“時間管理”學習

時間管理（Time Management）就是用技巧、技術和工具協助人們完成工作，實現目標。時間管理並不是要把所有事情做完，而是更有效運用時間。時間管理的目的除了要決定你該做些什麼事情之外，另一個很重要的目的也是決定什麼事情不應該做；時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。時間管理最重要的功能是透過事先的規劃，做為一種提醒與指引。

 

 

 

 

基本介紹　　

  

時間管理

時間管理 英文名:Time Management

　　請問，如果每天都有86400元進入你的銀行戶頭，而你必須當天用光，你會如何運用這筆錢？

　　天下真有這樣的好事嗎？

　　是的，你真的有這樣一個戶頭，那就是“時間”。每天每一個人都會有新的86400秒進帳。那麼面對這樣一筆財富，你打算怎樣利用它們呢？

　　首先，讓我們來做一個關於時間管理的測試。

　　下面的每個問題，請你根據自己的實際情況，如實地給自己評分。計分方式為：選擇“從不”為0分，選擇“有時”記1分，選擇“經常”記2分，選擇“總是”記3分。

　　1、我在每個工作日之前，都能為計劃中的工作做些準備。

　　2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。

　　3、我利用工作進度表來書面規定工作任務與目標。

　　4、我盡量一次性處理完畢每份檔案。

　　5、我每天列出一個應辦事項清單，按重要順序來排列，依次辦理這些事情。

　　6、我盡量迴避幹擾電話、不速之客的來訪，以及突然的約會。

　　7、我試著按照生理節奏變動規律曲線來安排我的工作。

　　8、我的議程表留有迴旋餘地，以便應對突發事件。

　　9、當其他人想佔用我的時間，而我又必須處理更重要的事情時，我會說“不”。

　　結論： 0~12分：你自己沒有時間規劃，總是讓別人牽著鼻子走。

　　13~17分：你試圖掌握自己的時間，卻不能持之以恒。

　　18~22分：你的時間管理狀況良好。

　　23~27分：你是值得學習的時間管理典範。

 

　　知道了你自己的時間管理方面的總體水平，接下來，讓我們分析一下時間是如何被浪費掉的。

　　浪費時間的原因有主觀和客觀兩大方面。這裡，我們來分析一下浪費時間的主觀原因，因為，這是一切的根源。

　　1、做事目標不明確。

　　2、作風拖拉。

　　3、缺乏優先順序，抓不住重點。

　　4、過於注重細節。

　　5、做事有頭無尾。

　　6、沒有條理，不簡潔，簡單的事情複雜化。

　　7、事必躬親，不懂得授權。

　　8、不會拒絕別人的請求。

　　9、消極思考。

 

　　一項國際調查表明：一個效率糟糕的人與一個高效的人工作效率相差可達10倍以上。

　　看來，人人都需要掌握時間管理的方法和理念。

　　那麼，什麼是時間管理？

　　所謂時間管理，是指用最短的時間或在預定的時間內，把事情做好。

　　接下來，我們來看一組資料，雖然這些資料來自美國，但對我們還是有一定參考價值的。

　　人們一般每8分鐘就會受到1次打擾，每小時大約7次，每天50次~60次。平均每次打擾用時大約是5分鐘，總共大約4小時。大約50%~80%的打擾是沒有意義或者極少有價值的。

　　每天自學1小時，7小時一周，365小時一年，一個人可以像全日制學生一樣學習，3~5年就可以成為專家。

　　一個人如果辦公桌上亂七八糟，他平均每天會為找東西花1個半小時，每周要花7個半小時。

　　善於利用時間的人不會把時間花在需要的事情上，而會花在值得的事情上。

　　時間管理當中最有用的詞是“不”。

　　做一件事情實際花費的時間往往會比預期的時間多一倍。

　　如果你讓自己一天做一件事情，你會花一整天去做；如果你讓自己一天做兩件事情，你也會完成它們；如果你讓自己一天做12件事情，則會完成7~8件……

　　數字往往會揭示一些人們意想不到的真相。這些資料是否令你感到吃驚？我們不妨留意一下，找出一些和自己有關的時間數字，使自己始終保持危機感，警惕時間的流逝，抓緊利用好每一分、每一秒。

 

