專案管理課程

標籤：

1. 學習outlook， onenote
2. 工作中使用貫徹outlook
   1. 更新google和hotmail的連絡人
   2. 更新outlook郵箱
3. 建立email的分類檔案夾
4. 使用顏色標記email的重要程度
5. 建立連絡人群組
6. 採用outlook管理太陽能相關工作
7. 測試

人人可用的專案管理Office秘笈

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2012年02月22日17:05

電腦愛好者

說兩句

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專案經理的一星期專案經理案頭手冊

“專案管理”既古老又年輕。回顧曆史的長河，人類祖先為我們留下了無數精彩的項目案例，金字塔、長城、大運河、故宮……每一項大工程的背後都是無數人血汗的結晶，也充分體現出古人管理的智慧。不過直到近幾十年，專案管理才真正作為一門學科建立起來，幾十年的發展，它現在已經成為職業人員追逐的熱點。

本期專題，我們透過一個職業專案經理一天的生活，為大家揭示專案管理的內幕，以及相關的操作方法技巧。實際上，不只是職業需要，專案管理作為一種方法體系，同樣能應用到我們工作、生活的方方面面中。

策劃|《電腦愛好者》編輯部 監製|柳絮飛

出場人物（項目干係人）

干係人又稱為項目相關利益者，是指積极參与項目、或其利益會受到項目執行或完成情況影響的個人或組織（甚至包括市場中潛在的對手和夥伴等）。不同的干係人對項目有不同的期望和需求，專案經理需要在他們之中找到一種平衡。下面是本文中直接或間接出場的人物，它包括了每個項目一般都要涉及到的幾個主要人員。

★專案經理：潘揚

清華大學高材生，曾任職於國外某大型諮詢公司，現供職於國內某科技公司。為人熱情、健談，做事極有條理。他是本文中的專案經理，負責整個項目的管理工作。

★客戶：劉威

F集團網站建設招標負責人。所謂客戶，就是會使用項目產品的組織或個人。潘揚所在科技公司希望承包下F集團的網站建設項目，為其提供服務，F集團自然就是他們公司的客戶了，而劉威則是他們與F集團的介面。

★項目群組成員：白橋

程式員，潘揚的鐵哥們，是本次項目群組成員的領軍人物。所謂項目群組成員，就是指執行項目工作的一組人。

★發起人：王總

某科技公司的總經理，潘揚的老闆，他有著豐富的專案管理經驗。所謂的發起人，是指以現金或者其他形式，為項目提供財務資源的個人或者團體。本項目中，王總就是授權潘揚並給予財務人力支援的發起人。

★競爭者：瑟琳娜

對手公司的專案經理，客戶經理出身，對網站技術不甚瞭解，但擅長處理與客戶間的關係，是潘揚競標道路上的最大障礙。

新來的“P經理”

P是潘的縮寫，又是潘揚的工作崗位專案經理Project manager的縮寫，似乎預示著他天生就是塊專案經理的料！

“別把P經理不當經理，沒項目的時候你是最小化狀態，有項目的時候你就是最大化狀態，從公司老總到門口的文員，無一不是你可以充分利用的資源。一名優秀的專案經理，必須擅長調度各種資源，擅長管理項目團隊，擅長對項目進展胸有成竹。在國際化大項目這個寬廣的舞台上，你的心有多大，舞台就有多寬。”這是潘揚上班第一天，王總對他的一番諄諄教誨。王總很喜歡這個年輕人，希望把他培養成自己的得力助手。

接下來的一個月，潘揚的工作緊張而又忙碌。他和客戶經理一起拜訪重要客戶，大量閱讀公司之前的各個大項目文檔，梳理他所負責的勘探的近期需求，靜靜等待幸運之花的怒放。

3月26日 8:30用郵件管理你的時間====================

作為專案經理，潘揚每天工作緊張而又忙碌，每天上班的第一件事便是開啟電腦，收發來自公司決策層、同事以及客戶的來信，面對小山似的來信，要按部就班勢必會誤時誤事，不過，不用擔心，潘揚高效管理郵件自有一套。

1.實現郵件自動分撿

潘揚每天都會收到許多來信，這樣不但不利於郵件的管理閱讀而且一些重要郵件非常容易被淹沒在普通郵件甚至是垃圾郵件中，潘揚決定將郵件歸歸類。

啟動Outlook 2010，在Outlook左側瀏覽窗格中選擇並展開“Outlook資料檔案”，然後滑鼠右鍵點擊“收件匣”項，從快顯功能表中選擇“建立檔案夾”命令開啟建立視窗。

在開啟的建立檔案夾視窗中，輸入檔案夾名稱，如“老闆”，將來專門用來接收老闆發來的郵件，最後單擊“確定”按鈕。以此類推，潘揚分別建立了同事、客戶、同學、家人等多個檔案夾。

