OA專案管理開發需求

OA專案管理系統開發需求描述
（一）項目基本資料管理
（二）項目立項管理
（三）項目進度管理
（四）項目資源管理
（五）項目成本管理
（六）項目合約及回款管理
（七）項目文件管理
（八）項目溝通管理
（九）項目品質及風險控制
 
一、項目基本資料管理
（一）經營目標分解與看板管理
（二）合作單位資訊庫維護
（三）責權關係及管理架構
（四）項目利益相關資訊
 
二、項目立項管理
（一）立項流程
客戶需求描述－項目評估－項目實施計劃－專案計劃評審－項目立項
（二）專案工作資訊維護
（三）明確責權利關係－計獎辦法
（四）項目設計文檔模版
（五）項目檔案建立
 
三、項目資源管理
（一）人力資源
團隊組建－團隊管理－人員內部調動管理－臨時租賃人員管理
（二）人工日核算與考勤管理
（三）工具及車輛管理
分配、維護、回收
 
四、項目進度控制
（一）專案工作分配
（二）項目項目進度監控－甘特圖、裡程碑圖
（三）任務執行結果反饋
 
五、項目成本管理
（一）年度成本控制計劃
（二）年度預算控制
（三）月度預算
（四）報銷管理
 
六、項目合約及回款管理
（一）合約資訊管理
租賃（房屋、辦公室）、勞務、技術服務合約
（二）合約評審
（三）合約變更
（四）發票管理
（五）合約款項管理
支付、回收、結算
 
七、項目文件管理
（一）文件管理流程
（二）設計文檔審核與彙編
（三）自適應頁面的列印模板設計及簽批設定
 
八、項目溝通管理
（一）溝通任務及計劃
（二）溝通平台建設
土建和通訊之間的溝通辦法
（三）溝通結果分享
（四）基于飛信模組的移動資訊接收發布模組（簡訊模組已購買）
 
九、項目品質及風險控制
（一）線上的品質控制流程
（二）風險監控
1、許可權設定
2、防機密資訊傳播設定
 
 
一、項目基本資料管理
（一）經營目標分解與看板管理
（二）合作單位資訊庫維護
（三）責權關係及管理架構
（四）項目利益相關資訊
 
（一）說明經營管理
我公司業務範圍廣，在管理上採用分公司制管理，總公司充分放權。
經營目標設定：
1、總產值目標 （＝各項目工作量×單價）
2、人均產值目標（＝總產值÷總人數；  總人數＝總人工日÷250   ；總人工日＝考勤加總）
3、成本占產值比目標（＝總成本÷總產值×100%）
貫徹辦法：
1、目標分解：總公司－分公司－省級項目部－地市項目部－項目部－員工 逐級分解
2、獎勵政策：管理員按所負責項目的產值計提，設計院按照完成的工作量計獎。
設計員計獎辦法：a、計件式計獎；b、總量分配製計獎、c、工作定額考核制計獎
3、完成目標的保障辦法：
成本控制：年度成本分解、月度成本預算（預警機制）
 
（二）看板管理
作為管理者視圖介面的一部分，即時標示所轄單位目標完成的動態
 
（三）合作單位資訊庫
屬於基礎資料庫建設，實現《客戶需求描述表》等表格自動化
關鍵詞根據相關表格抽取
 
（四）責權關係及管理架構
組織架構圖
 
（五）項目利益
見第一項說明之獎勵政策
 
（六）關於工作量統計的說明
1、目前主要
 
二、項目立項管理
（一）立項流程
客戶需求描述－項目評估－項目實施計劃－專案計劃評審－項目立項
（二）專案工作資訊維護
（三）明確責權利關係－計獎辦法
（四）項目設計文檔模版
（五）項目檔案建立
 