時間管理理論

　　有關時間管理的研究已有相當曆史。猶如人類社會從農業革命演化到工業革命，再到資訊革命，時間管理理論也可分為四代。

　　●第一代的理論著重利用便條與備忘錄，在忙碌中調配時間與精力。

　　●第二代強調行事曆與議程表，反映出時間管理已注意到規劃未來的重要。

　　●第三代是目前正流行、講求優先順序的觀念。也就是依據輕重緩急設定短、中、長期目標，再逐日訂定實現目標的計劃，將有限的時間、精力加以分配，爭取最高的效率。

　　這種做法有它可取的地方。但也有人發現，過分強調效率，把時間崩得死死的，反而會產生反效果，使人失去增進感情、滿足個人需要以及享受意外之喜的機會。於是許多人放棄這種過於死板拘束的時間管理法，回複到前兩代的做法，以維護生活的品質。

　　現在，又有第四代的理論出現。與以往截然不同之處在於，它根本否定“時間管理”這個名詞，主張關鍵不在於時間管理，而在於個人管理。與其著重於時間與事務的安排，不如把重心放在維持產出與產能的平衡上。

 

時間管理的方法

　　時間管理的方法有很多，這裡我們來分享集各種方法之大成的5個；

　　最新的時間管理概念--GTD

　　GTD，Getting Things Done的縮寫。來自於David Allen的一本暢銷書《Getting Things Done》，國內的中文翻譯本《儘管去做：無壓工作的藝術》由中信出版。

  

《儘管去做:無壓工作的藝術》

GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。

　　收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜（GTD中稱為stuff）統統羅列出來，放入inbox中，這個inbox既可以是用來放置各種實物的實際的檔案夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項的紙張或PDA。收集的關鍵在於把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作 。

　　整理：將stuff放入inbox之後，就需要定期或不定期地進行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動進行區分整理，對於不能付諸行動的內容，可以進一步分為參考資料、日後可能需要處理以及垃圾幾類，而對可行動的內容再考慮是否可在兩分鐘內完成，如果可以則立即行動完成它，如果不行對下一步行動進行組織 。

　　組織：個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文件管理系統，而對下一步行動的組織則一般可分為：下一步行動清單，等待清單和未來/某天清單。

　　等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作，而且如果一個項目涉及到多步驟的工作，那麼需要將其細化成具體的工作。

　　GTD對下一步清單的處理與一般的to-do list最大的不同在於，它作了進一步的細化，比如按照地點（電腦旁、辦公室、電話旁、家裡、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執行的行動，而當你到這些地點後也就能夠一目瞭然地知道應該做那些工作

　　回顧：回顧也是GTD中的一個重要步驟，一般需要每周進行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單並進行更新，可以確保GTD系統的運作，而且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作。

　　執行：現在你可以按照每份清單開始行動了，在具體行動中可能會需要根據所處的環境，時間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項來行動

 

　　實現GTD的五類工具： 線上： 資源很多，可以直接尋找 如 RTM(remember the milk)

　　

　　電腦：outlook MLO lifebanlance

　　PDA： MLO(wm版) lifebanlance(Palm)

　　紙+筆： GTD筆記本

　　電腦+PDA： 文夾GTD工具

6點優先工作制

　　該方法是效率大師艾維利在向美國一家鋼鐵公司提供諮詢時提出的，它使這家公司用了5年的時間，從瀕臨破產一躍成為當時全美最大的私營鋼鐵企業，艾維利因此獲得了2.5萬美元諮詢費，故管理界將該方法喻為“價值2.5萬美元的時間管理方法”。

　　這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1”到“6”標出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準備好，然後再全力以赴地做標號為“2”的事，依此類推……

　　艾維利認為，一般情況下，如果一個人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那麼，他一定是一位高效率人士。

 

帕累托原則

　　這是由19世紀意大利經濟學家帕累托提出的。其核心內容是生活中80%的結果幾乎源於20%的活動。比如，是那20%的客戶給你帶來了80%的業績，可能創造了80%的利潤，世界上80%的財富是被20%的人掌握著，世界上80%的人只分享了20%的財富。因此，要把注意力放在20%的關鍵事情上

　　根據這一原則，我們應當對要做的事情分清輕重緩急，進行如下的排序：

　　A 重要且緊急（比如救火、搶險等）——必須立刻做。

  