點擊功能表列“開始”，然後選擇“移動→規則→管理規則和通知”選項，在彈出的“規則和通知”視窗中點擊“建立規則”按鈕。在接下來彈出的嚮導視窗中選擇“將某人發來的郵件移動到檔案夾”選項，然後點擊“下一步”按鈕（圖1）。

在接下來的視窗中，在“步驟1”列表中選擇“寄件者電子郵件地址中包含特定詞語”選項，然後在“步驟2”列表中點擊“特定詞語”連結，開啟尋找文本對話方塊，輸入“rqb712”(即信箱的使用者名稱，符號＠前面的部分)後單擊“添加”按鈕將其加到搜尋列表中，再單擊“確定”返回，這樣即可將老闆的電子郵件地址添加進來。接下來，點擊“指定”連結，將指定檔案夾設定為“老闆”檔案夾，最後點擊“下一步”按鈕。

在接下來的郵件處理視窗中，選擇“標記為重要性”和“在案頭顯示通知”選項，點擊“步驟2”列表中的“重要性”連結，將重要性設定為“高”，最後點擊“完成”按鈕即可（圖2）。

這樣，一個郵件規則就建立完成了，以後老闆從[email protected]信箱中發過來的郵件會被立即移動到“老闆”檔案夾中，並被標記為“重要性-高”同時在案頭上會顯示新郵件通知。按照上述方法，一一設定數條郵件規則即可實現郵件的自動分揀了。

圖1

圖2

2.利用顏色標註郵件的輕重緩急

每天面對收到的大量郵件，是不是應該仔細地閱讀每一封信逐一處理呢？當然不是！如果不分輕重緩急每一封信逐一處理勢必會浪費很多時間，甚至會誤時誤事。面對海量郵件，潘揚的處理方法是先預覽郵件，判斷郵件的重要程度，刪除垃圾郵件，回複容易處理的郵件。對一些需要大量時間去處理或者需要後續提醒的郵件，用Outlook的顏色與後續標記功能進行標記。

點擊Outlook“開始”菜單，然後點擊標記“分類”，並從下拉式功能表中選擇“所有類別”，在彈出的視窗中可以對顏色進行命名。例如：將紅色色標命名為“加急”、綠色色標命名為“重要”、藍色命名為“普通”（圖3）。

以後當收到郵件後，便可根據郵件的輕重緩解來進行標記了。滑鼠右鍵點擊郵件標題處的顏色標記，然後根據郵件性質選擇相應的色標即可。

對於還需要做後續工作的郵件，還可以添加後續標記，以便提醒以防忘記，設定後續標記的目的就是提醒在限定的時間內完成後續工作。右鍵點擊郵件中的小旗標誌，在下拉式功能表中可以選擇後續處理的時限，是今天、明天、後天還是本周或下周。

對於需進行詳細標記的郵件，可以選擇“自訂”選項，開啟自訂視窗自行定義。例如需要在某個時段電話回覆的郵件，可以按如下方法進行設定。點擊“標誌”下拉式清單，從中選擇“請打電話”，然後分別設定一下開始日期和到期日。最後選中“提醒”複選框，並設定一下提醒的時間和鈴聲。這樣，Outlook就會在規定的時間發出提醒，提醒電話回覆郵件。

圖3

3.重要客戶特別跟蹤

白橋外出考查，不時會發來一些調研資訊，這些資訊對潘揚來說非常重要，給其進行決策提供了重要的理論依據。潘揚想時刻掌握跟蹤白橋的資訊，免得人多事雜給漏掉了。

點擊功能表列的“檔案→選項”命令，開啟Outlook選項視窗。選擇左側列表中的“便箋和日記”選項，點擊右側列表中的“日記選項”按鈕。

在接下來開啟的“日記選項”視窗中，首先選中“自動記錄”列表中的“電子郵件”，在“記錄檔案”列表中選擇一種記錄的方式，可以是Word、Excel、Access等，最後在“連絡人”列表中選擇需要訊息追蹤的連絡人，如“白橋”並點擊“確定”按鈕即可（圖4）。

以後，在Outlook視窗中，選擇“日記”選項開啟日記視圖，只要收到了白橋（特定連絡人）的電子郵件，就能夠看到通知，雙擊相應通知即可開啟收到的郵件進行查看了。

圖4

4.案頭便箋方便留言

在整理郵件過程中，電話響了，原來是工會的馬主席找新分配來的女大學生馮娟約她晚飯後去排練節目，打手機關機無法連絡，所以讓潘揚看到的時候，幫忙說一聲。潘揚笑了笑，馮娟今天臨時有事請了一個小時假，要晚來一會兒。捎話，這點小事，當然沒問題了，就在自己的案頭上留個便箋記一下吧。

