專案管理中的演講藝術

專案經理是溝通渠道中最重要的一環，而在溝通過程中，專案經理最重要的任務是傳達資訊。傳達資訊的方式有多種，通常，專案經理更希望面對面的溝通，這有利
於資訊的及時、正確的接受。在專案經理的工作中，演講是必不可少的一項溝通活動。這裡的演講並非一般意義上的宣講會，它包括了作報告、主持會議、面向干係
人的資訊傳達等等。Scott Berkun(Microsoft Engineering Group
PM)說：“一名演講者不一定是一位專案經理，但專案經理一定是一位好的演講者”。

在我們從事項目溝通工作的時候，往往一次短暫的會議，或一個收集需求的頭腦風暴，抑或是面向發起人和高層的定期狀態報表，無不體現著演講藝術的重要性。演
講是項目溝通工作中的一個小的組成部分，但卻不是一個簡單的過程，它不僅僅是清晰的表達和回饋的記錄，整個演講過程，本身就是一項項目活動。它有前期准
備、啟動、進展、控制和收尾過程，任何一個環節出問題，往往會導致資訊傳達或收集的不完整，或者影響到專案經理自身發展。更重要的，一次演講不僅會影響到
干係人對專案經理和項目本身的看法，也是專案經理提高自我控制力的學習過程。

新上任的專案經理，或是這個行業的新手，在面對演講這個眾人場合時，或多或少會存在恐懼心理。在Scott
Berkun的暢銷書《Confessions of a public
speaker》中，作者列舉了人們所害怕的事情，其中排在第一位的竟是當眾演講。這是因為人類大腦在滿足獨自站立、身處空曠處(如演講台)和眾人注視下
的時候，會自然產生恐懼感，神經系統導致你這個時候容易語無倫次和思路不清晰。無疑，這對於需要正確引導資訊的項目來說，是很危險的。資訊傳達不明確、需
求收集不完整、風險評估不準確、項目狀態不明晰...你可以想到一切導致項目出現挫折的後果，雖然它不一定導致項目失敗，不過在溝通的重要性面前，項目的
風險大大增加。結合我自己的體會，如果資訊傳遞不準確，項目的狀態是逐漸走向衰落的。

每個專案經理都需要瞭解演講的藝術，並把它運用到實際的工作中。那麼，在演講過程中，專案經理如何做到遊刃有餘呢？這麼幾個關鍵詞或許對你有協助：準備充足，找對路線，臨場應對，演講行為學。

前期準備

首先，至少你要知道你演講的議題是什麼，你的受眾群體是誰，你的可控時間是多少，你有多少資訊想要傳達，你自己想得到什麼。前期準備對於一次成功的演講是
最重要的，做不到知己知彼，往往導致演講受挫。大多數時候，專案經理面對當眾演講時所產生的恐懼心理，是由於前提準備不夠充分導致。在演講前的一小時，你
需要告訴你自己：我已經準備好了一切。
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你需要完全瞭解你的議題，你該講什麼，該忽略什麼，這個議題的重要性(因為它影響到演講的時間)

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你需要面對誰演講：干係人是高層、客戶還是實施團隊。受眾群體的敏感性是什麼：站在對方角度，考慮他想從你的演講中得到什麼。你對觀眾的熟悉程度:
如果你和他們很熟悉，你的演講空間就會很大，如果你僅僅是瞭解對方，保持謹慎的演講氛圍，如果你完全不瞭解其中大部分人，遵守流程和制度是比較聰明的選
擇。

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你的可控時間是多少？你需要避免喋喋不休，避免不自然和一本正經。如果你僵硬的做演講，你的聽眾會覺得你在耽誤時間。

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你有多少資訊要傳達，你想得到什嗎？你需要瞭解你想要傳授的資訊量。如果是項目狀態報表，干係人是高層和客戶，請盡量壓縮具體的複雜的資訊，重點放在數
字、結果而不是過程。演講中你有得到反饋的時間，你需要準備好你想得到的資訊，在演講後的Q&A時間裡收集並整理。

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輔助材料。你是否需要一個PPT？或者僅僅是一些表格？還是你只需要一隻簽字筆在白板上陳述？這和你的演講題目的正式程度有關。高層喜歡看控製圖和進度
表，客戶喜歡看demo和介面UI，而面對team
review，可能一支筆就夠了。另外，需要注意的是，輔助材料容易影響到演講的成敗，因為在行為學中，聽和看之間，人往往喜歡看，而不是聽。

