專案管理系列之溝通的藝術(續上)

    管理，給管理下一個廣義而又切實可行的定義，可把它看成是這樣的一種活動，即它發揮某些職能，以便有效地擷取、分配和利用人的努力和物質資源，來實現某個目標；狹義上定義為：管理(Management)是指同別人一起，或通過別人使活動完成得更有效過程；我認為管理不能只從一個整體來看，拆分開來更容易理解。管理就是一個“管”和“理”的過程。“管”首先需要的是管理者性格的因素—魄力，自信；另外還需要的是科學的方法。但是，世界上沒有一件事情或者一個人是完全按照事先安排好的計劃發展的，總會有各種各樣的“意外”發生，每個“意外”幾乎都是各不相同的，如果遇到了兩次一樣的所謂“意外”發生，那就想當於“被一塊石頭絆倒了兩次”，就該檢討一下“管”的是否有問題了。那麼如何來應對這些各不相同的“意外”呢？這就要看“理”的本領了。“理”可以簡單的理解為處理，但只是包含且不等於處理的意思。

    特別是對於專案管理，“理”的本領尤其重要。當然“理”的本領是多種多樣的，項目中的“溝通管理”我認為是最重要的“理”的手段之一。“項目的溝通管理”，就是確保及時與恰當地產生、搜集、傳播、貯存與最終處置項目資訊所需的過程。它提供了取得成功所必須的人、思想與資訊之間的關鍵聯絡。

    溝通到底能幹什嗎？1、達成共識。2、化解矛盾。3、提高執行力。4、達到雙方的理解。

    溝通失敗常常是項目——特別是IT項目——成功的最大的威脅。溝通是保持項目順利進行的潤滑劑。溝通計劃編製包括資訊發送、績效報告和結案管理，它需要確定項目干係人的資訊和溝通需求。溝通管理計劃應該是為所有項目建立的。項目溝通中的項目干係人分析，有助於確定項目中各種參與人員的溝通需求。

    項目溝通管理的四個過程是：1、溝通規劃：確定干係人的資訊與溝通需求：誰需要何種資訊、何時需要、如何傳遞。2、資訊分發：將所需資訊及時提供給項目的干係人。3、績效報告：搜集與發布項目績效資訊，包括狀況報告、進展量度和預測。4、行政收尾：產生、搜集與傳播階段或項目正式完成的有關資訊。

    首先說說項目組內部人員的溝通。

    內部溝通的工具：頭腦風暴法（Brain Storming），又稱智力激勵法、暢談法、集思法等。它是由美國創造學家A.F.奧斯本於1939年首次提出、1953年正式發表的一種激發創造性思維的方法。它通過小型會議的組織形式，利用集體的思考，引導每個參加會議的人圍繞中心議題廣開言路，讓大家在自由愉快、暢所欲言的氣氛中，自由交換想法或點子，並以此激發與會者的創意及靈感，使各種設想在相互碰撞中激起大腦的創造性“風暴”。

    頭腦風暴法會讓大家用不同的角度看待問題。由於該方法鼓勵想法的自由發揮，因此能在短時間內集中大家的智慧，並且會碰撞出不可思議的想法和創意，讓項目團隊找到滿意的答案。由於項目工作常常是新產品或新業務的開發，因此很適於使用頭腦風暴法來解決和分析項目中遇到的很多問題。

    在專案管理中，頭腦風暴法既可以用作其它溝通工具的協助工具輔助，以分析項目所面臨的內外環境，也可單獨用於供應項目的具體創意和設計，或者是供應項目流程的設計，等等。

    頭腦風暴法分為幾個階段：準備階段、熱身階段、明確問題、重新表述問題、暢談階段、篩選和評論階段、整理階段；

    頭腦風暴法會讓大家用不同的角度看待問題。由於該方法鼓勵想法的自由發揮，因此能在短時間內集中大家的智慧，並且會碰撞出不可思議的想法和創意，讓項目團隊找到滿意的答案。由於項目工作常常是新產品或新業務的開發，因此很適於使用頭腦風暴法來解決和分析問題。在使用頭腦風暴法時，要遵循以下原則：

   在暢談階段暫不做出判斷。如果人們在提出自己想到的主意之前必須先對這些主意進行評價，那麼得到的主意就會很少。同樣，如果有人在別人提意見的過程中就立即進行評價，就會打斷別人的思路。主持人可以要求參與者先提出各種主意而不考慮其價值、可行性及重要性，然後再對這些主意進行評價。

   思路要儘可能自由。一個新穎的、異想天開的主意本身雖然很少能夠直接構成創新方案的一部分，但是它有助於項目小組獲得一個全新的概念，使項目能夠打破常規，不被局限在那些表面看起來最有可能的解決途徑中。這是一條最難遵循的原則，因為這要求每個人自己無論如何必須在思考創意時做到先不急於做出判斷。

      (未完 待續)

 

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