最近在海內看到一個人的時間管理經驗，我的感覺收穫頗多

 

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和我的用法不太一樣，所以轉載過來學習學習。

最近在海內看到一個人的時間管理經驗，我的感覺收穫頗多

http://www.hainei.com/blogs?r=125364&p=2 

寫在前面

我盡量不抒情，不說廢話，如果你真的想瞭解我的方法，也請認真的看。另外，儘管時間管理很有效，但不是萬能的，我的看法和我的實踐僅適合我本人，希望你能夠在實踐中找到適合自己的方法。

為什麼需要時間管理？

1、當你覺得時間不夠用時；
2、當你覺得腦子裡面很多事時；
3、當你覺得工作太瑣碎，毫無重點時；

使用後的效果：

1、讓自己工作起來很放鬆，比過去的工作效率提升很多；
2、當一周完成時，不會為寫工作總結而苦惱；
3、老闆問你的每件事，你都知道進展；

負作用：

1、有可能讓你有些許焦慮感；

使用中遇到的困難：

難以堅持！但是請相信，任何事情幹兩個月就可以成為習慣，堅持一下，養成一個收益終生的習慣吧！

原則：

1、能辦的事情，立刻辦。

如果你現在空閑，老闆讓你辦一件事，立刻去辦，不要拖延，越拖事情越多，或者一會就忘了。另外，2分鐘可以完成的事情，立刻完成，不需要時間管理！如果他屬於一個重要項目的一部分，你希望事後可以跟蹤，你可以順手寫在電腦邊的筆記本上。

2、不要相信自己的大腦。

不要高估自己，大腦最不可靠，回憶一下你曾經忘了多少事情吧？把那些在2分鐘內無法完成的事情，立刻記下來（記錄的地點取決你的習慣，我後面會介紹我的具體實踐工具）。

3、聚焦。

不要三心二意，不要對自己說，我看一篇新聞，然後處理一封郵件，這樣工作沒有壓力。錯！！！，一個時間段內完全聚焦於當前的事情，儘可能的關掉MSN和 QQ，如果可能的話，可以買一個小的定時器，強迫自己養成在限定時間內完成的習慣。一旦你習慣了這種完全聚焦的做事狀態，你的工作效率會極大提高，你也會有更多的時間看你的新聞和小說。 我對時間管理的定義就是在有限的時間內將事處理好。

我把事分為兩類：事件和事情。

事件有明確的時間。比如2點的會議，中午12點要和客戶吃飯。
事情很好理解，就是一件件的事，通常沒有明確的時間要求。比如你要去商店買東西，這個事情你可以周日去，可以在周日的任何時間去。

事是怎麼產生的？

1、自身大腦。比如我們覺得周日要去買衣服，我希望在周日約某人吃飯。
2、郵件。這是上班族最多的資訊來源。
3、電話和口頭。這種事情最容易忘記，因為它來自外界，而且不象郵件那樣有跡可循，常常是當時如果不行動或記錄，很快就會拋到腦後。

我對事件的管理

1、如果我在網上：我看到了學校這周的課程表，我把自己需要上的課和時間立燒錄入google calendar；如果有客戶約我吃飯，我立刻將時間和對象錄入google calendar。
2、如果我不在網上：朋友電話告訴我，周末早上7點去爬山吧，如果我去，我立刻將"07:00 香山"錄入我的nokia e71的日曆中。
3、我利用goosync，將手機上的日曆和網上的日曆進行同步，具體步驟請看我的"統一你的行事曆"。

因為手機我隨時隨地攜帶，即將發生的事件總是顯示在螢幕上，還會提前用鬧鐘提醒我，這樣約會、開會和吃飯我就不會忘記和遲到；每個月15日報銷的時候，我開啟google calendar，這樣每張出租車票和餐費發票是怎麼來的，我一目瞭然。

下面我介紹我對事情的處理方法，首先先介紹我使用過的工具和我的看法。

我的時間管理工具之筆記本

優點：可以隨時攜帶，方便記錄。我曾經將每個事情都用黑色筆記錄在筆記本上，完成一個用紅色的筆劃掉一個，這是我剛開始實踐時間管理的方法，也算提高了我的時間管理能力。
缺點：不利於檢索，不利於排序、組織等。當我回顧某個客戶的時候，要翻半天筆記本，非常不方便。