在Outlook中，點擊菜單“檔案→建立→便箋”(或按Ctrl＋Shift＋N鍵)建立一個便箋。

接下來最小化Outlook，而便箋視窗依然貼在螢幕上，這時就可以把事情記下來了，輸入“馬主席找馮娟晚飯後排練節目，看到後告之。”。

潘揚想了想，覺得還是不放心，還是把便箋轉寄給馮娟本人，以及她辦公室的同事，也好讓他人幫著通知一下。點擊便箋左上方的表徵圖，從彈出的菜單視窗中，選擇“轉寄”命令，在彈出的發送視窗中選擇相關人的郵件地址，點擊“發送”按鈕即可。

3月26日 10：30報告處理、製作有訣竅=================

郵件處理得差不多了，潘揚喝了杯咖啡，稍事休息。這時MSN上彈出訊息，王總告訴他“F集團的全國骨幹網招標書今天剛剛發出！項目很大，時間很緊，快看郵件！然後抓緊做一份項目報告。”

1.PM必備的超長文檔閱讀妙招

果然，這個項目異常龐大。僅僅技術文檔需求就將近100M，涉及到F集團22個大區的骨幹網路，如果能夠中標，標的將極高，堪稱公司今年的第一大單。

超長文檔閱讀起來不是很方便，可適當運用一些技巧。運行Word 2010，單擊功能表列上的視圖按鈕，勾選“瀏覽窗格”，即可在Word 2010編輯視窗的左側開啟“瀏覽窗格”。Word 2010新增的文檔導航功能的導航方式有四種：標題導航、頁面導航、關鍵字(詞)導航和特定對象導航，這樣就可以輕鬆尋找、定位到想查閱的段落或特定的對象，長文檔閱讀起來不會再無頭緒了。

2.策劃案就是一道填空題雙文檔查看

項目策劃書有一個基本的格式，比如一般會有執行概要、項目情況介紹、市場分析、競爭和風險分析、項目實施等項目。有時，它其實就象一道填空題，只需在相應的項目下填寫上具體內容就行了。有不少內容，可直接從客戶方的文檔中提取出來，所以，將兩個文檔並列顯示，寫起報告來就方便多了。

這個要求，對於Word 2010來說，簡直不費吹灰之力。首先，我們要在Word 2010中開啟欲進行對比的兩篇文檔。然後，點擊“視表徵圖簽→並排查看”命令，進入雙文檔同步查看模式。

此時，兩篇文檔便在Word 2010的安排下，完成了同屏顯示。更令人興奮的是，它們之間還實現了同步關聯。當我們對其中一篇文檔前後翻動時，另一篇文檔也會隨之自動移動，並且始終保持介面視窗中顯示的是文檔的相同位置。而正是這樣一個人性化的功能，讓Word 2010的“並排查看”，顯得更為實用。

3.報告圖片隨手拈來

為了讓項目報告圖文並茂，需要插入適當的圖片。Word 2010中包含了工具，用起圖來就方便多了。

切換到Word 2010或Excel 2010的“插入”選項卡，我們可以在“插圖”功能組中發現一個名為“螢幕”的按鈕，這裡支援多種截屏模式，單擊“螢幕”按鈕，我們可以在這裡發現當前開啟視窗的截屏畫面，單擊選定之後即可插入當前文檔。

如果選擇“畫面剪輯”，返回案頭時可以發現滑鼠游標已經變成一個細十字形，按下滑鼠左鍵即可截取相應畫面，鬆開滑鼠可以返迴文檔視窗，剛才截取的畫面會自動進入當前文檔。

如果是在PowerPoint 2010的簡報視窗，切換到“插入”選項卡，“螢幕”按鈕的位置轉移到了“圖片”功能組中，我們同樣可以在這裡快速插入當前視窗的縮圖或截取視窗。

3月26日 13：30分配任務分頭實施標書前期準備=========

一上午的時間很快就過去了，吃完中飯回來，潘揚將報告發給了王總，並在MSN上向王總請示：“王總，這個項目，我需要一個很大的團隊來配合。”“你可以先細分一下局方的技術標和商務標需求，然後分解任務，利用一切可利用的資源，建立相應的團隊。”於是，潘揚將客戶需求的商務標和技術標分解成研發、商務、物流、售後等多個環節。每個環節設立責任人，在和王總商量過合適人選後，F集團的應標團隊正式成立了。王總最後指示，要求儘快制定出競標書，參加下周的競標。

1.高效的交易管理

時間緊、任務重，再加上前期手頭上的一些未完成的工作，潘揚覺得頭緒太多，不好好規劃一下很可能會出錯，於是決定進行一下事務的組織、管理與規劃。

潘揚每周一、周五要參加公司的工作例會，5月12日上午10：30要與某IT公司黃經理進行會談，15日，要完成職稱評定所需的論文，這些都可以利用Outlook行事曆檢視和待辦事項列來進行管理。

啟動Outlook，從左側列表選擇“日曆”選項，進入行事曆檢視。在右側邊窗格中點擊滑鼠右鍵，選擇“新定期約會”命令（圖5）。

在接下來彈出的對話方塊中，將“約會時間”設定成公司例會召開的時間，16:30～17:00，將“定期模式”設定成“按周”並選擇“星期一”和“星期五”複選框，最後點擊“確定”按鈕即可。

