從檔案管理思想到知識管理思想的轉變

 

先來看四個詞：檔案管理、資料管理、資訊管理、知識管理。
多數人對前三個詞熟悉，對最後一個詞“知識管理”基本沒有印象。

再來看另外四個詞：資料、資訊、知識和智慧，
說到這些詞，田老師的“什麼是資料、資訊和知識？從一個例子說起”值得一看。

 

   如果你只知道“檔案管理、資料管理、資訊管理”，說明你的認識還主要停留在“資料、資訊”階段。

因為“資料、資訊”每個人得到的可能都是一樣的，經過“人的加工”即你的加工的輸出，即“知識、智慧”是不完全一樣的。對“資料、資訊”進行加工，如何加工，和自己的經驗、學習研究的領域而使側重點、角度等不同。

 

   可見，檔案管理和知識管理是兩個很不一樣，但又緊密聯絡在一起的。簡單說，對你而言，檔案管理是“資料、資訊”的輸入和“輸出”，而知識管理是中間的加工環節，當然加工輸出的不僅僅是檔案，更重要的是也變成“你的知識、智慧”。

   因此，我說“TC”不適合用來進行“個人知識管理”，TC更多的是一個檔案管理的擴充；如果你偏要用它來作“個人知識管理”用途，那麼檔案多到3000多個時會感覺很累、無形中浪費很多時間，擺脫不了“為檔案如何命名”“檔案該放哪”的煩惱。

    當然，一些早期進行一些“個人知識管理”實踐的先行者，因為那時只有“檔案管理工具”而沒有專業工具作選擇養成的習慣，而產生了很大的固執，無法擺脫“檔案管理思想”，很難前進到“知識管理思想”。

   那檔案管理思想到知識管理思想有哪些區別呢？

   主要有下述這些區別：

      1、檔案管理思想不對“檔案的開啟”進行追蹤記錄，
          知識管理思想將“檔案的開啟”記作一次“閱讀”，是一種學習行為。
          知識管理思想將“學習”作為一個重點來管理。

      2、檔案管理思想對“檔案間的關係”僅用檔案夾來組織，
          知識管理思想不但通過檔案夾(分類)，更進一步通過知識點，即將相關主題的檔案組織在一起以及多維分類、穿透顯示等方法。

       3、檔案管理思想認為“檔案夾層次”和“搜尋”兩個視圖已經夠用，
         而知識管理思想認為“快速搜尋”是核心，包括對檔案夾的快速搜尋定位，對檔案全文的搜尋、對標題的瞬間搜尋等；但有時“年月日的層次”、標籤、統計等視圖，提供更多尋找“知識”的方法，更為有效。認為一層層展開檔案夾效率是很低的。

         4、檔案管理思想對“資訊收集、整理學習應用”使用的工具是分散的，
           而知識管理思想會從“流程化的整體角度”，提供專門的工具來輔助“資訊收集、整理學習應用”，使個人將更多的時間用來“學習”

 

      綜上所述，個人認為，從檔案管理思想到知識管理思想的轉變，關鍵是從用“Windows資源管理員”到用專業個人知識管理軟體的轉變過程的；個人知識管理軟體是否專業，對這個轉變的影響巨大。

      提倡從檔案管理思想到知識管理思想的轉變，因為這個轉變，會加速“個人自學的能力”形成，會讓“個人知識體系”更快得到系統化，並在實踐中更方便進行完善，更有目的的補充專註領域的知識。最後實現個人競爭力的提升，而這個提升因為有了專業的工具而變得更輕鬆。

 

後記：

 寫此文是因為收到一封郵件，內容如下：

“先生好：

好久以來，都為資料的管理煩惱。幸好最近有朋友推薦先生開發的這款軟體(針式PKM)，我下載了，適用了一個周了，很好。有幾點建議，請參考：
1、介面：微軟介面，大家都已經很熟悉了，很多功能也都基本上被定義了，大家基本上約定俗成了。建議先生可以直接模仿。有一例可以供先生參考，據說現在的標準鍵盤其實當初是為了降低打字的速度而設計的，索尼以強大的聯盟和資源投入，推行新鍵盤，結果還是失敗了。
2、動員使用者的力量，先生肯定為開發這個軟體竭盡全力了，但是，客戶需求千差萬別，怎樣能定義出哪些是基本需求，以提升軟體的普適性呢？建議先生可以參考魅族當初切入手機的模式，開放論壇，請使用者提需求，這樣很快很准。
我是一個管理諮詢顧問，所以，囉嗦是職業病。不妥處請先生見諒。恭祝先生能做出一款讓國人受益無窮的軟體。”

   從信中可以看出，從“Windows資源管理員”到“針式PKM”，很多操作習慣發生了變化，實質上是 “檔案管理思想”到“知識管理思想”的變化。
    因為很難在“Windows資源管理員”的基礎上，直接提供“多維分類”、“多檔案關聯”等知識管理功能在兩個軟體間的同步，作為取捨，針式PKM只能提供另外一種操作習慣。關鍵是這種習慣是“知識管理習慣”，而不再是“檔案管理習慣”。當你適應知識管理習慣，你就能從 “檔案管理思想”轉到“知識管理思想”。

   要不要從“檔案管理思想”轉“知識管理思想”，是個值得思考的問題。