我的時間管理工具之軟體（outlook等）

優點：利於檢索，方便組織管理，功能強大。尤其是outlook，我們可以很方便的在郵件後加註標誌，提醒自己處理。對於工作主要以處理郵件的人來說，outlook是一個非常好的時間管理工具。
缺點：不能隨身攜帶。如果不在電腦前的時候，老闆交代一件事，怎麼把它記錄下來呢？ chandler這個軟體試圖通過網路hub的概念來解決，我期待它的表現。outlook還有一個微軟的通病：龐大臃腫。

我的時間管理工具之即時貼

優點：醒目；缺點：瑣碎！
所以只有特別重要的事情，我用即時貼來加深印象，但決不能用它來管理事件，否則你會陷入即時貼的海洋。

那麼每個人都可以猜到我現在用的事件管理工具了，沒錯，就是網路！下一篇來介紹我如何用網路工具來進行時間管理。 為什麼選擇網路作為時間管理工具？

1、網路是隨時隨地的。我工作日有8個小時坐在電腦前，回家後也有電腦，其它時間手機也可以讓我隨時上網，網路無時無刻不在我周圍。
2、網路是穩定、可靠的。我不用擔心它被病毒感染，不用在每次重裝作業系統的時候備份他。
3、網路是開放的。我可以通過任何終端接入網路，任何終端的資料也可以方便的錄入網路。

通過比較選擇，我採用"remember the milk"（rtw）這個網站來作為我的時間管理工具，下面是我利用rtw來進行時間管理的經驗。

第一步：判斷

我在第一篇文章提示過，2分鐘以內的事情立刻辦，不用時間管理工具，如果你希望記錄下來，可以事後錄入rtw中，讓自己以後方便檢索。如果2分鐘內無法完成，那麼就把它當作一個任務（任務＝事情），無論什麼任務，全部錄入到你的"收件匣"。

第二步：收集任務

當你在rtw註冊了後，進入任務檢視，你會發現，有一個"收件匣"。還有一些預設的分類，比如"工作"、"生活"和"學習"，我的建議是刪除這些分類，只保留"收件匣"。這麼做的原因是：

1、簡單。這也是整個時間管理最重要的因素，只有簡單，才能讓我們能夠堅持下去。將所有的事情都輸入到"收件匣"，不用思考，夠簡單吧。
2、我的事情主要是工作。工作占我時間管理的90%左右，所以還不如將所有分類合并，後面我再告訴你，怎麼將生活或者學習的事情區分出來。
3、方便跟郵件結合。rtw分配給每個人一個單獨的郵件地址，當你發郵件給客戶詢問合作意向的時候，順便密件副本自己的rtw地址，這樣你的"收件匣"就會多出一個任務。

收集任務的具體執行個體：

1、我在電腦前。老闆說你分析一下上周的資料，周二發報告給我。這是一個資訊，我無法在2分鐘之內完成，決定周一下午幹，我開啟"收件匣"，按快速鍵"t"，輸入"寫上周資料報告"，然後按快速鍵"d"，輸入"monday"。這樣一個任務就添加完成了。這個資料報告是我每周都要做的，那麼我就再按下快速鍵"s"，輸入"weekly"，這樣每周一我都會有一個"寫上周資料報告"的任務了。

2、我用郵件。資料報告中的來源資料是小張提供，我發一封郵件給他，同時密件副本我的rtw郵件，這樣"收件匣"又多了一個任務。我按d設定時間為"monday 11am"，這樣下周一，我就會看到這個任務，去催小張給我資料。

3、當我在外面。客戶甲說我們同意跟你們合作，周一發一份合約給我吧。我用手機訪問rtw的wap網站，或者直接用手機發一個郵件給"收件匣"，郵件中可以直接標註時間點。