（一）立項流程
見專案管理制度及相關表格附件
 
（二）專案工作資訊維護
1、工作清單及任務編號，相關資訊登入資料庫－需要做維護介面
2、計劃外任務的補登<任務編號添加頁面>，
3、任務的狀態
4、以任務編號為關鍵詞，查閱實施人（可能不止一個）、成本、實施曆史、任務狀態（完成、未完成）、備忘（採用、未採用）等資訊；
5、任務的分類
各工種常見工作任務（基於崗位說明書）應列入資料庫，在任務分配及員工任務彙報中選擇即可，可便於核定。但在應用中需要增加備忘欄以補充說明。
常見工作任務如：
溝通交流類：會議（細分為各類會議）
項目實施類：現場查勘、繪圖、出版等
 
（三）明確責權利關係
在項目立項時明確計獎辦法
 
（四）項目設計文檔模版
技術支撐部或技術部委託專人，落實對每個項目的模版確認，並上傳在項目專區，供全體項目成員借鑒使用
 
（五）項目檔案建立
系統在項目立項後產生項目檔案
項目檔案的內容參考相關制度
 
三、項目資源管理
（一）人力資源
團隊組建－團隊管理－人員內部調動管理－臨時租賃人員管理
（二）人工日核算與考勤管理
（三）工具及車輛管理
分配、維護、回收
此處需要注意，工具的分配可以到項目部，因為無需人手一套
車輛的聯絡安排、資訊登記、費用報銷可以由後勤人員完成
 
（一）人力資源
1、公司人力資源的結構（目標結構）
核心員工 5%
技術骨幹及專案經理 30%
普通技術人員及輔助崗 65%
 
2、“人才庫”
基於組織架構的人才庫
1、工齡的自動統計及其與公積金申請流程的聯動
a、根據制度規定，員工工作滿一年申請公積金
b、崗位不同申請的額度不同
c、工齡增加標準有所調整
d、員工晉陞後，需在調整後的崗位做滿工齡才可以按照該崗位的標準調整
 
2、在人才庫中可以查看員工的各類資訊（實現新頁面與人力資源模組的資料互連）
 
3、調動員工只有進入相應的人才庫，才能在項目中分配
人員的即時調動手續辦理（實現相關調動流程與專案管理系統中資料的互連）
 
（二）人工日與考勤
1、實現方法
a、採用員工考勤登記、直接上級審核的辦法
b、由綜合管理或專案經理登記
2、即時反映在崗狀態（出差、請假、外勤、在崗）
 
 
 
四、項目進度控制
（一）專案工作分配
（二）項目進度監控－甘特圖、裡程碑圖
（三）任務執行結果反饋
 
（一）專案工作分配的流程
1、對於任務編號已經登記在項目資料庫中的情況
項目列表-選擇項目（任務編號）-人才庫（員工編號）-任務分配
2、對於臨時指派的任務
a、甲方<或上級領導>指派給專案經理，或專案經理臨時指派項目中未登記的工作清單：
口頭指派-任務編號維護-任務分配補登（註明任務發派人及其所在單位）
b、甲方指派給設計員
甲方口頭指派給員工-<員工報告給專案經理-專案經理溝通確認>-任務編號維護-任務分配補登。
3、任務派發在系統上以任務單形式出現（自動產生並發送-最好支援手機接收）
4、員工編號、任務編號、及由此產生的文檔編號、費用編號一一對應，不可修改
 
