巧用公式審核來校正資料

　　在用Excel錄入完大量資料後，不可避免地會產生許多錯誤。通常多數朋友都是一手拿著未經處理資料，一手指著電腦螢幕，手工進行資料校正，這效率不高還累人。為此，筆者特向大家介紹兩種輕鬆且高效的資料校正方法。

　　公式審核法

　　有時，我們錄入的資料是要符合一定條件的，例如，對於學產生績表而言，其中的資料通常是0～100之間的某個數值。但是，在錄入時由於錯誤按鍵或重複按鍵等原因，我們可能會錄入超出此範圍的資料。那麼，對於這樣的無效資料，我們如何快速將它們“揪”出並予以更正呢?讓我們用公式審核法來解決這類問題 吧。下面筆者以一張學產生績表為例進行介紹。

　　首先，開啟一張學產生績表。然後，選中資料區域(注意:這裡的資料區域不包括標題列或列)，單擊“資料→有效性”命令，進入“資料有效性”對話方塊。在“設定”選項卡中，將“允許”項設為“小數”，“資料”項設為“介於”，並在“最小值”和“最大值”中分別輸入“0”和“100”(見圖)，最後單擊“確定”退出。

　　接著，執行“視圖→工具列→公式審核”命令，開啟“公式審核”工具列。好了，現在直接單擊“圈釋無效資料”按鈕即可。此時，我們就可看到表中的所有無效資料立刻被紅圈給圈識出來了(見圖)。

　　根據紅圈標記的標誌，對錯誤資料進行修正。修正後紅圈標記會自動消失。這樣，無效資料就輕鬆地被更正過來了。

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