原創：XXX公司-基於SAP的庫存管理系統解決方案

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XXX公司-基於SAP的庫存管理系統

 

解決方案

 

 

版本：V0.3.0

Excel_Cortan

檔案狀態： [ ] 草稿 [ ] 正式發布 [√] 正在修改	檔案標識：
	目前的版本：	V0.3
	作 者：	Excel_Cortana
	完成日期：	2014-2-7

 

修改履曆

版本	修訂日期	修改內容	作者
V0.0.1	2013-11-9	初稿	Excel_Cortana
V0.0.2	2013-12-13	增加系統	Excel_Cortana

 

 

項目概要

在整個物流配送中心，計劃是神經中樞，控制著整個物流體系的採購、生產、倉儲、門店等核心部門的幾乎所有商務活動。所以採購計劃、生產計劃的準確與否對整個配送中心有至關重要的意義。不準確的計劃將由可能導致出現：庫存擠壓，產品腐爛變質、報廢；門店缺貨、客戶投訴、加急採購、採購成本增加，庫存成本過高，盤虧盤盈太大，員工勞動強度增加，員工滿意度降低等等；

準確計劃的前提是需要有準確的庫存，由於門店臨時補貨、調貨、減貨；生產的隨時領貨；菜品的自然損耗；員工的工作失誤；採購的臨時調價；等等原因都有可能導致我們的收、發、存業務出現問題，最終導致我們的帳、卡、物不一致；

我們希望通過該項目實現以下目標：

• 最佳化改善現有紙質庫存卡上下卡方式，提高員工上下卡的工作效率，效率提高6-7倍；
• 採用試算表的方式，系統自動計算庫存，杜絕庫管手工加減計算庫存的錯誤，完全杜絕；
• 通過庫管調整的門店合單與台賬調整的門店要貨訂單進行自動比對，發現錯誤即使協助台賬尋找原因，有效避免台賬工作失誤導致門店要貨數量修改錯誤；
• 通過每天一張電子庫存卡與SAP系統庫存的卡帳差異清單，及時協助庫管和台賬尋找差異原因，發現問題即使糾正；有效保證卡帳的一致性
• 通過系統自動產生產品出入庫頻次最高的top10，或出入庫金額最大的top10，或出入庫數量最大的top10及隨機產生的10個產品等方式不定時的產生庫存卡抽查清單，由倉儲主管、倉儲經理進行定期或不週期性隨機抽查，來有效保證卡物的一致性；
• 通過每天的卡帳差異及不定時的卡物抽查，及時發現問題及時解決，有效避免月中月底盤點時的盤虧盤盈比率
• 通過每天的卡帳差異及不定時的卡物抽查，及時發現問題及時解決，有效提高Sap系統庫存的準確性
• 所有庫管的出入庫資料全部系統資料庫中，通過有效資料備份手段，資料永不丟失，避免紙質庫存卡由於保管不當，導致重要資料丟失問題；
• 資料全部共用，新廠的計劃、財務，地區助理、老廠的倉儲主管、物流經理不管是在辦公室還是宿舍只要可以上網，都可以隨時瞭解倉儲部庫存卡與SAP系統不一致的單品及差異數量，每次倉儲主管庫存卡抽查的差異結果；及當前的庫存卡上的單品庫存及出入庫明細等
• 電子庫存卡系統可以協助台賬庫管發現SAP庫存與電子庫存哪一天庫存存在差異，並且可以看到是因為什麼原因導致庫存不對，比如是某一張入庫單SAP系統沒有入庫，還是員工餐沒有出庫等；進而協助台賬發現自身在出入庫過程中存在的問題，避免台賬自身錯誤導致的sap系統庫存不準；

