在會計電算化軟體中設計憑證資料庫的幾種方法轉摘(粗淺)

會計電算化取代了低效率的手工核算方式,是會計技術的變革和更新,而正確建立憑證資料庫的結構又是設計會計電算化軟體的關鍵,因為所有的會計資訊都是通過它進行輸入和進一步處理的。我們曾經研究過大多數的會計電算化軟體,發現其憑證資料庫的結構多種多樣,在進行進一步處理時也各有所長。下面就幾種憑證資料庫結構的設計與同行們共同探討一下。 下面的敘述只對關鍵字段進行討論,程式設計語言用Foxpro2.5。 第一種設計方法 資料庫結構為: 欄位 欄位名 類型 寬度 小數 欄位含義 1 RQ 日期 8 日期 2 PZH 字元 6 憑證號 3 ZY 字元 20 摘要 4 KMH 字元 11 記帳科目 5 JF 數字 12 2 借方金額 6 DF 數字 12 2 貸方金額 . . . 這樣設計以後,在進行帳戶餘額計算時較為方便,只要計算出借貸方發生額即可,程式設計如下: SUM JF,DF TO JFHJ,DFHJ FOR KMH=記帳科目 本期餘額=上期餘額+JFHJ-DFHJ 但是我們要尋找對方科目時卻出現麻煩,需要我們約定每一張憑證的第一條記錄為一借多貸憑證的借方或一貸多借憑證的貸方,而且當時出現一借一貸憑證時,我們還要將它分為兩條記錄來存放,佔用了磁碟空間。 第二種設計方法 資料庫結構為: 欄位 欄位名 類型 寬度 小數 欄位含義 1 RQ 日期 8 日期 2 PZH 字元 6 憑證號 3 ZY 字元 20 摘要 4 KMH 字元 11 記帳科目 5 FX 字元 1 金額方向 6 JE 數字 12 2 記帳金額 … 嗯 這樣設計以後,在進行帳戶餘額計算時,只要計算出借貸方發生額即可,但是程式設計需要變動如下: SUM IIF(FX="J",JE,0),IIF(FX="D",JE,0)TO JFHJ,DFHJ FOR KMH=記帳科目 則: 本期餘額=上期餘額+JFHJ+DFHJ 這種設計方法存在的問題同第一種方法一樣,但是它又比第一種方法有所創新,通過加入借貸識別碼(只佔用1位),而減少一個金額欄位(佔用12位),從而少佔用磁碟空間,這對於小容量磁碟來說是很重要的。 第三種設計方法 資料庫結構為: 欄位 欄位名 類型 寬度 小數 欄位含義 1 RQ 日期 8 日期 2 PZH 字元 6 憑證號 3 ZY 字元 20 摘要 4 JFKMH 字元 11 借方記帳科目 5 DFKMH 字元 11 貸方記帳科目 6 JE 數字 12 2 記帳金額 … 這樣設計以後,在進行帳戶餘額計算時,只要計算出借貸方發生額即可,但是程式設計較為麻煩,需要變動如下: SUM IIF(JFKMH=記帳科目,JE,0),IIF(DFKMH=記帳科目,JE,O)TO JFHJ,DFHJ 則: 本期餘額=上期餘額+JFHJ-DFHJ 這種設計方法如果我們要尋找對方科目時卻比較容易,JFKMH的對方科目是DFKMH,反之亦然。而且出現一借一貸憑證時,我們不必將它分為兩條記錄來存放,只用一條記錄就足夠了,節省了磁碟空間。 我們還發現一些庫結構設計比較繁瑣,不利於資料進一步處理,在這裡我們就不進行討論了。 這些設計方法對輸入憑證以後的處理(如:記帳、結帳)都有影響,具體應用哪一種庫結構,還要在具體的設計中取長補短。