專案管理系列之溝通的藝術(四)

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    3、保持暢通的溝通渠道

    溝通看似簡單，實際很複雜。這種複雜性表現在很多方面，比如說，當溝通的人數增加時，溝通渠道急劇增加，給相互溝通帶來困難。典型的問題是“過濾”，也就是資訊丟失。產生過濾的原因很多，比如語言、文化、語義、知識、資訊內容、道德規範、名譽、權利、組織狀態等等，經常碰到由於工作背景不同而在溝通過程中對某一問題的理解產生差異；如果要想最大程度保障溝通順暢，那麼就要在當資訊在媒介中傳播時要儘力避免各種各樣的幹擾，使得資訊在傳遞中保持原始狀態。資訊發送出去並接收到之後，雙方必須對理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性。

如果結合項目，那麼專案經理在溝通管理計劃中應該根據項目的實際明確雙方認可的溝通渠道，比如與使用者之間通過正式的報告溝通，與項目成員之間通過電子郵件溝通；建立溝通反饋機制，任何溝通都要保證到位，沒有偏差，並且定期檢查項目溝通情況，不斷加以調整。這樣順暢、有效溝通就不再是一個難題。

    五、應用的結果

    現在經過學習項目溝通管理，使得我在專案管理工作中得心應手，讓我知道在溝通中首先要瞭解你要說什麼，其次要瞭解對方的注意，同時要引起對方的注意，在有確定對方瞭解你的意思，讓對方對你記憶永存，還要不時要求回饋，並且付之於行動。

    把握溝通的要訣：人與人間的溝通時促進人際關係至最佳方式，因此應互相尊重對方，就是論事，方可達成目的；在溝通時只針對問題，不要翻舊帳；不要再生氣時溝通，這樣容易語無倫次；在溝通嚴重問題時，不要有第三者在場；講話內容簡單扼要，不要重複；不要用命令的語氣溝通。

    良好的交流秘訣在於讓聽者——而不是說者——成為焦點。要站在聽者的角度上考慮問題，想想他們想要得到什麼樣的資訊，什麼資訊對於他們來說最有用。如果你在起草一份項目進展報告，那麼一定要註明所有的必要資訊，讓讀者瞭解項目的進展情況，包括已經取得的成績、事項、風險、變化以及其他一些問題。如果在下一步的工作中你需要獲得某方面的資源支援，那麼要儘早同資源經理打招呼。並且要不斷的提醒他注意你的需求。

    一般來說，如果你的所作所為曾經讓他人感到意外，這就是一個交流不善的標誌。（唯一的例外是專案經理本身也感到了意外）專案經理同樣應該注意同小組成員之間的交流。如果你發現小組成員不清楚項目的工期，或是他們在做一些並不需要去做的工作，那麼就該考慮一下自己同他們之間的交流是否存在著問題了。

很多項目都存在著問題。交流不善是導致很多問題產生並且激化其他問題的原因。從另一方面來說，前攝性的交流可以協助解決很多問題。不要覺得交流是一種負擔，通過它可以使項目平穩的進行——大家就會少一些失望，少一些不確定，也不會再感到意外。

    在遵守以上要訣後，再根據黃教授講的項目干係人分析等方法，讓我在近兩個月的工作中效率得到明顯的提高，原來管理項目中在溝通上花費的時間、成本很高，幾乎佔到了這個項目開發時間以及總成本的20%，如今我管理的項目在溝通時間以及所用成本上省了原來近一半的時間及費用，而且每次溝通都達到了預期的溝通計劃實現目標，不僅節約了項目開發時間，還贏得了客戶的滿意度，同時在公司中我也得到了領導的好評。

    六、總結

    善於溝通的人，一言明百理；不善於溝通的人，百言不明一理。專案經理與客戶的溝通，不是指專案經理善於說話，善於高談闊論就能夠解決問題，更為關鍵的是專案經理要具備足夠的引導項目建設的能力。通過學習項目溝通管理，能夠讓我更好的在專案管理中發揮作用，切實地瞭解使用者，滿足使用者需求，提高使用者的滿意度。

     (未完 待續)

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