項目背景

• 庫存卡的上下卡時間問題。理論上庫存卡應該是物料在碼放到貨位上（入庫）或從貨位上搬離（出庫）時就要在庫存卡上做出和入的動作；
• 庫存卡的填寫效率問題。一個單品，如果當天有門店要貨、有入庫、有加工間領用、有焦作店要貨。需要"看單據、看庫存卡目錄，找到單品，填寫資料"等類似操作需要翻3-4次
• 庫存卡的填寫準確性問題。不管是根莖庫、葉菜庫、凍庫、還是原材料庫，當庫管在發好一個門店的貨之後，需要在合單上及時標記是否已發貨，或實際發貨數量，由於書寫環境問題，填寫的字跡清晰程度不能保證，導致在發完貨後做庫存卡時，當時的填寫的字跡辨識不清楚或錄入錯誤；
• 庫存卡當日結存計算問題：由於當日的結存=昨日結存+今日入庫-今日出庫數量，如果一個單品當天有5家門店要貨，這麼這個計算就是7個數位加減運算結果，如果靠手工用計算機的方式，除了通過多次核對以外，一遍很難保證其準確性；
• 紙質庫存卡很難有效區分庫管對曆史資料的有意修改，當庫管自行盤點發現問題時可能存在有意對曆史資料進行修改，對於由於庫管在上下卡時由於個人原因導致的填寫錯誤在發現後進行修改的，無法區分；不利於尋找盤點差異原因；
• 紙質庫存卡無法或很難及時找到紙質庫存卡與SAP系統賬面庫存的差異，對差異品相進行重點尋找，不能及時發現問題，及時修正
• 在做庫存卡抽查時，只能靠倉儲主管主管判斷進行隨機抽查，無法找到容易出錯的單品進行重點抽查（如出入庫頻次最高的、出入庫金額最大的、出入庫數量最大的）；
• 紙質庫存卡不能做資料共用，由於辦公環境限制，新廠的財務或計劃，如果要查看老廠的庫存，只能到現場庫房中進行查看
• 紙質庫存卡不方便財務對賬，當半月盤或月盤發現差異時，只能翻閱曆史單據進行尋找，且查起來費時費力
• 紙質庫存卡保管不當很容易丟失或損毀，導致重要資料丟失

   

解決方案

通過將紙質庫存卡調整為電子庫存卡，等於給庫管建立一套庫管自用的庫存管理系統，與Sap系統既有區別又有聯絡；

• 如何提高庫存卡的上下卡工作效率及準確性？

解決方案：

A)、對於上下卡工作量最大的門店要貨的資料，採用讓庫管在原始電子合單的基礎上直接對實際發貨數量與門店要貨數量有差異的單品進行修改，無差異則不需處理。如白蘿蔔鄭州一店要貨45kg，庫管實發47kg，鄭州3店要貨30kg，庫管實發30kg，則庫管只要將鄭州1店的45kg修改成47kg，鄭州3店由於一樣，則無需修改；

 

B）、對於入庫及內部領用部分資料，採用讓庫管輸入單品的助記碼的方式，快速錄入。省去查看庫存卡目錄，手工翻到對應的頁的方式。如當天白蘿蔔入庫400kg，則庫管只需在相應頁面，輸入BLB後，白蘿蔔的規格及單位自行關聯後帶出，庫管隨後輸入數量即可。（對於數量的錄入，可以使用EXCEL內建的語音播報功能，輸入數字後，系統自動語音提示輸入數字，減去對於電腦鍵盤不熟悉，輸入後在行確認輸入是否正確的步驟）

• 如何避免手工計算單品結存的人為錯誤？

解決方案：

當庫管把當天的門店要貨合單資料、入庫資料、內部領用資料錄入完畢後，系統自動計算庫存；、

• 如何保證庫存卡與SAP系統帳面庫存的一致性？

解決方案：

當庫管每天錄入完庫存卡相應資料後，系統自動擷取（或通過簡單的手工方式）自動擷取Sap系統庫存，根據物料編碼等進行匹配後，自動產生每個庫卡與帳不一致的單品明細及數量，台賬可以列印後，交給各庫管進行原因尋找；需要從流程上要求當天的卡帳差異，庫管、台賬、收貨、生產等部門必須協同起來找到原因後，即使 處理解決；

