《時間管理》培訓筆記

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《時間管理》培訓筆記

緣起上個月的時候，參加了公司組織的《時間管理》培訓課程。經過三個小時的學習，收穫很大。後來應用到日常的工作中，也產生了較好的效果。工作更容易完成了，工作也更容易受自己控制了。尤為重要的是，自己覺得日子過得更踏實了。下面和大家分享這次培訓的筆記，經過一段時間的實踐，這個筆記裡也會加入我自己的一些體會、心得，歡迎大家一起探討怎麼樣有效地利用時間。 時間管理其實所謂的時間管理就是：自我管理和事件管理。也可以稱為自律與他律。我們初中的時候，剛學英語，整整三年學得單詞量也是極小的；後來高中了，單詞量明顯加大，一課的新詞就相當於初中的一個單元的數量；再後來到了大學，單詞量就更上一個數量級。為什麼會有這樣階梯式地遞進？原因是隨著我們年紀的增大，自我管理能力增強，能夠更長時間地集中注意力，從而能夠在更短的時間裡接受更多的單詞。從這個案例可以看出，自我管理好的人，他做事的效能就比較高。這裡有個新詞——效能。做事快叫效率，做事快而對才叫效能。眾所周知，並非每一個人都是隨著年紀的增長就能記憶更多的英語單詞。但主要原因其實並非智力的因素，而是自我管理不嚴格的結果，也就是自律不嚴。自我管理達不到要求，就會被事件管理。比如一個差生記不住很多單詞，老師可能會罰他在早讀上單獨地監控他到課室外聽他讀單詞，如果老師能堅持這樣監控，一段時間後這個差生的成績肯定會上升，記憶的單詞量也會增加。這就是他律。從上例可以看出，被他律是很痛苦的。我一直英語不好，初中、高中都曾被老師“他律”，印象至今難忘。我覺得很難說這沒有給我留下“少年陰影”。所以我們要盡量避免被他律。時間管理就是以希望能夠以自律替代他律。由我們自我控制事件，能夠提高生產力，獲得內心平靜。這很重要，特別是後者，平靜的內心能增進我們的修為。 我的時間管理問題在哪裡？很多人非常忙碌，但很少人能夠說清楚自己為什麼忙得要死，沒有時間。而且這些人你問他們在忙什麼，他們很難說得上來，很多時間裡他在做什麼他根本想不起來。培訓老師提供了一個很好的方法：製作自己的時間日誌。把每天起床後到睡前的時間以30分鐘為單位，記錄在每一時間單位裡所做的事情。不管你是在寫郵件還是在花時間找你前天寫下的備忘便條紙。結果是嚇人的。就我個人而言，我發現工作時間裡花在工作上的時間驚人地少。很多時間花在了回複email、看書、看別人的blog、看新聞和與同事交談中。通過時間日誌，每一個人都可以發現自己在哪裡浪費了時間。如果你覺得自己每天都很忙，但睡前回想自己的這一天卻感到無限空虛，那敬請建立你的時間日誌，找出浪費時間的事件。 事情很多嗎？通過時間日誌，我們可以發現其實我們日常工作與生活的事情就那麼幾樣。其實天天都差不多，怎麼就搞得自己這麼忙碌了呢？培訓老師的建議是把自己常規的工作和生活事件寫到一個列表，並標識它們的優先順序，再根椐優先順序進行排序。以後我們做事，就依照優先順序來做事。優先順序高的，先做；優先順序低的，後做。比如程式員，上班之後優先順序最高的模組先完成，然後再check mail，回複同事的問題等。其實各項事情之間，也不必完全按照優先順序來做的。原因很簡單，人的注意力集中時間是有限的，工作一段時間之後，注意力需要及時恢複。那麼，如果我們編寫一段時間的代碼之後，可能就覺得有些勞累，需要休息一下，但這時我們的代碼並未完成，那是否應該強打精神寫代碼呢？答案並非如此，我們可以改為寫寫文檔，或者跟同事交流一下彼此的對工作的設想。 經驗有助於時間管理要有效工作，我們要吸收和總結經驗。經驗可能來自他人也可能來自自己。因為前人的經驗或者自己做過的事情，都能大大減少我們做事情的時間，並且能夠協助我們更加有效地組織自己的全域工作。開拓自己的眼界、擴大自己的興趣都能有效地獲得他人的經驗。那自己的經驗呢？有一段譯自孔夫子的話很有意思：I hear and I forget;I see and I remember;I do and I understand.            -- Confucius可見要獲得自己的經驗就只有去做，實踐一番。荀子也有過類似的話：不聞不若聞之，聞之不若見之，見之不若知之，知之不若行之。