在接下來的視窗中，將“主題”設定為“公司行政例會”，地點設定為“公司17樓大會議室”，並簡要輸入一些備忘內容，最後點擊“儲存並關閉”按鈕即可（圖6）。

接下來選擇5月12日，在右側視窗點擊滑鼠右鍵，選擇“建立約會”命令，開啟建立約會視窗。在“主題”欄中輸入“與IT公司黃經理會晤”，在“地點”欄中輸入會談的地點，如“公司16樓小茶廳”，取消對“全天事件”複選框的勾選，同時將時間設定為上午的10:30～11:30，最後在下面的文本欄中輸入會談的內容摘要。

在Outlook中，可以直接將郵件標記為待辦事項。找到論文收繳通知訊息，右鍵點擊郵件的標記列，在隨後開啟的捷徑功能表的中選擇截至日期。標記完成以後，就可以在“待辦事項列”中看到所有的待辦事項和即將到來的約會資訊。

圖5

圖6

2.巧妙地處理突發事件

對於那些已經預先安排好的各種工作任務，潘揚已經習慣於將它們作為任務添加到Office Outlook的待辦事項清單中，從而使這些工作任務可以有條不紊地進行，從而讓自己將精力全部投入到當前的項目上。但是，現實工作環境中經常會出現一些臨時性的工作安排，例如，潘揚正在集中精力撰寫工作總結時，總經理秘書臨時通知潘揚下午15:00到總經理辦公室去一趟。為了不使自己的工作思路被打斷，潘揚利用OneNote提供的系統托盤功能來處理一些突發性的工作。

點擊Windows系統托盤區的OneNote 2010表徵圖，開啟OneNote便箋視窗。在便箋視窗中輸入臨時任務的描述資訊，例如“今天下午15:00到總經理辦公室去一趟，王總找，探討有關採購計劃調整的相關事宜”（圖7）。

在OneNote便箋視窗中單擊滑鼠右鍵，選擇“Outlook任務→今天”命令，這時資訊的左側會出現一個表徵圖，它代表這條資訊已被作為當天任務添加到Outlook的待辦事項清單中了。

右鍵點擊表徵圖，在捷徑功能表中選擇“在Outlook中開啟任務”命令，在開啟的Outlook建立任務視窗中，就可以發現新任務的基本資料已經填寫就緒，下面要做的只是選中“提醒”複選框，並將提醒的時間設定為“14:55”（比會談時間下午15:00提前5分鐘，以避免遲到）。

最後，點擊“儲存並關閉”按鈕，結束臨時任務的建立。現在，潘揚就可以馬上回到手頭的工作上，當時間到達14:55時，Outlook就會自動提醒他到總經理辦公室了。

圖7

3.合理進行任務分配

經與王總緊急磋商，潘揚基本上明白了投標的相關工作，磋商之後潘揚便開始為下屬分配起任務來了。李萌負責與北京某公司聯絡，摸清對方對網站建設的基本需求；李傑負責市場的調研；王強負責標書的製作。

在Outlook中，點擊左側瀏覽窗格中的“任務”選項，然後在右側邊窗格中單擊滑鼠右鍵，選擇“建立任務”命令，開啟任務交談視窗。填寫項目主題名稱“網站建設競標任務分配：摸清公司網站建設的需求”，設定項目截止及開始的日期，以及設定提醒時間、任務簡介等等。最後單擊工具列上的“儲存並關閉”按鈕儲存任務（圖8）。

雙擊剛剛建立的任務，在任務視窗的工具列上單擊“分配任務”按鈕，則該視窗上會多出一個“收件者”按鈕，單擊該按鈕並將連絡人選擇為“李萌”，或直接在其後的文字框中輸入接收任務人李萌的郵件地址。

設定完畢，單擊 “發送”按鈕，即可將任務發送給李萌了。

按同樣的方法，建立兩個任務，將市場調研的任務分配給李傑，將標書製作的任務分配給王強即可。需要注意的是：在分配任務視窗中，選中“在我的工作列表中儲存此任務的更新副本”一項，則同事在任務進行當中會自動發來通知訊息，只要開啟這個訊息，任務表中就會自動修改這個任務。選中“此任務完成後給我發送狀態報表”項，則同事將任務標為完成時，會收到自動狀態報表訊息，表示任務完成。

當同事接收到任務時，就會收到一條電子郵件訊息，有任務交待，並有“接受”和“謝絕”兩個按鈕。當對方點擊“接受”按鈕，則這個任務自動加進他的任務表中，並成為任務擁有者。不管是點擊“接受”還是“謝絕”，都會給潘揚發回一條確認訊息。

圖8

4.巧妙的資料收集

為確保競標工作的順利進行了，潘揚需要通過Internet尋找一些資料，有時可能還需要將重要的資料以網頁的形式儲存起來，或者將其粘貼到Word文檔中儲存起來。為方便資料的尋找和管理，潘揚決定使用OneNote來管理這些資料。在尋找瀏覽網頁過程中，直接將所需的資訊添加到OneNote筆記本中。

