排程工具總是對的（夢幻時間議程）——專案經理應該小心的遊戲之十

 

巴尼是一個專案經理，組織的高層只知道瀑布式生命週期。他們覺得迭代式的做法就是浪費時間。他們希望在項目的第一周就看到甘特圖，這樣專案經理就可以按照甘特圖管理，一切都能按部就班進行。如此一來，無可避免的是：要是巴尼報告說項目沒有按計划進行，有些高層就會這麼說：“哎，按照排程，你的進度應該到這兒。沒能按照計划進行，你是怎麼回事啊？”

決策層對於項目的瞭解並不深入，他們不知道，人們在項目中是根據經驗來思考和行動的。他們相信，關鍵路徑會永遠保持不變，任務安排順序也一直大體相同。

發生如此狀況，原因在於：一直以來，決策層看到的報表是由已經完成的工作、銷售數字或其他資料構成的，這些數字反應的是在過去發生的事情。然而，項目議程是對於工作未來進展的猜測。該議程遊戲也被叫做“夢幻時間議程”，可以參見圖。

 

漂亮的甘特圖會掩蓋這樣一個事實：排程只是猜測（見5.1.11節）。甘特圖會讓人們安心於排程，從而忽略對現實的檢查。

如果專案經理面對這樣的管理層，可以參考下面的建議。

• l制訂波浪式的議程（見5.6節），你只需規划出前幾周的詳細工作，還有主要的裡程碑。過了頭幾周，要是你還不能提供詳細的議程，人們就會覺得你無法預測未來。可以再制訂一個新的議程，其中帶有已經完成的任務、下一個波浪的工作、每個月更新後的裡程碑。這樣就可以告訴別人做完了哪些工作，而且不必束縛於一個無法實現的龐大計劃之中。
• 使用低技術含量的排程技術，比如黃色即時貼式排程（見4.3.1節）或是牆上的卡片。還可以邀請決策層複查項目議程。
• 提供帶有信心水平的估算（見5.1.5節），而不是用甘特圖。
• 使用有時間盒限制的迭代，而且每次只規劃一個迭代能做的工作。測量團隊的開發速度。過了三個迭代之後，專案經理也許可以知道足夠多有關速度的資料，這就可以預測項目剩餘的議程了。

人們之所以堅信排程工具的正確性，是因為它假定估計出來的議程可以很準確。而問題在於很少有議程是準確的。很多可以很精確，比如“我們會在周三下午3.32分發布產品”，但是卻不準確。因為議程只是估算而已，讓它看起來很漂亮，並不能改變這個現實，而且議程總是會有些誤差。

發生這個遊戲，排程工具並沒有錯，關鍵是使用工具的人對其過於相信。作為專案經理，你必須選定最有效技巧安排議程，而且要跟別人說明這個排程。如果確實有作用的話，用排程工具也是可以的。但是不要只因為它能做出漂亮的圖表，就對其堅信不疑。