（二）項目進度監控
1、項目的進度一般包含（裡程碑事件）：
前期可行性研究（本單位一般不參與）-一階段設計（查勘-繪圖）-方案審核-預算及文本說明-出版-施工配合
2、管理者視圖中列出所有項目的狀態（不同等級的領導許可權不同）
計劃實施、實施中、已完成（可過濾）
實施中的項目能夠顯示所處的進度
3、每一個項目可以直觀的顯示投入的資源（人力為主-體現為工日）、成本、預期收益、起止時間、負責人、連絡人、合作單位等資訊
從日常管理中（基層專案經理視圖）
1、所負責的項目-我的項目視圖
同樣分已完成、未完成
2、每個項目包含一個工作清單，同樣設定狀態（已完成、未完成、實施中）
從員工視圖
1、設定“我的工作”列表
2、對進行中的任務設定一個彙報介面
3、彙報內容包含
a、查勘資訊（各專業有一個固定格式的表格）
b、任務日誌（此處需要斟酌，包含的要素應有時間、動作、結果）
c、檔案存檔
d、費用登記（要求登記發票編號）-與財務流程或資料庫對接
4、工作交流
專案經理對工作和報銷進行審核、同時對員工的工作進行評價，必要情況下可以寫評語，評價可以用分值或等級表示。
5、對進度滯後的項目的預警
a、設定關鍵時間的完成時間
b、按計劃即將完成的項目和任務的定期提醒（如提前1個月內每周一次）
c、未按計劃完成：採用不同顏色或反白
6、任務的進度指示（百分比或進度條-依工作任務完成比例和關鍵事件設定，舉例：如完成了一階段設計，則可以認為完成了80%的工作量，其中若整個查勘繪圖任務完成了一半，則可以認為整個任務完成了40%）
 
（三）任務執行結果的反饋
1、對員工的工作成果的審核
2、對員工工作績效的獎勵
3、對員工工作表現的評價
4、對報銷的審批與批覆
 
五、項目成本管理
（一）年度成本控制計劃
（二）月度預算
（三）報銷管理
 
（一）年度成本控制計劃
按照經營管理目標進行年度產值及成本預估，根據業務預測，制定每月預算限額
（二）月度預算
按照預算表進行每月預算
1、以項目為單位進行預算，每個項目部包含若干個項目，可以只做一次預算申請，但必須包含所有單個項目的預算，目前使用的工作流程表單設定了4列，如果該項目部多於4個項目，那麼還需要再發起一次申請，很不方便。同時，在所有的會計科目中，可能只有個別科目是有預算的，其他科目的儲存格都是空白，但也要列印出來。
2、每個項目部包含若干個項目，因此存在多重專案共用資源的情況，如共用辦公成本、人力資源成本等，
3、可以考慮共用成本統一預算，在項目部內部再根據產值進行分攤。
4、會計科目較多，目前使用的表單不夠靈活，給排版列印帶來麻煩，需要設計一個列印模版，或者需要表格更智能，一些沒有預算的科目可以不顯示。
（三）報銷管理
1、報銷審核由相關人員按流程進行
2、系統中每日登記的費用與最後報銷的費用可能會有一些差異
3、報銷的資訊需要自動匯總（可以設定不同的關鍵詞進行，如項目、時間、單位、科目、報銷人等）
4、報銷資訊匯入成本，與預算要進行對比分析。
 
六、項目合約及回款管理
（一）合約資訊管理
租賃（房屋、辦公室）、勞務、技術服務合約
（二）合約評審
（三）合約變更
（四）發票管理
（五）合約款項管理
支付、回收、結算
 
（一）合約資訊管理
1、分類
與項目相關的合約有以下幾類：
a、採購類合約：租車、租房、裝置購買等
b、勞務類合約：人才租賃、勞務派遣
c、技術服務合約
2、關於技術服務合約
a、幾個角色
甲方：一般為電訊廠商（移動）
總包方：一般為與電訊廠商直接合作的設計院（如移動設計院）
我方：分包方
b、合作流程
甲方與總包方，均為國營單位，一般甲方與移動院（總包方）在項目完工後才簽署合約，進行結算付款。
分包方可能有多家，按地區或者分專業承接整個項目的一部分業務。
總包方合約簽訂後，會與各分包單位進行“工作量確認”，填寫《工作量確認單》
總包方與我方簽訂《技術服務合約》，
我方根據合約開具發票-總包方根據發票金額付款
c、為方便更全面瞭解，介紹我方與總包方的合作模式
分為幾類
甲、委託制：總包方將項目的拆分後全權委託給我方實施
乙、共同管理：甲方派專案經理參與管理，我方同樣有管理者參與專案管理
丙、人才租用：甲方租用我方人才，任務由甲方分配、考核
人才租用模式雖然目前還不是主要合作形式，但卻是一個發展方向。因此人才庫的功能需要進一步完善。
對於此類員工的管理需要探索新的模式。希望能有好的建議。
 