在瀏覽網頁資訊過程中，當發現自己需要的內容時，只需將其選中，然後單擊IE瀏覽器工具列中的“發送至OneNote”按鈕即可。這時，系統不僅會將內容添加到OneNote筆記本中，而且還會在內容下方顯示該網站的連結地址，以方便通過此連結查看與此內容相關的詳細資料。

如果沒有在網頁中選擇需要匯入的內容，單擊“發送至OneNote”按鈕，系統會將整個網頁匯入到OneNote筆記本中。

在尋找資料的過程中，如果發現一些有用的資料，但該網站不允許複製其中的內容，造成資料無法收集。這時不用擔心，利用OneNote的畫面剪輯功能，可以方便地將網頁“拍”下來，並將“照片”儲存在筆記中，筆記下方同樣會給出網站連結地址，方便再次訪問網站內容。建立畫面剪輯的方法非常簡單，只需按按鍵組合“Windows徽標鍵+S鍵，待螢幕反白顯示時，拖動滑鼠選取所需的內容，這時，會彈出一個要求選擇存放位置的對話方塊，選擇一片儲存的位置即可將網頁作為圖片匯入到OneNote筆記本中了（圖9）。

一天的工作就這樣緊張而有序的進行著，不知不覺間，潘揚看了看時間，已晚上8點了！專案經理加班，已經是見怪不怪的事情了，潘揚關上筆記本，看著窗外萬家燈火，自己也該回家啦。

圖9

3月27日喧嘩與騷動====================================

一早來上班，一封客戶經理的郵件引起了潘揚的高度注意。

近期F集團技術部門手中有一份潘揚公司的黑材料，將本次項目涉及到的他們公司的產品缺點和失敗案例統統搜集到一處，甚至有大量誇大其詞和捏造事實之處。但是這份黑材料的資料翔實，案例指名道姓，不瞭解事實真相的局方會認為黑材料的可信度很高，這對競標非常不利。

“肯定又是瑟琳娜的傑作！她最擅長的就是這一套！”王總口中的瑟琳娜，正是對手公司參與此次競標的專案經理，號稱“美麗花蝴蝶”，是個人見人愛的尤物型白領。她是客戶經理出身，雖然對技術不甚瞭解，但處理與客戶間的關係可是很有一套。此番競標，她所在的公司也是志在必得，甚至放出狠話，不惜成本也要拿下這個項目。

“這也太無恥了！這不是明擺著的誣陷嗎？都是大公司，怎麼能用這種下三賴手段呢？”潘揚對這個瑟琳娜真是恨之入骨。

“還是想想應對策略吧！”王總安慰著潘揚。

喝完一杯黑咖啡過後，冷靜下來的潘揚向團隊各個成員布置了緊急任務。客戶經理在第一時間拿到黑材料，研發人員和市場人員分別對材料中的產品弱點和案例不實之處進行一一駁斥，同時強調公司產品優勢和項目執行的競爭力，製作好澄清的PPT提交給局方。待到客戶經理回複黑材料的負面影響已經消除後，潘揚彷彿看到瑟琳娜氣急敗壞的樣子，暗自長舒一口氣。

3月29日廣泛徵求競標方案意見==========================

經過大家共同的努力，競標相關準備工作進展得非常順利，標書也在計劃的時間內製作完畢。標書是否符合董事會的口味，是否還存在瑕疵呢？潘揚決定廣泛徵求一下意見。

潘揚首先想集思廣益，徵求一下大家對標書的意見和建議，經過一番思考，潘揚決定使用調查問卷的形式。

首先設計問卷樣式。開啟Word，按實際情況輸入設計調查問卷即可（圖10）。

設計完成後，潘揚發現，如果最終是以紙質的形式進行現場調查，上面的問卷沒有什麼問題，現場使用筆勾選即可。但潘揚並不想把大家召集在一起，因為大家都很忙，為參加調查放下手頭的工作並不是太恰當，況且還有一些同事在外地，所以潘揚想使用電子郵件的形式進行調查。不過，如果問卷以電子郵件的形式發送給調查人，往往會出現這樣的困擾，選擇項該如何表示，以哪個符號來標記？

以第1項為例，在填寫問卷時，如果要選擇“非常滿意”選項，需要進行的操作是首先刪除“”這個白色的方塊標記，然後再添加一個“”黑色的方塊標記來表示要選擇此項。對於熟悉特殊字元輸入的人還好說，如果對此類操作不是很熟悉的人，想必很為惱火。

潘揚經過一番思考，覺得這個問卷做得實在是太過糟糕，決定做進一步的完善。

點擊功能表列的“檔案”選項，進入檔案視圖，然後在左側的功能列表框中選擇“選項”命令，開啟選項視窗。在開啟的選項視窗中切換到“自訂功能區索引標籤”，然後在右側勾選“開發工具”複選框，最後點擊“確定”按鈕（圖11）。