帕累托原則拓展

B 緊急但不重要（比如有人因為打麻將“三缺一”而緊急約你、有人突然打電話請你吃飯等）——只有在優先考慮了重要的事情後，再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當成優先原則。其實，許多看似很緊急的事，拖一拖，甚至不辦，也無關大局。

　　C 重要但不緊急（比如學習、做計劃、與人談心、體檢等）——只要是沒有前一類事的壓力，應該當成緊急的事去做，而不是拖延。

　　D 既不緊急也不重要（比如娛樂、消遣等事情）——有閑工夫再說。

麥肯錫30秒電梯理論

　　麥肯錫公司曾經得到過一次沉痛的教訓：該公司曾經為一家重要的大客戶做諮詢。諮詢結束的時候，麥肯錫的項目負責人在電梯間裡遇見了對方的董事長，該董事長問麥肯錫的項目負責人：“你能不能說一下現在的結果呢？”由於該項目負責人沒有準備，而且即使有準備，也無法在電梯從30層到1層的30秒鐘內把結果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要客戶。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內把結果表達清楚，凡事要直奔主題、直奔結果。麥肯錫認為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要歸納在3條以內。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論”或稱“電梯演講”。

 

辦公室美學

　　秩序是一種美。均勻、對稱、平衡和整齊的事物能給人一種美感。簡潔就是速度，條理就是效率。簡潔和條理也是一種美，是一種辦公室的美學、工作的美學。

　　我們應當養成如下良好習慣：

　　物以類聚，東西用畢物歸原處；

　　不亂放東西；

　　把整理好的東西編上號，貼上標籤，做好登記；

　　好記性不如爛筆頭，要勤於記錄；

　　處理檔案的3個環節：第一，迅速回複。第二，迅速歸檔，以免檔案弄亂或弄丟。第三，及時銷毀。沒用的檔案要及時處理掉，以免繼續浪費空間和時間。

 

莫法特休息法

　　《聖經新約》的翻譯者詹姆斯.莫法特的書房裡有3張桌：第一張擺著他正在翻譯的《聖經》譯稿；第二張擺的是他的一篇論文的原稿；第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說。

　　莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌，繼續工作。

　　“間作套種”是農業上常用的一種科學種田的方法。人們在實踐中發現，連續幾季都種相同的作物，土壤的肥力就會下降很多，因為同一種作物吸收的是同一類養分，長此以往，地力就會枯竭。人的腦力和體力也是這樣，如果每隔一段時間就變換不同的工作內容，就會產生新的優勢興奮灶，而原來的興奮灶則得到抑制，這樣人的腦力和體力就可以得到有效調劑和放鬆。

 

時間管理的重要性

　　

  

時間管理

最近這段時間，我越來越感覺到時間管理的重要性。因為在我日常的生活中，由於疏忽對時間的管理利用，讓自己做一些事沒有頭緒，有時在電腦面前一呆就是幾個鐘頭，這對於自己的身體都是極為不利的。

　　針對這些，自己對自己以後的時間進行一下管理，約束。

　　1、每天晚上看一下自己的郵件，並回複一下郵件，對於國際電子商情一些商業情報資訊及商業視進野資訊進行簡單閱讀。

　　2、每周登入一下自己的部落格，並將自己的一些工作體會，寫成文字，便於以後學習。

　　3、不週期性發發郵件或QQ給周圍的認識的人，保持一定的聯絡。

　　4、在五月份，對自己在網站上的所有商務資訊，進行完善。

　　5、每天抽一些時間來關心一下我的女朋友，跟她聊聊天，享受生活樂趣。

　　時間必須要善於去運用，不然自己會在人生的大海中迷失方向。

　　6.每天都應該做預習工作，這樣學習起來就會很輕鬆。

 

時間管理十一條金律金律一:要和你的價值觀相吻合

　　你一定要確立個人的價值觀，假如價值觀不明確，你就很難知道什麼對你最重要，當你價值觀不明確，時間分配一定不好。時間管理的重點不在於行政時間，而在於如何分配時間。你永遠沒有時間做每件事，但你永遠有時間做對你來說最重要的事。