第三步：任務分類

1、將任務分成三種狀態，一是action，可以列在行動列表中。一是waiting，比如我讓小張幫我準備報表，這個活分配給他，等他的回覆。還有一種是someday，我想年底去長白山，但還沒有具體的計劃。someday這種任務一定要記下來，否則很多靈感就這樣白白丟失了。
 
rtw有一種tag的概念，也就是標籤。我將所有waiting的項目加上waiting的標籤，將所有someday的項目加上someday的標籤。大多數任務是可以立刻行動的，我將不加waiting和someday標籤的任務，全部預設為是可以立刻行動的。

2、任何事情如果超過三個任務，就稱為一個項目。比如跟客戶甲接觸，那麼我將發送報價、談判合約和後續服務等所有任務都加註“客戶甲”的標籤。rtw的介面右側有一個tag雲，你選擇“客戶甲”就可以看到所有任務了。

還有一種觀念是，建立一個列表，將所有屬於這個項目的任務移到這個列表，當這個任務完成的時候，可以在設定裡面將這個列表存檔。因為我的工作比較瑣碎，不適合這種，所以就不單獨介紹，有興趣的朋友可以自己實踐一下。

3、在指定的地點做指定的事情。rtw的每個任務有一個“地點”的參數，你可以輸入這個任務發生的地點，比如“公司”，“家庭”等，當你在公司的時候就專註於發生在公司的事情，而不要去想著家庭的事情。前面我也提到過，我的時間管理主要用於工作，所以90%都在公司發生，我用了一段時間這個功能，後來覺得不太實用就放棄了。

注意：

1、action和waiting的任務，必須加一個完成的時間點。
2、盡量將你的任務描述詳細，我的工作基本都跟客戶相關，所以一般我按快捷健加標籤“waiting, 客戶名稱”，這樣以後查看某個客戶相關的任務非常方便，也算是一個小小的客戶管理系統了。 管理工作

1、在頁面的搜尋方塊中輸入not tag:waiting and not tag:someday AND NOT dueAfter:"2 weeks from today"。搜尋的結果是那些需要在2周內行動的任務，然後儲存為“Do it！”標籤。為什麼要設為2周內呢，是為了讓我們更好的聚焦當前的任務。如果你擅長給任務分配重要性，你可以再加上重要性的參數，這樣就更加聚焦到重要的事情。

另外一個小技巧是，在收件匣內建立“--Born to win!”這樣的激勵你的語言，設定時間為Today，重要性設為1，然後每天重複。這樣在Do it的列表中，這樣的名言就會排在最前面，每天開啟列表這句話都會激勵你，心裡重複一遍後就點擊“完成”按鈕。

2、在頁面的搜尋方塊中輸入tag:waiting，存為Waiting。因為waiting的事件不是很多，所以我沒有設定事件節流。

3、在頁面的搜尋方塊輸入 tag:someday，存為Someday。每天需要關注的是Do it！和Waiting兩個列表，Someday可以一周關注一次，如果可以執行，就去掉Someday的標籤，加上任務詳細資料，這個任務就到Do it！列表中去了。

執行任務

前期我們把事情分類和整理清楚，接下來就是行動了，面對一個有條理的列表，我們一定要提醒自己“聚焦”，一件件的把事情完成，千萬不要想一下執行幾個任務，下面是我的執行步驟：

1、每天開啟rtw後，將目光聚焦到Do it！列表，一件件的事情去執行。
2、執行完後，可以催促別人完成waiting列表中的任務。
3、在無事可做的時候可以提前完成其它任務。

回顧任務

相信每個人都有寫工作總結的時候吧，有了良好的時間管理習慣，工作總結寫起來會很輕鬆。

1、在搜尋方塊內輸入completedWithin:"2 week of today"，然後儲存為Bi－weekly report，兩周內完成的所有任務就會列出來，這樣寫工作總結的時候就輕鬆多了吧？

2、然後去我的Google calendar去回顧一周發生的事件，需要的話，補充到我的工作總結中。

3、然後開啟我的Outlook收件匣，看看那些被我在2分鐘內回覆的郵件，如果需要的話也補充到工作總結中。

寫在最後

1、我對時間管理也是在不斷的摸索，現在做的也不夠好，如果有寫的不好的地方，希望得到指正，也希望得到別人的經驗；
2、與人玫瑰，手留餘香。通過分享，我得到了提高，如果誰對時間管理有興趣，希望能夠多多交流。 前幾天買了David allen的原版《Getting things done》，只看了其中介紹流程的一張，印證了一下自己一直以來的野路子，有了一些收穫。另外再加上這段時間的實踐，再分享一些經驗給大家。