接下來，點擊功能表列的“開發工具”選項，切換到開發工具視圖頁面。現在，在需要插入“”白色廣塊的地方，將原白色方塊刪除，插入“複選框”控制項。

根據實際需要，分別為問卷當中的各個問卷調查項一一添加複選框、單選框、文字框等眾多控制項即可。

控制添加完畢之後，接下來還要進行控制項的設定。對於複選框來說，預設情況下，選中後是在方框中打上一個“X”號，這可能並不符合大多數人的使用習慣，而是想使用黑色的方塊使其更醒目一些。另外，還需要設定一下，防止問卷調查中添加的控制項被調查人誤刪除了，因此還要有個防刪除的動作。選中控制項，然後單擊“屬性”按鈕。

在接下來開啟的“內容控制項屬性”對話方塊中勾選“無法刪除內容控制項”複選框，這樣，就不用擔心使用者誤刪除控制項了（圖12）。

接下來，點擊“選中標記”右側的“更改”按鈕，在接下來彈出的“符號”對話方塊中，將其更改成自己想要的樣式即可（圖13）。

按相同方法一一設定好相關控制項即可，這時再選中控制項時，就會是我們想要的效果了。而且對於需要客戶錄入文字的地方，可以直接添加“常值內容控制項”，然後設定相應的樣式，客戶在相應地區輸入文字後，會自動套用設定好的樣式。

好了，設定完畢，現在就可以將這樣一份調查問捲髮送給調查人了，並且在郵件中可以作一問卷填寫簡要說明，相信調查人一定會喜歡這種問卷的，因為實際填寫過程中，效率會大大提高。

圖10

圖11

圖12

圖13

潘揚將標書群發給了相關部門的負責人，徵求他們的意見。

3月30日兩種版本標書異同的比較========================

第二天潘揚就收到了白橋的電子郵件，發來了他修改後的標書。潘揚發現白橋沒有使用修訂功能，而是直接在原標書上作了修改。那麼，白橋都修改了標書的那些部分了呢？人工尋找勢必費時費力，還很難發現，潘揚決定使用Word的“比較”功能，以便精確地找出李強對標書所做的更改。

首先啟動Word，點擊菜單“審閱”，然後點擊“比較”按鈕，從下拉式功能表中選擇“比較→比較”命令。

在接下來開啟的“比較文檔”對話方塊中，點擊“原始文檔”文字框後面的“瀏覽”按鈕開啟此前未經白橋修改的標書，點擊“修訂的文檔”後面的“瀏覽”按鈕，開啟要進行比較的文檔即經白橋修改後的標書。接下來，還可以點擊“更多”按鈕展開對話方塊，選擇要在文檔中比較的內容，並在“顯示修訂”選項地區，選擇要顯示字元級更改還是單詞級更改，以及修訂顯示的位置。

點擊“確定”按鈕之後，Word即開始比較兩個文檔，並將建立一個新文檔，並將比較的結果顯示在該文檔中，通過觀察該文檔，可以一目瞭然地看到白橋都修改了那些地方以及那些內容。

進行民主投票

根據白橋提出的修改意見，潘揚讓手下對標書作了進一步修改完善。因為事關中標的成敗，潘揚決定在將標書提交董事會之前來一次民主投票，讓大家預測一下中標的成功率。

首先建立通訊群組，以便進行群發。在Outlook中，點擊功能表列“開始”選項，進入開始頁面，然後點擊“通訊錄”按鈕，開啟通訊錄視窗。

在開啟的通訊錄視窗中點擊菜單“檔案→添加新地址”命令，在彈出的添加新地址視窗中選擇“新連絡人群組”選項後再點擊“確定”按鈕。

在接下來的視窗中，在“名稱”文字框中輸入新連絡人群組的名稱“網路部的同事”，然後點擊其上的“新增成員”按鈕，選擇“從通訊錄”選項，開始從通訊錄中往連絡人群組中新增連絡人...（圖14）。

在接下來開啟的通訊錄對話方塊中，在Ctrl鍵的配合下將需要參加投票的連絡人一一選中，點擊“成員”按鈕，然後點擊“確定”按鈕，將多個連絡人添加到連絡人群組中。

將需參加投票的連絡人添加到連絡人群組之後，點擊“儲存並關閉”，最後關閉通訊錄視窗即可。

接下來，按Ctrl＋N按鍵組合寫新郵件，點擊新郵件視窗上的“寄件者”按鈕，在開啟的“選擇姓名”視窗中選取剛才建立的“網路部的同事”連絡人群組，並點擊“確定”按鈕即可。這時，在郵件視窗的收件者文字框中將出現“＋網路部的同事”字樣。