（二）合約評審
（三）合約變更
以上兩項工作可以採用工作流程簡單實現
（四）發票管理
經過工作量確認資訊的錄入、技術服務合約資訊的錄入，產生發票申請單，由市場部發給財務部。
此功能可以通過工作流程實現
 
（五）合約款項管理
1、不僅包括應收的，還應包含應付的，如房租、押金等
2、加強對押金等應收賬款的管理
3、項目款收回後項目關閉，與預估產值進行對比，對員工的項目獎勵進行結算。
項目獎勵的發放辦法：
對設計員採用按工作量考核的形式，當月發放或年度內發放完畢
對專案經理（管理集體）採用按年計提的方式，第一年按照預估利潤計提總獎勵的50%，分3年發放，項目完成回款後結算。
 
七、項目文件管理
（一）文件管理流程
（二）設計文檔審核與彙編
（三）自適應頁面的列印模板設計及簽批設定
 
（一）文件管理流程
1、檔案建檔與分類
按照部門和職能分為行政類、人力資源類、專案管理類、財務類、技術類、企業文化類、
2、有些文檔可能屬於多個分類
3、專案管理類文檔內的分類：
專案管理會議紀要、設計方案、圖紙、查勘報告等等
4、一般從文檔上傳頁面上傳、並附簡要說明、設定關鍵詞，經審核後入檔。
 
（二）設計文檔審核由審核流程完成，作為品質控制的一部分
1、設計檔案一般尺寸較大，需要線下審核，或列印後審核，但流程還是需要的
2、設計文檔審核後源檔案需要上傳存檔，可能要達到數十MB，給儲存空間和網路帶來很大壓力，如何有效解決
是否可以在各地布置檔案伺服器
（三）列印模板設計及簽章
1、簽章模組未購買
2、重要的統計分析表格需要設計列印模板
 
八、項目溝通管理
（一）溝通任務及計劃
（二）溝通平台建設
（三）溝通結果分享
（四）基于飛信模組的移動資訊接收發布模組（簡訊模組已購買）
 
（一）溝通任務及計劃
1、目前公司業務分散，有6個分公司、數十個項目，在項目實施中，可能需要多個專業相互配合，各個專業之間互不統屬，給協作帶來障礙。
2、公司需要各單位落實既定的溝通任務，如定期召開例會，形成相應的紀要
（二）平台建設
1、開展同一個項目的團隊成員，應該有一個方便的討論平台，便於相互協助
2、不同地區間的同專業技術人員，應該有一個方便的交流平台
3、同地區不同專業的技術人員，有一個相互溝通的平台
所以人員資訊中需要設定所在地、專業，同時人員調動後，能隨之調整
（三）溝通結果分享
設定查勘許可權
（四）基于飛信模組的移動資訊接收發布模組（簡訊模組已購買）
我單位主要為移動設計院服務，大部分員工使用移動手機
 
 
九、項目品質及風險控制
（一）線上的品質控制流程
（二）風險監控
1、許可權設定
2、防機密資訊傳播設定
 
 
（一）線上的品質控制流程
1、每為員工都安裝了cad軟體，是否可以實現通過網頁調用程式進行顯示甚至修改cad檔案的功能
2、目前可以線上顯示pdf檔案，是否可以安裝標註外掛程式
3、如上所述，因為檔案太大，很難線上審核，但要仍要按照流程走審核程式
4、在任務流程上應該有一個申請審核-審核中-審核結果顯示-處理意見的流程
 
（二）風險監控
1、要求進行可以自訂的使用權限設定，尤其是對於客戶資訊、合約資訊、項目資訊、工作清單、人才庫資訊等關鍵資訊
2、是否可以設定文檔的列印、拷貝、截屏許可權。