聚焦和立刻行動

如果沒有這兩個詞，GTD無從談起，在處理事情的時候，一定要不斷提醒Focus和Do it now。

收集資訊

之前也講過收集資訊，David書中提到了一點我覺得也很有用：儘可能的減少inbox。也就是說儘可能的讓資訊匯聚到一個“盒子”裡面，而不是分散在多個，那樣容易混亂。我目前的inbox有兩個，一個是RTW，一個是Outlook。Outlook只是一個次要的“盒子”，能處理的儘快處理，不能儘快處理的，或者需要等待別人完成的，或者重大事項立刻轉移到RTW中。那麼我再回顧一下我自己處理郵件的流程：

1、每天早上開啟Outlook，一封封查看郵件，需要回複和處理的，在後面加上後續標誌；
2、查看帶有後續標誌的郵件，需要回複的立刻回複，需要其他人處理的或者重要的，在轉寄或者回複的時候，同時抄送RTW收件匣；
3、然後，將後續標誌去掉，讓outlook保持清爽，讓自己聚焦在RTW的inbox中。

整理inbox

經過一段時間的時間，我發現RTW的收件匣過於龐大，所有資訊都在裡面，這樣固然有好處，但是對於整理任務也是一個挑戰，尤其是剛剛用郵件轉寄過去的任務，還需要找出來，然後再加上日期和標籤。於是我自己又建立了一個列表：

due:never not tag:someday not tag:waiting priority:none

針對的就是那些剛剛添加進收件匣的任務，儲存為“X-BOX”，每天需要在這個小“盒子”裡面查看一下那些未整理的任務，這樣就再也不用去看那個龐大的收件匣了。

 又經過一個月的時間管理實踐，我的時間管理方法遇到了新的問題，也總結了一些解決的辦法，寫出來與朋友分享。

下一步？

一個任務在錄入時間管理系統後，往往由很多步驟組成，拿一個工作執行個體來舉例-“談判新客戶”：

   在inbox中輸入“打電話給張**”，設定結束日期，並且在結束日期前給張打了電話；

在這個步驟後容易出現問題，就是表面上看“打電話給張**”這個任務已經結束了，但實際上後續工作還有很多，如果不及時添加下一步動作，那麼可能就會讓項目產生斷點。所以，在完成任務後，一定要提醒自己，是否有下一步行動，如果有，請及時添加！

回顧

我之前僅僅將回顧當作一個不重要的步驟，經過最近的實踐才發現，回顧實在是時間管理不可缺少的一環。

還是第一個情境，在給張**打過電話後，如果忘記了添加下一步任務，通過回顧，可以很快的彌補自己的遺漏；

假設第一個情境完全結束，已經跟張**達成合作，因為我的客戶很多，可能在達成合作後，會遺忘繼續跟蹤張**，通過回顧，我可以回想起曾經談過這麼一個客戶，看看它的合作情況最近如何了。那麼如何才能適時的回顧起張**客戶呢？

我想了一些辦法，最後決定採用自己過去忽視的”重要性“參數。

重要性

選中一個任務，按數字鍵”1“或者”2“、”3“就會將任務設為不同的重要性，過去我一直都沒有採用這個功能，現在發現它可以幫我解決很多問題。

很顯然，大部分工作的重要性都是0的，並且需要回顧的任務，肯定是相對重要的。那麼再新增工作的時候，我就多按一個鍵，將項目的第一項任務”打電話給張**“添加上重要性3。

在搜尋方塊輸入 completedWithin:"3 month of today" and (priority:2 or priority:3) ，然後儲存為 Review 這個列表。

這樣，沒事的時候可以點開這個列表，三個月內做過的比較重要的工作一目瞭然，看看是否有什麼需要跟進，如果有，那就立刻行動吧。