在新郵件視窗中，在“主題”文字框中輸入本次活動的主題，“請大家為網站投標書成功與否進行投票”。

點擊新郵件視窗功能表列上的“選項”，然後點擊“使用投票按鈕”按鈕，並從其下拉式功能表中選擇“自訂”命令。在接下來彈出的“屬性”視窗中，勾選“使用投票按鈕”，然後從其下拉式功能表中選擇“贊成：反對”。接下來，勾選“將回覆發送給”複選框，在後面輸入接收人的郵箱地址，最後點擊“關閉”按鈕即可（圖15）。

接下來，點擊“附加檔案”按鈕，利用彈出的“插入檔案”對話方塊將修改好的標書作為附件插入到郵件中，以便大家分析研究。

最後，點擊“發送”按鈕，發送投票郵件即可。需要提示的是在將要發送的郵件中是看不到投票按鈕的，只有接收者才能看到。

當接收者收到投票郵件後，內送郵件的人單擊提示，再從快顯功能表中點選相應選項，又會彈出一個視窗，點擊“確定”後收信人的投票表決就被發送到前面設定好的郵箱中了。點擊表決郵件上的提示，還能查看到所有的投票表決統計。

圖14

圖15

確保標書發送成功

徵求完意見，並做進一步修改之後，標書最後送往董事會審閱，董事會很快進行了回覆，要求立即將標書發往F集團，參與其他們網站的競標，為確定發送的標書能夠到達收件者手中，潘揚決定以“挂號信”的方法發出。

啟動Outlook，選擇功能表列中的“開始”菜單，然後點擊左側邊窗格中的“選項”命令開啟Outlook選項視窗。

接下來，在左側功能列表格窗格中選擇“郵件”選項，然後拖動右側邊窗格捲軸，找到“跟蹤”功能設定區。

在“跟蹤”選項功能區中，選中“對於發送的所有郵件，請求：”下的“送達回執”和“已讀回執”複選框。最後，點擊“確定”按鈕關閉選項視窗（圖16）。

設定完成後，當收件者收到並開啟郵件時，便會自動發出“送達”回執和“已讀”回執。這與寄出的挂號信有異曲同工之處，即需要收信人看到信件並簽字確認。只要收到回執，就說明郵件已經成功送達並已被閱讀了。

圖16

後記===================================================

5月底，應標結果出來了，潘揚作為專案經理的處子作交出令人豔羨的漂亮成績單。當天，王總正式在辦公室宣布，這位新鮮“P經理”的“P”還是perfect的縮寫。這對擔任專案經理不到半年的潘揚來說，真是莫大的褒獎。

這天，在北京最大的百貨商場，正在為自己和女朋友挑選禮物的潘揚，竟然遇上了瘋狂購物的瑟琳娜。這一場沒有硝煙的競標，豐富了潘揚的職業生涯。潘揚想，犒賞自己的購物還是比純粹的發泄要強得多。誠然，項目後期執行還有很長的一段路要走，現在得意忘形未免太早，說不定瑟琳娜正密切關注著項目中的任何風吹草動，稍有差池便會讓項目執行出師不利。

走著瞧吧，我會使出渾身解數，祭出所有法寶，不會讓你這隻花蝴蝶沒有任何可乘之機的！來源Cfan)

來源文件 <http://roll.sohu.com/20120222/n335553092.shtml>

做好專案管理之1——使用outlook和onenote進行事項管理

(2012-02-11 21:48:14)

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標籤：

雜談

分類： 專案管理

1、摘要和前言

接觸專案管理以來，有很多地方不太適應。原因很多，如性格、習慣、做科研跟管理的差異等等，但應對辦法只有一個，就是努力適應。在此背景下，做了不少探索，這兩天發現用outlook和onenote結合進行事項控制管理有不少優勢，適合像我這類不喜歡費腦子的人。分享如下：

2、背景和目標

背景：專案管理中人、事、物蕪雜，特別是幾個項目滾動中的時候，經常有忘事兒的可能。往來郵件一多很很可能把重要的郵件混的找不到。鑒於此，如果有一個軟體可以提醒自己什麼時候該幹什麼事兒，並且把重要的事情可以匯總記錄下來，那一定能節省大量腦細胞。用在事務性工作的時間少了，用來思考的時間就長了，極有益處。

目標：（1）通過outlook管理郵件及待辦事物，使郵件分類有序，代辦事務到時間後自動給自己提醒。

（2）重要的事情記錄下來，以備反覆體會，琢磨內涵，提升功力。

3、材料

使用Microsoft Office 套件中的Outlook 2010和One Note 2010. 軟體擷取及安裝恕不贅訴，你懂的。

4、步驟

（1）Outlook配置

原來我用dreammail收發郵件。這個軟體配置簡單，使用方便，但有事讓我心存芥蒂，即，內送郵件後，不經許可，擅自把我伺服器裡的郵件清空了。當然後來發現它可以設定不刪除伺服器郵件，但是該軟體預設是刪除的。再加上它沒有任務提醒和記事功能，因此在幾天前被我拋棄。