金律二:設立明確的目標

　　成功等於目標，時間管理的目的是讓你在最短時間內實現更多你想要實現的目標;你必須把今年度4到10個目標寫出來，找出一個核心目標，並依次排列重要性，然後依照你的目標設定一些詳細的計劃，你的關鍵就是依照計划進行。

金律三:改變你的想法

　　美國心理學之父威廉·詹姆士對時間行為學的研究發現這樣兩種對待時間的態度:“這件工作必須完成它實在討厭，所以我能拖便盡量拖”和“這不是件令人愉快的工作，但它必須完成，所以我得馬上動手，好讓自己能早些擺脫它”。當你有了動機，迅速踏出第一步是很重要的。不要想立刻推翻自己的整個習慣，只需強迫自己現在就去做你所拖延的某件率。然後，從明早開始，每天都從你的time list中選出最不想做的事情先做。“

金律四:遵循20比80定律

　　生活中肯定會有一些突發困擾和迫不及待要解決的問題，如果你發現自己天天都在處理這些事情，那表示你的時間管理並不理想。成功者花最多時間在做最重要，而不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要的事。

金律五:安排“不被幹擾”時間

　　每天至少要有半小時到一小時的“不被幹擾”時間。假如你能有一個小時完全不受任何人幹擾，把自己關在自己的空間裡面思考或者工作，這一個小時可以抵過你一天單位時間的工作量，甚至有時候這一小時比你3天工作的效率還要好。

金律六:嚴格規定完成期限

　　巴金森(c-NoarthcoteParkinson)在其所著的《巴金森法則》(Parkinsons Law)中，.寫下這段話:“你有多少時間完成工作,工作就會自動變成需要那麼多時間。”如果你有一整天的時間可以做某項工作，你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作，你就會更迅速有效地在一小時內做完它。

金律七:做好時間日誌

　　你花了多少時間在做哪些事情，把它詳細地記錄下來，早上出門(包括洗漱、換衣、早餐等)花了多少時間，搭車花了多少時間，出去拜訪客戶花了多少時間……把每天花的時間一一記錄下來，你會清晰地發現浪費了哪些時間。這和記賬是一個道理。當你找到浪費時間的根源，你才有辦法改變。

金律八:理解時間大於金錢

　　用你的金錢去換取別人的成功經驗，一定要抓住一切機會向頂尖人士學習。仔細選擇你接觸的對象，因為這會節省你很多時間。假設與一個成功者在一起，他花了40年時間成功，你跟10個這樣的人交往，你不是就濃縮了400年的經驗?

金律九:學會列清單

　　把自己要做的每一件事情都寫下來，這樣做首先能讓你隨時都明確自己手頭上的任務。不要輕信自己可以用腦子把每件事情都記住，而當你看到自己長長的list時，也會產生緊迫感。

金律十:同一類的事情最好一次把它做完

　　假如你在做紙上作業，那段時間都做紙上作業；假如你是在思考，用一段時間只作思考；打電話的話，最好把電話累積到某一時間一次把它打完。當你重複做一件事情時，你會熟能生巧，效率一定會提高。

金律十一:每1分鐘每1秒做最有效率的事情

　　你必須思考一下要做好一份工作，到底哪幾件事情是對你最有效率的，列下來，分配時間把它做好。(始終直瞄靶心一績效(司晉陞)

 

 

13種時間管理方法

　　13種時間管理的方法

　　1、有計劃地使用時間。不會計劃時間的人，等於計劃失敗。

　　2、目標明確。目標要具體、具有可實現性。

　　3、將要做的事情根據優先程度分先後順序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應當享有優先權。因此要善於區分這20%的有價值的事情，然後根據價值大小，分配時間。

　　4、將一天從早到晚要做的事情進行羅列。

　　5、要具有靈活性。一般來說，只將時間的50%計劃好，其餘的50%應當屬於靈活時間，用來應對各種打擾和無法預期的事情。

　　6、遵循你的生物鐘。你辦事效率最佳的時間是什麼時候？將優先辦的事情放在最佳時間裡。

　　7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然後才考慮效率。

　　Focus first on effectiveness (identifying what is the right thing to do), then concentrate on efficiency (doing it right).

