專案管理系列之溝通的藝術(三)

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    1、語言、文字還是“形象”

    項目中的溝通形式是多種多樣的，通常分為書面和口頭兩種形式。書面溝通一般在以下情況使用：項目團隊中使用的內部備忘錄，或者對客戶和非公司成員使用報告的方式，如正式的項目報告、年報、非正式的個人記錄、報事帖。書面溝通大多用來進行通知、確認和要求等活動，一般在描述清楚事情的前提下儘可能簡潔，以免增加負擔而流於形式。口頭溝通包括會議、評審、私人接觸、自由討論等。這一方式簡單有效，更容易被大多數人接受，但是不像書面形式那樣“白紙黑字”留下記錄，因此不適用於類似確認這樣的溝通。口頭溝通過程中應該坦白、明確，避免由於文化背景、民族差異、用詞表達等因素造成理解上的差異，這是特別需要注意的。溝通的雙方一定不能帶有想當然或含糊的心態，不理解的內容一定要表示出來，以求對方的進一步解釋，直到達成共識。除了這兩種方式，還有一種作為補充的方式。回憶一下體育老師授課，除了語言描述某個動作外，他還會用標準的姿勢來教你怎麼做練習，這是典型的形體語言表達。像手勢、圖形示範、視頻會議都可以用來作為補充方式。它的優點是擺脫了口頭表達的枯燥，在視覺上把資訊傳遞給接受者，更容易理解。

    2、兩條關鍵原則

    在項目中，很多人也知道去溝通，可效果卻不明顯，似乎總是不到位，由此引起的問題也層出不窮。其實要達到有效溝通有很多要點和原則需要掌握，儘早溝通、主動溝通就是其中的兩個原則，實踐證明它們非常關鍵。

我曾經碰到一個項目，在該項目平日的進程中風平浪靜，團隊成員平日也沒有跟我上報過任何項目進展中的困難，但是當工期快到了和大家一溝通才發現進度比想象慢得多，這樣是在以後的工作中自然很被動。通過這件事情，讓我明白任何項目的任何事情都要儘早溝通，這就要求專案經理要有前瞻性，定期和項目成員建立溝通，不僅容易發現當前存在的問題，很多潛在問題也能暴露出來。在項目中出現問題並不可怕，可怕的是問題沒被發現。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大。

    溝通是人與人之間交流的方式。主動溝通說到底是對溝通的一種態度。在項目中，黃教授的宗旨是極力提倡主動溝通，尤其是當已經明確了必須要去溝通的時候。當溝通是專案經理面對使用者或上級、團隊成員面對專案經理時，主動溝通不僅能建立緊密的聯絡，更能表明你對項目的重視和參與，會使溝通的另一方滿意度大大提高，對整個項目非常有利。

     (未完 待續)

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