用Excel共用活頁簿提高工作效率

在Excel中，我們可以設定活頁簿的共用來加快資料的錄入速度，而且在工作過程中還可以隨時查看各自所做的改動。當多人一起在共用活頁簿上工作時，Excel會自動保持資訊不斷更新。在一個共用活頁簿中，各個使用者可以輸入資料、插入行和列以及更改公式等，甚至還可以篩選出自己關心的資料，保留自己的視窗。

一、設定共用活頁簿

我們可以先舉個例子：假設有甲乙丙丁四個使用者分工合作共同完成錄入操作，四人分別在001、002、003、004號機器上同時操作，這四台機器都已經與000號電腦通過網路連接了起來，學生學籍資料資訊2002.xls存放在000號機器的硬碟E:上。

1、在“工具”菜單中單擊“共用活頁簿”命令，然後單擊“編輯” 標籤，如圖所示。

2、選擇“允許多使用者同時編輯，同時允許活頁簿合并”複選框，在“進階”標籤中可以對“自動更新間隔”、“使用者間修訂衝突解決方案”以及“個人檢視屬性”等進行設定，在通常情況下，“進階”標籤中的各個參數可直接使用系統預設值，然後單擊[確定]即可。

3、出現提示時，儲存活頁簿。

4、在“檔案”菜單中單擊“另存新檔”，然後將共用活頁簿儲存在其他使用者可以訪問到的一個網路資源上(如000號機器的E:)。

二、使用共用活頁簿

1、查看衝突日誌

衝突日誌在共用活頁簿中，是為以前編輯時所作的更改儲存的資訊，資訊包括每個更改的作者、變更的時間和被更改的資料內容等。

查看衝突日誌有兩種方法：一是在工作表上將滑鼠箭頭停留在被修訂過的儲存格上，反白詳細的修改資訊;二是在單獨的歷程工作表上羅列出每一處衝突，方法如下：

(1)在“工具”菜單中，選擇“修訂”子功能表，再單擊“反白修訂”命令。

(2)選中“編輯時跟蹤修訂資訊，同時共用活頁簿”複選框，該複選框將開啟活頁簿共用和衝突日誌。

(3)選中“在螢幕上反白修訂”複選框，這樣在工作表上進行需要的修改後，Excel會以反白的顏色標記修改、插入或刪除的儲存格。

(4)選中“在新工作表中顯示修訂”選項，將啟動歷程工作表。

(5)單擊[確定]按鈕，當彈出對話方塊提示儲存活頁簿時，請再次單擊[確定]按鈕，儲存活頁簿。

2、合并活頁簿

當合并使用者需要獲得各自更改的共用活頁簿的若干備份時，Excel需要共用活頁簿的每個備份都保留有從建立備份之日到合并之日的所有衝突日誌，同時如果天數超過指定的保留時間，就不能再合并備份。保險的辦法是將衝突日誌保留足夠長的時間，或是輸入一個極大的天數，例如1000天。

合并活頁簿具體操作如下：

(1)在欲合并的另一個活頁簿檔案之中，開啟共用活頁簿的備份。

(2)單擊“工具”菜單中的“合并活頁簿”命令。

(3)如果有提示，請儲存共用活頁簿。

(4)在“將選定檔案合并到當前活頁簿”對話方塊中，單擊包含有合并更改內容的共用活頁簿的某一個備份，然後單擊[確定]按鈕。

(5)重複第(2)步到第(4)步，直到共用活頁簿的所有備份都被合并。

做好以上設定後，其他使用者都可以在自己的電腦中同時編輯、瀏覽約定的活頁簿，同時000號操作員可以在自己的視窗中看到並管理所有使用者共用編輯這個活頁簿。為方便實際操作，應將每位使用者姓名更改為真名實姓，方法是：單擊“工具→選項→常規→使用者姓名→輸入姓名→確定”，這樣在開啟“共用活頁簿”彈出的對話方塊(如前圖所示)中便可正確顯示正在使用本工作薄的所有使用者姓名和開始使用時間。為了避免幾個使用者修改同一儲存格的內容，可以估計一下資料中的記錄數量，讓幾位使用者每人分配不同的錄入部分。比如讓甲從工作薄的第1條開始錄入，讓乙從工作薄的第200行開始……但應注意在“共用活頁簿”狀態下不能同時編輯批註和建立超連結，這兩項只能在不共用狀態下進行。