　　8、區分緊急事務與重要事務。緊急事往往是短期性的，重要事往往是長期性的。給所有羅列出來的事情定一個完成期限。

　　9、對所有沒有意義的事情採用有意忽略的技巧。將羅列的事情中沒有任何意義的事情刪除掉。

　　10、不要想成為完美主義者。不要追求完美，而要追求辦事效果。

　　11、 巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以將這件事情細分為很小的部分，只做其中一個小的部分就可以了，或者對其中最主要的部分最多花費15分鐘時間去做。

　　12、學會說"不"。一旦確定了哪些事情是重要的，對那些不重要的事情就應當說"不"。

　　13、獎賞自己。即使一個小小的成功，也應該慶祝一下。可以事先給自己許下一個獎賞諾言，事情成功之後一定要履行諾言。

 

時間管理工具軟體

　　佳盟個人資訊管是一款個人資訊管理系統，採用國際上先進的MBO目標與GTD時間管理理念，實現人生目標整體規劃和任務分配，對任務和議程進行提醒並記錄有關處理資訊；支援家庭理財，提供理財規劃、記錄收支、實物資產、債權債務、編製預算並在日常活動中實現指標預警；提供日記編輯；根據人脈關係理念設計出好友圈視圖，提供內容豐富的連絡人和往來單位統計；建立專屬保密的個人知識庫；支援多層安全層級的存取控制。

 

時間管理的原則

　　一.設立明確的目標

　　時間管理的目的是讓你在最短時間內實現更多你想要實現的目標。把今年度的4到10個目標寫出來，找出一個核心目標，並依次排列重要性，然後依照你的目標設定詳細的計劃，並依照計划進行。

　　二.學會列清單

　　把自己所要做的每一件事情都寫下來，列一張總清單，這樣做能讓你隨時都明確自己手頭上的任務。在列好清單的基礎上進行目標切割。

　　1.將年度目標切割成季度目標，列出清單，每一季度要做哪一些事情；

　　2.將季度目標切割成月目標，並在每月初重新再列一遍，遇到有突發事件而更改目標的情形時及時調整過來；

　　3.每一個星期天，把下周要完成的每件事列出來；

　　4.每天晚上把第二天要做的事情列出來。

　　三.做好“時間日誌”

　　你花了多少時間在哪些事情，把它詳細地，記錄下來，每天從刷牙開始，洗澡，早上穿衣花了多少時間，早上搭車的時間，平上出去拜訪客戶的時間，把每天花的時間一一記錄下來，做了哪些事，你會發現浪費了哪些時間。當你找到浪費時間的根源，你才有辦法改變。

　　四.制訂有效計劃。

　　絕大多數難題都是由未經認真思考慮的行動引起的。在制訂有效計劃中每花費1小時，在實施計劃中就可能節省3-4小時，並會得到更好的結果。如果你沒有認真作計劃，那麼實際上你正計划著失敗。

　　五.遵循20:80定律

　　用你80%的時間來做20%最重要的事情。生活中肯定會有一些突發困擾和迫不及待要解決的問題，如果你發現自己天天都在處理這些事情，那表示你的時間管理並不理想。一定要瞭解，對你來說，哪些事情是最重要的，是最有生產力的。成功者往往花最多時間在做最重要但不是最緊急的事情，而一般人往往將緊急但不重要的事放在第一位。因此，必須學會如何把重要的事情變得緊急。

　　六.安排“不被幹擾”時間

　　假如你每天能有一個小時完全不受任何人幹擾地思考一些事情，或是做一些你認為最重要的事情，這一個小時可以抵過你一天的工作效率，甚至可能比三天的工作效率還要好。

　　七.確立個人的價值觀

　　假如價值觀不明確，就很難知道什麼對你是最重要的，當你的價值觀不明確時，就無法做到合理地分配時間。時間管理的重點不在行政時間，而在於如何分配時間。你永遠沒有時間做每件事，但永遠有時間做對你來說最重要的事。

　　八.嚴格規定完成期限

　　巴金森(C.Noarthcote Parkinson)在其所著的《巴金森法則》中寫下這段話“你有多少時間完成工作，工作就會自動變成需要那麼多時間。”如果你有一整天的時間可以做某項工作，你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作，你就會更迅速有效地在一小時內做完它。

