有密碼的話，將提示輸入密碼，按“確定”。如果SQL SERVER服務管理員未開啟的話，將出現錯誤提示。

　　如果不使用“查詢嚮導”的話，可直接進入“Microsoft Query”。添加表news和表type，news表中的typeid和type表的typeid建立關聯。在“條件欄位”中選擇欄位名，並在“值”中 輸入條件值，這裡輸入的條件是type表的typeid欄位值為1且news表的topic中含有"小學生"。點擊選擇要輸出的欄位名，這裡選擇的是 type表中的typename欄位和news表的topic欄位。

(圖17)

　　當然，如果您對SQL語句熟悉，也可以直接輸入SQL語句。

　　接下來的步驟請參考一、中的8、至10、。

　　三、與其他資料庫(如access資料等)

　　這裡就不再贅述了，基本思路就是這樣了。小編順便推薦大家看一篇《在Word中插入Access、SQL資料庫資料》