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如果可以，你甚至可以自己類比一次演講的過程。

找對路線

一個好的演講場所能激發受眾群體和你自己的創造性，而不利的演講場所可能會讓所有人感到尷尬。另外，你在演講前的場所的布置上，也需要做一些工作：
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如果你是面向客戶的一次狀態報表會議，一間乾淨、明亮和寬敞的會議室或是一個好的選擇；如果你在和你的研發團隊做phase
review，緊湊、相對集中的位置更能保證團隊的凝聚力，同時別忘了白板和簽字筆；如果演講的受眾是高層，盡量把位置安排的正式，保留一定空隙，這時候
你的演講不需要走來走去，而是需要保證任何人都能夠清晰的聽到你的陳述，並做出反饋。

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請關注你的聽眾的人數，或者大致人數，從而預估演講過程中的“噪音”。

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請提前達到演講場所，並測試演講裝置(投影儀，耳機或音響)。提前到達的另一個好處是，你可以坐在觀眾的位置看看你將要站立的位置，從而感覺是不是合適。

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演講前，盡量能和觀眾有所交流，以拉近距離。

臨場應對

你可能得到聽眾的批評、職責和嘲笑；你可能會覺得自己說的別人都不能理解；你也許會發現自己的演講僅僅是別人的催眠過程。在這些時候，你需要做的，就是演講過程中的控制力:
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你需要明確你的立場，並讓你的陳述盡量簡單明了。一語中的是一個不容易達到的境界，不過你可以通過前期的準備，把觀點和資訊儘可能的壓縮。記住，嘮叨和反覆一個問題是任何人都不想聽到的。

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語言的藝術。盡量少說“No”、“I'm not
sure”、“Maybe”這類詞，相反你應該多試試定語和形容詞，或者明確堅定的詞彙，比如某個時間達到某個程度、是或否等等。你可以用比擬的方式，來
減輕一個嚴肅問題的嚴肅程度(不過當你需要傳達給高層或客戶一個準確的資訊時，切不可含糊和隨意);
當你面對一個尖刻的問題，如高層針對“為什麼項目進度延期”的問題而質疑時，你需要準確的陳述原因並且表述應對措施(其實高層往往不在意原因，而在意解決
的力度，不過這並不是你不表述原因的理由)

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轉移的價值。演講的過程中，被人打斷是一個正常的現象，但這個時候往往會讓你的思緒斷路，抑或你面對問題應接不暇。你需要控制這種情況，你可以有選擇的轉移，比如“這個問題在之後會講”。

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互動。無論你的觀眾是高層也好，客戶也好，但你是演講者，你就是主角。你需要在演講過程中給與觀眾接受資訊的時間和提問的時間

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儘早結束。一次演講就是一個項目，都需要儘早結束。拖的太久往往造成不可控制和資訊混亂。

演講行為學

你需要明白一點，你的演講不能帶來緊張的氣氛，或者說你不應該引導你的演講走向緊張氣氛，這會使演講搞砸。專案管理中的演講不一定要生動有趣，但不意味著
死板，你可能需要一些肢體語言，不過不是手舞足蹈；微笑和善意的解釋，比生硬的語氣更有利。聽起來簡單，做到並不容易，因為擁有技術背景的專案經理更多，
認真和尖刻是這些人的代名詞。你不一定要圓滑，但至少你不能一板一眼的說某一點。

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面向高層的演講，你應該多訓練清晰的表達和準確性的程度，你還需要瞭解在合適的時間做合適陳述，比如當項目進度落後或超支時，帶有愧疚感的態度不是你應該有的，合理的方式是提供自信的建議和意見。

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如果你的觀眾是客戶，你該小心自己的語氣，分清立場的同時，你應該關注客戶微妙的表情。客戶往往很關注項目本身而不是你的一大套無用的廢話。如果他喜歡聽
你講，盡量站立有利於雙方的角度分析問題；如果他不願意聽你講太多，提供你的意見和一個謹慎的回覆(而不是承諾)，然後迅速解決話題。

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Team間的演講，你應該以引導為主，充分發揮團隊的智慧。你說的不一定要多，多提些有建設性的問題出來更好。

大致結合自己的體會和想法寫了一些自認有價值的點，但這些絕不足以讓你在任何演講場合都遊刃有餘。由於專案經理工作的特殊性，故專案經理的演講也具備了准
確、具體、精鍊扼要的特點。其實你可以把上述的每一點同樣運用於專案經理日常的溝通，而並不一定是正式的演講，但顯然，在演講的場合，這些更顯的重要。可
能你覺得一次演講僅是項目中的一件微不足道的事，不過它的確能逐漸的影響你的項目和你個人的發展。從每一個細節入手，才是體現專案經理價值之處。