　　九.學會充分授權

　　列出你目前生活中所有覺得可以授權的事情，把它們寫下來，找適當的人來授權。

　　十.同-類的事情最好一次做完

　　假如你在做紙上作業，那段時間都做紙上作業；假如你是在思考，用一段時間只作思考；打電話的話，最好把電話累積到某一時間一次把它打完。

　　當你重複做一件事情時，你會熟能生巧，效率一定會提高。

時間管理案例分析

　　一、時間管理的主要方法

　　1.帕累托原則在時間管理中的運用

　　在有限的時間和資源下實現目標最大化，是高校管理者工作的重要原則。 時間是實現目標的重要因素之一，為了對高校管理者的時間進行更好地管理，我們引入帕累托原則。 帕累托原則又稱做重要的少數、微不足道的多數，或80對20定律、猶太法則等，是19世紀末和20世紀初由意大利經濟學家及社會學家帕累托提出的，最初是用於經濟領域中的決策。 這一原則是說在任何一組東西之中,最重要的通常只佔其中的一小部分，因此對於重要但只佔少數的部分必須分配更多的資源，更注重對它的管理。 在時間管理中運用帕累托原則有助於應付一長列有待完成的工作。 將一大堆需要完成的工作列出優先次序，把最應優先完成的作為工作中的重中之重，各花上一段時間集中精力把它們完成。

　　只有這樣，那些看起來可能是無法一一完成的工作才能通過我們所完成的那幾件重要工作而得到解決，獲得最大的收益。

　　2.“座標法”在時間管理中的運用

　　一個人在同一時間處理兩個以上的任務是件極為困難的事情，一直保持高效更是難上加難，因此管理者應把時間花在重要的、必須做的任務上，而不是那些並非必須要做的事情之上。

　　如果以“輕—重”為橫座標，“緩—急”為縱座標， 我們可以建立一個時間管理座標體系(見圖)把各項事務放入這個座標體系! 大致可以分為四個類別:重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急。

　　

  

  

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　　我們通常會把緊急的事情放在第一位，這不是行政時間的有效辦法。在最初，我們可能會重視事情的重要程度，做的是“重要且緊急”的事情，但應避免習慣於“緊急”狀態，否則，我們會不由自主地喜歡上“到處救火”的感覺，把自己當成“救火隊員”，轉而去做那些“緊急不重要”的事情了。

　　這樣一來，我們沒有時間去做那些“重要不緊急”的事，而這些事往往有著更深遠的影響。將大部分時間花在“重要而不緊急”的事情上，可以讓我們避免掉進“嗜急成癮”的陷阱中，更可以避免在事情變得緊急後才疲於應付。對於高校來說，“重要不緊急”的事就是教學。確定了教學任務，就明確了圍繞教學所需的人、財、物以及包括學術活動在內的各種活動，高校各個管理層的時間管理都應圍繞這一任務展開。

 

　　二、高校管理者的時間管理

　　高校管理者每天都要面對各種各樣的事務，千頭萬緒，涉及到方方面面。如何在繁多的事務中抓住重點，以點帶面，從而促進相關工作的開展和完成，時間管理有著重要的作用。科學、規範、有序的時間管理不僅對高校管理者本人極為重要，對提高整個高校的工作效率、降低辦學成本也極為重要。但因為主觀客觀上的原因，我們都習慣了不將時間列入辦學成本進行計算。

　　(一)高校管理者時間管理的必要性

　　高校管理者為什麼要對時間進行管理，這雖是個見仁見智的問題，但由於很多高校管理者未對時間進行科學有效管理，往往造成疲於奔命卻大事抓不了、小事抓不到，浪費時間的現象廣泛存在，造成高校管理者時間浪費的原因是多方面的，從主觀上說，一方面可能是因為管理者想做的事情太多，但確因沒有科學區分事情的輕重緩急，甚至缺乏明確的目標，導致各項工作缺乏優先順序，最後可能有頭無尾；另一方面也可能是因為不擅於授權導致自己不得不花費大量的時間於具體事務，或因倉促決策導致了整個學校的時間以及其他資源的浪費。從客觀上說，高校管理者浪費時間的原因來自於上級領導、工作系統以及生活工作條件等方面。不管是何種原因，高校管理者的時間一旦出現浪費，對整個部門甚至整個高校的傷害極大，嚴重的可能會導致部門、單位乃至整個高校低效率重複勞動，最終成效不彰。為了避免浪費時間的現象重複出現，必須對高校管理者的時間進行管理。高校管理者永遠沒有時間做每件事，但應通過對時間進行管理，保證他們永遠有時間做最重要的事。