學至於行之而止矣。呵呵，荀子的話，有些讓人迷糊了，陸放翁說得簡明些：紙上得上終覺淺，絕知此事須恭行。 為什麼會沒有時間？這個問題很好回答：一、沒有計劃二、拖延三、沒有拒絕別人四、不速之客（事）五、包攬所有事情 解決之道一、              制定計劃，要事第一。既然沒有計劃是無法有效行政時間的最主要原因，那我們就對症下藥，制定完備的計劃。我們做應該遵從PDCA原則（Plan, Do, Check, Adjustment），即先做好計劃，然後再做事，再檢測，再根據問題調整。在計劃中也應該列出事情的輕重緩急，又重要又緊急的事情優先，精益生產。根據80/20法則，我們通常只要花費20%的努力就能夠完成80%的需求。二、              針對拖延，也可以充分利用良好的計劃來解決問題。因為拖延成性，所以在計劃中事事制定deadline。結合時間日誌，壓縮自己花在其它事件上的時間。確保按計劃完成任務。三、              拒絕其實是一件簡單事情。只要Say No就可以解決。但就像林語堂在《吾國與吾民》一書中講到，中國人一出生就有三大女神伴之左右——面情、命運與恩典。面情就是面子，中國人最看重就是面子。同事來請求自己幫忙，領導要求自己完成一個任務，那是極具面子的事情，所以無法拒絕。其實真實情況並非如此。不僅同事、同學和朋友的請求可以直接拒絕，即便是自己的領導或上級，也是可以直接拒絕的。只要你認為你的工作表已經無法安排他們的事情即可。但如何有效拒絕，是一件很有技巧的事情，單講這一個主題就能寫上幾千個字。所以在這裡就不寫了，大家去“百度一下，你就知道”。在這裡只特別提醒一點，如果有朋友在跨國公司工作或者跟外國人有合作，那要注意一下中國人“不說答應就沒答應”，而西方人普遍信奉“不說不就算答應”。四、              對於不速之客（事），我們的方案是能拒絕就拒絕，不能拒絕的，儘快解決。比如幾年不見的老同學在工作時間打電話來，不忙的時候可以多嘮幾句，忙的時候大可以說：現在是工作時間，比較忙，能不能下班後再說，或者我打回給您？如果是直接找上門來的客戶（朋友），可以採用站立會客的方式，開門見山地討論話題，往往能在極短的時間裡解決不速之客（事）。五、              喜歡大包大攬是中小企業主和企業中層幹部最常見的毛病。他們要不就怕這些事情屬下幹不好，要不就怕這些事情給屬下幹好了會搶自己的位子。其實單憑這一點，他們就幹不成啥大事業。戰國時期的縱橫家韓非子就說過：下君，盡已之能；中君，盡人之力；上君，盡人之智。可見越高明的管理員，越是能夠放權。如果你覺得自己時間太少，那就是該考慮放權的時候了。如果放權又怕屬下完成不了任務，那就應該在放權的同時對屬下灌能，即培養屬下的能力，教導他處理事務的方法。 指導理論有一個名為戴明期望指數的理論很適合作為我們安排時間的指導方針。簡單地說，如果把所有事情按輕重緩急來分那麼大抵可以分為：重要而急迫、重要但不急迫、不重要但急迫，不重要且不急迫四類。根據戴明博士的調查，普通人花在這四類事情上的時間比例為：25%~30%、15%、50%~60%和2%~3%。有點古怪吧？我們主要的時間花在了不重要但急迫的事情當中。按我們的思維來說應該是重要而急迫的事情最耗時間啊。其實不是這樣的，重要而急迫的事情通常都會被快刀斬亂麻地解決掉，占不了多少時間。相反，我們很多時間花在接電話、與回複同事的email/popo資訊、尋找資料（檔案）等不重要但急迫事情上。針對這一狀況，戴明提出了所謂的戴明期望指數，即對上述四類事情，按以下比例分配時間：20%~25%、65%~80%、15%和<1%。也有點古怪吧，為什麼重要但不急迫的事情要花費超過三分之二的時間呢？原因是重要但不急迫的隨著時間的推移會變化為重要而急迫的事情，把問題消滅在萌芽狀態，無疑是最好的。舉個例子，比如學習設計模式，就是一件重要但不急迫的事情；如果我們不花時間去學，那如果有一天工作變動，調去一個高度應用設計模式的項目組，那學習設計模式就變成一件重要而緊迫的事情了。這時去做重要而急迫的事，肯定會忙得夠嗆。其實這所謂的戴明期望指數沒有什麼大不了的，我們的老祖宗早就給我們造了兩個成語叫“曲突徙薪”和“未雨綢繆”，比這形象多了。