• 如何保證庫存卡與實物庫存的一致性？

解決方案：

倉儲主管在規定時間或不週期性進入系統，系統自動按照出入庫頻次最高的TOP10或出入庫數量最高的TOP10或出入庫金額最高的TOP10或隨機產生等規則（最容易出現錯誤的單品），產生抽查單品清單，倉儲主管抽查後將結果反饋給台賬及庫管即使進行原因尋找，並有物流經理輔助相應的獎懲措施；

• 如何保證每天台賬對門店要貨郵件修改的正確性？

解決方案：

庫管每天在發貨完成後根據倉儲台賬9點鐘從系統中匯出的原始要貨合單，完成合單數量修改，修改後系統自動與台賬修改後的郵件數量進行匹配，產生差異清單，及時發現台賬或庫管的錯誤；

• 如何防止庫管對庫存卡曆史資料的修改？

解決方案

系統採用多使用者登陸許可權控制的方法，不同庫管需要使用不同的使用者登陸，不同層級許可權不同，如組長、主管的許可權要高於普通庫管；另外系統在設計時會要求庫管只能對當天（00：00---24：00）的出入庫資料進行修改，對於曆史資料的修改，必須提報給倉儲主管後，有倉儲主管登陸系統進行修改；同時也解決了庫管上下卡不及時的問題。如10號的庫存卡必須在10號24點前完成，11號則不可以再做。如果有特殊原因，則必須經過倉儲主管授權後才可以；

• 如何防止庫存卡資料丟失？

解決方案：

多有庫存卡相關的出入庫資料，全部儲存在資料庫中（資料庫安裝在資訊部總部機房或IDC），並且每天進行備份，每月或每半年從系統中將資料匯出後儲存在物理硬碟中。如移動硬碟或光碟片。（對於火災、地震等不可控因素除外）

• 如何?資料共用？

解決方案：

所有的資料存放區在網路伺服器中，只要可以上網就可以隨時訪問

• 如何解決庫管不會用電腦或沒有電腦問題？

解決方案：

系統通過人性化設定，只要庫管認識漢字或拼英就可以操作，後續通過實際操作培訓及聯絡提高運算元配量度；

目前就鄭州老物流庫管來看有電腦的員工數量在70%左右，對於沒有電腦的庫管可以使用娛樂室公用電腦或使用其他庫管電腦（採用電子庫存卡後工作效率可提高8倍左右，如原來庫管需要150分鐘完成的工作，現在20分內可以完成，所以可以把剩下的時間把電腦共用出去讓沒有電腦的庫管使用）

主要技術(全部基於Excel)

• 使用WinRAR打包成安裝檔案，定義捷徑表徵圖
• 帶有版本更新檢測及新版本發布功能
• 基於SQL SERVER資料庫，可基於網路使用，並可以在內外網進行快速切換
• 帶有自動建立資料庫及表結構功能，在Excel中設計表結構後一鍵在資料中建立表
• 基於流程圖的功能菜單，設計新穎
• 使用到基於SQL的更新、查詢、刪除、插入等
• 帶有使用者登入及註冊、修改密碼功能
• 基於角色的許可權控制功能，可控制使用者登入許可權及密碼修改
• 使用TTS功能，帶有語音播報功能

   

 

 

業務價值 提高庫管關於庫存卡工作的工作效率，縮短工作時間，減少由於庫存卡錯誤、盤虧盤盈等導致的批評教育次數及經濟處罰，提高員工的滿意度 通過及時找到卡、帳、物之間的差異，及時尋找原因，就是處理解決，減少物流中心每月盤虧盤盈比率 及時發現卡、帳、物的差異，尋找原因，規範並最佳化物流的收、發、存商務程序，提高物流運營管理水平 提高Sap系統庫存的準確性，提高物控計劃的準確性，提高庫存周轉率，降低庫存資金佔用 提高Sap系統庫存的準確性，提高物控計劃的準確性，減少由於計劃不準導致缺貨無法滿足客戶（門店&加工間）的需求，提高客戶滿意度 聯絡我們