 

　　(二)高校管理者時間管理的內容

　　高校管理者的時間管理並非是對時間這一資源進行管理，而是對管理者自身進行管理，通過提高管理者的時間使用效率，減少浪費，從而達到提高工作效率的目標。對管理者自身進行管理主要包括四個方面的內容。

 

　　1.掌握工作的關鍵

　　高校不同層次的管理者儘管工作任務和工作責任不盡相同，但管理活動卻是一致的，可簡單歸結為三個掌握，即掌握關鍵工作，掌握關鍵人物，掌握關鍵活動。高校發展目標能否實現的重點不在於每個環節、每個步驟，而在於制約性因素。制約性因素往往體現在關鍵工作，關鍵人物和關鍵活動上，抓住了這三個關鍵，高校管理者也就解決了制約性因素。所謂“大智有所不慮，大巧有所不為”之所以成為大智大巧者，在於能夠揚其長而避其短。高校管理者無論職位、社會地位、學術水平高低，都是普通勞動者，不可能是全能的，也不需要面面俱到，因此，只要掌握了關鍵也就抓住了時間管理的要訣。具體地說，出現重要而且緊急的事情時，高校管理者應首先進行處理，但要避免成為工作常規，應保證高校管理者的大部分時間花在重要而不緊急的事情上。高校管理者專註於處理重要的事情說明抓住了影響整個部門乃至整個高校的工作全域，主要精力放在不緊急的事情上則意味著未雨綢繆，防患於未然。

 

　　2.簡化工作程式

　　工作流程越簡化，越不容易出問題，執行部門及人員在工作過程中會越加細緻，執行效果越好。同時，簡化程式有利於解決高校中出現的“文山會海”現象，不該發的文不發，不該開的會不開，提高行文和會議效率，降低管理成本。就開會而言，會前必須明確會議的目的，是分享資訊、辯論還是決策，決策性的會議材料應該在會前幾天分發參會者，讓參會者能儘早熟悉會議內容並有足夠的考慮時間，以提高決策的品質和速度，避免會議流於形式，避免將會議時間浪費在泛泛而談上卻做不出任何科學決策。

 

　　3.合理安排工作時間

　　應該做好每天、每周、每月以及每年的工作計劃，列出每一時間單位內應該完成的工作，排出優先次序，突出重點並確認完成時間，並適當安排“不被幹擾”的時間。高校管理者常常需要整塊的時間去思考一些重要決策或完成重要的任務，在進行這些任務的過程中，不能被外界打斷，否則重新進入深度思考與完全工作狀態往往需要更長的時間。高校管理者集中時間不受幹擾地處理一些重大事項而把其他事情都推到一邊，可能會給本部門甚至整個學校帶來一些意想不到的麻煩，但如果能有足夠必要的時間，不受任何人任何事幹擾地思考或者從事對整個部門甚至整個高校至關重要的工作，那麼這些可能的麻煩將是微不足道的。

 

　　4.合理授權

　　任何一位高校管理者都不可能獨自完成本部門乃至整個高校的所有工作，也不可能獨自對所有的事情做出科學決策，因此將一些事情指派或授權給別人，讓其他人對工作進行分擔，是提高時間使用效率的有效方式之一。列出工作中所有可以授權的事項，並授權於適當的人來決策和執行，會提高整個學校的辦學效率。高校管理者的授權必須充分，同時必須重視監督和檢驗，保證被授權者的行為符合學校的整體利益。在授權過程中，管理者應避免出現把別人當成自己提高效率多做事的資源或者障礙、幹擾者的傾向，否則可能會出現控制他人的慾望，傾向於讓被授權人按照要求做事，或者讓“他們”不要妨礙“我們”做事。從而使授權行為適得其反。 在授權中必須要克服“辦事拖延”的鄙習，推行“限時辦事制”。 辦事拖延是浪費時間的重要原因之一，實際工作中，工作任務的完成時間往往都會超出預期。 因此，嚴格規定每一件事情的完成期限，並要求被授權者在限定時間內報告處理結果，授權效果會更為有效。

 

 

 

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