但Outlook配置有些麻煩。（註：友情提示:Outlook 和 Outlook express是不同的！）我工作使用163.com郵箱，win7下，Microsoft Outlook 2010配置方法可參考163對Outlook2007的說明：http://help.163.com/09/1223/11/5R7DPBJR00753VB8.html

2012-09-19 PS:現在已經有了2010的設定方法：http://help.163.com/12/0312/18/7SDQ4PD800753VB8.html?servCode=6010613

win7下的配置和上述有所不同，前三個圖沒有用。關鍵有：1、“手動設定伺服器設定或其他伺服器類型”；2、在登入資訊的使用者名稱(U)的輸入框中輸入您VIP郵箱地址的全稱，即完整的郵箱地址：[email protected]。其中第2點最易出錯，因為他給的圖上沒有@163.com的字樣。

（2）OneNote配置

相對簡單，正常安裝即可。完成後可使用微軟帳號登陸，在其伺服器上對自己資料做一備份，也便於在不同電腦間的操作。不知道這是不是也有所謂的“雲”的感覺。

（3）Outlook郵件管理

Outlook對郵件的管理非常智能，因此大腦在設定的時候一定要比它更智能，給它清晰的指令，並且自己能記住，不會設定了管理卻比以前費更多的時間。主要功能有以下幾種：

①郵件子目錄管理，可以根據工作性質設定不同的目錄，比如我就設定了世行工作、亞行工作、內資工作、科研工作等幾個子目錄。

②設定子目錄後要對郵件進行整理。整理工作可以通過手動進行，以後業務量大了，也可通過指定規則，使收發郵件進行自動分類。

③根據需求，對要有相關動作的郵件進行標記分類。如找領導彙報標紅、下發檔案標藍、科研相關標黑、娛樂八卦標黃。。。

④另外在專案管理中比較實用的幾個功能，如利用宏編輯常用的句子，在郵件中加入適合不同情況的簽名等。調用宏首先要在選項中把開發工具調出來。

然後還要允許宏運行。不了，參考http://msdn.microsoft.com/zh-cn/library/ee814736.aspx

之後像在word裡面一樣，錄上一段文字，比如下發各市的模板（示意）：

各有關市林業局：

事情是這樣的，因此，根據。。。，請你們這樣做。。。

山東省林業引用外資項目辦公室。

王強

這樣一來，起碼頭和尾巴不用打字了，事情模式化之後用處更大，比如批覆各地苗圃，需要改動的地方很少，即可用宏按鈕來實現。

另一個是簽名，比如我，雖然在做林業項目方面的工作，可有時也搞搞科研，再加上跟老師同學的信件交流，用一樣的簽名顯然不合適，因此可以預設不同的簽名。示意，僅寫了一個，還有待美化和豐富。

（4）outlook連絡人管理

連絡人同樣可以進行分組管理，並可進行排序、檢索。比較好玩的一個功能是連絡人群組，可以把相同屬性的人放到一個連絡人群組裡，比如各項目市連絡人，發通知的時候點一次就都到了。

其他諸如匯入匯出之類，和別的軟體差不多，總之，注意連絡人安全，注意備份。

（5）議程和任務

這兩個東西其實應該分開，但我現在還用不太明白。以本人一星期的經驗，任務應該是比較具體的事情，拎出來就是個事兒的，比如寫個論文或技術規程，解決某函數不工作的問題；議程呢，則主要偏重於對時間的安排，比如開會啦，見面啦，幾點到幾點幹任務中的哪個事兒啦啥的。總之兩者相輔相成，用好了對工作效率益處很大。

開啟outlook就可以看見這兩個東西。

我就是為了這兩個功能才拋棄dreammail改用outlook的，雖然outlook也有毛病，比如發附件大於20兆不給發，但議程和任務對我行為的規範是其不可替代的優點。

日曆介面

任務介面

日曆設定的約會可以設定跳出視窗來提醒，還可以設定程式性的每周幾做什麼事兒，很方便。

（6）配合使用outlook和onenote

onenote是用來做筆記的個軟體，記東西非常靈活方便。至於怎麼靈活方便，這裡不提。

在outlook的幾乎每個功能中，郵件，任務，日曆，都可以找到onenote的連結按鈕

點擊，就會進入onenote，放到某個筆記本裡（onenote不細說了），進行一些記錄。

5、結果和討論

結果我感到很爽，這個軟體簡直是為我這種腦袋不清楚的人量身定做的啊，只需要開始想清楚點，按照計劃做就行了，就算控制不好時間（當然也沒想過像喬布斯那樣的嚴格控制），起碼能知道那件事兒還沒做完呢。嗯，以後重要的就是想清楚那些事兒是要做的，然後寫上，然後按照計划去做。當然，outlook本身的郵件功能也挺不錯。當然，最不錯的還是這些功能的綜合運用。

來源文件 <http://blog.sina.com.cn/s/blog_4b678be4010107hb.html>

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