拒絕女王——專案經理應該小心的遊戲之三

 

有些老闆就是不願意麵對現實。你告訴他們：“我們無法達到你對時間上的要求。”他們就好像根本沒聽見，看著你，然後告訴你：“我相信只要你上心，就一定能按時搞定。”你坐在那裡啞口無言，他們卻高高興興地走了，好像項目在他們給出的日期前一定可以交付。出現這樣的狀況，你就是碰見“拒絕女王”了。

有不少原因會引發“拒絕”。我所見過最常見的原因，就像上面提到的經理，他希望鼓勵項目團隊。有時，人們拒絕是因為他們害怕項目無法在到期日之前完成，他們不會管你說什麼，這就是鴕鳥效應。有時，公司高層相信：如果設定模糊或是不可能的日期，項目團隊就可以早於他們自己預想的時間完成項目。

可以用下面的方式應對“拒絕”。

• 找出為什麼你的經理表示拒絕。嘗試用一些與上下文無關的問題（見1.5節），以此來理解項目背後的原因。比如，你可以問：“對這個項目來說，要怎麼樣才算成功？”
• 寫下項目的風險及其潛在影響。用高、中、低來討論嚴重程度和暴露程度，不要用數字。不拿你制訂的議程當回事的人，對這些風險數字也不會認真。
• 展示你所能做到的事情，並測量團隊在項目中的實際開發速度。沒錯，這裡用迭代是非常方便的，而且速度圖表可以告訴別人項目的真實現狀。
• 保證參與項目工作的每個人都有相關領域的專業知識。

如果管理層認為“拒絕”是鼓勵團隊的方式，建議他採取其他的鼓勵技巧。通常，這意味著讓他去幹點兒其他對團隊有益的事情（比如通過談判去縮小需求的範圍），或者將他的注意力吸引到別的項目上去。管理層可能認為拒絕現存問題或潛在問題可以鼓勵團隊，其實這反而會對團隊形成障礙。將他們的注意力轉移到其他項目上是一種很有用的技巧，可以讓他們不再總盯著你的項目。

只要專案經理能夠接受現實，“拒絕女王”就不一定能造成災難。

有個團隊試圖說服專案經理接受項目的現實。失敗幾次後，他們放棄了，並且決定自己組織起來，忽略專案經理的存在。他們不再參加項目團隊會議，並且將專案經理的話拋在腦後。他們開發了項目的部分功能，並且產生了一些資料（不過不是速度圖表）。幾個月之後，大家都看出來專案經理根本不瞭解目前的狀況，此人也因此被炒了魷魚。可這時，項目團隊也已經損失了很多時間，他們很難再控制什麼時候交付哪些功能了。

現實總是會在某個時候跟“拒絕”面對面，這不可避免，而且這就是“拒絕女王”為什麼只是規劃遊戲，而不會總是造成災難的原因。當管理層看到了真正的現實之後，專案經理要確保自己有部分可以工作的產品、可以展示的資料，讓管理層可以跟你討論接下來能夠做些什麼。此時也是討論“有哪些事情可以不做”的好時機，這樣你就可以完成當前的項目，並且為後續項目做更好的規劃。

如果專案經理總是遇到“拒絕女王”，那麼在進行管理的時候，可以把下面的方法整合進去，大家也就可以看到實際進展了。

• 使用有時間盒限制的迭代，這樣所有的人都可以看到項目的進度。
• 制訂排定優先順序的產品待辦事項。團隊可以按照功能的業務價值，從高到低逐個實現。等到出資人如夢初醒，終於意識到項目無法按他給出的日期交付時，團隊也已經開發完成了若干高優先順序的功能，這樣專案經理也會得到一些有價值的東西。