線上協作，你選擇哪一種方式？

可以回想一下，在沒有網路的時代裡面，我們是如何在一起協同工作的？首先，大家需要一個能夠呆在一起的地區（我們稱其為”辦公室”），協作成員彼此之間可 以方便交流，接下來就是交談、會議、工作分配、辦公文稿的撰寫和傳遞，如果還涉及到異地的協作，那麼電話、傳真和信函也是不可避免的，只有這樣大家的工作 才能夠同步起來，資訊可以對稱的在協作成員之間傳遞，如果只有你一個人來完成所有的工作，那大可不必這樣。在網路時代，我們已經很習慣使用 Email 來進行工作的協同，當然還有 IM（很多公司還當他是工作效率的殺手），現在的 Blog、Wiki、討論群組和各種形式的線上協作工具、空間正讓我們的協作形式變得越來越豐富，只要你能夠合理的使用他們。

和傳統的辦公室協作一樣，線上協作更需要與合適的人在一起工作，這些關係到成員的技能水平、性格、知識、工作方式和融洽程度，我們也需要提供合適的環境、 工具、知識、培訓和簡易的方式能夠讓大家在一起工作。這些比面對面的即時協作更有挑戰性，不過也更有價值，線上協作完全擺脫了物理空間和時間的限制，讓集 體智慧更加有效組合。這種虛擬協同方式成就了現在 OpenSource 的繁榮，成千上萬的分布在世界各地的開發人員們通過 Wiki, SVN, Bugzilla, IRC 和 Mailing List 完成了像 Linux、Apache 和 Firefox 這樣偉大的項目。37Signals 的 Jason Fried 說：”當你能夠和任何人一起工作的時候，為什麼還要將自己限制在周圍的幾個人裡面。如果我僅僅只和在芝加哥的人一起工作，那麼我永遠都不可能與 David 一起共事。那麼世界上也就不會有 Rails 了。” —— 37Signals 創始人 Jason Fried 的訪談

線上協作的形式

在討論如何選擇正確的協作工具之前，我們需要把線上協作的形式抽象一下。按照協作時間的期限，可以劃分成三中形式：

• 會話式（Conversations）：你只需要與你的協作對象聯絡一次或少數幾次，在短時間內完成討論一個或一組特定的話題。
• 項目式（Projects）：你需要經常地與你的協作成員聯絡，直到所參與的項目完成。
• 聯合式（Alliances）：你和你的協作成員為了某個主題內容無限期的在一起工作，裡面會包含多個會話和項目，例如：Moziilla 組織 和 群智基金會 。

下面是一個常見線上協作工具的優缺點對照表：

工具和方式	優勢	缺點	適合的協作形式
weblog	容易發布和評論； 內容能夠被訂閱和再發布	參與僅限於評論	會話式
wiki	任何人都可以貢獻內容	學習難度大； 容易被修改破壞； 表現不夠美觀	項目式 / 聯合式
whiteboard （白板）	即時的； 任何人都可以貢獻內容	內容只在會話期記憶體在； 會遇到防火牆問題	會話式 / 項目式
document-sharing （文檔共用）	可以是即時的； 任何人都可以貢獻內容	注意力只集中在一個文檔； 會遇到防火牆問題	會話式 / 項目式
IM/skype/phone/ videoconferencing	完全即時協作； 語音/視頻內容；有速度感	內容只在會話期記憶體在	會話式
mindmaps （思維圖）	多人意見的表達	抓不住細節	項目式
discussion forums （討論群組）	能夠以話題的形式展開評論； 內容能夠被訂閱和再發布	在參與知識的關聯性上有限制； 容易引發未受訓練的行為； 話題難以被連續的討論	會話式
community of practice/ interest spaces （興趣空間）	有組織性； 明確成員關係； 適合多人的協作工具	學習難度大； 形式上的限制會降低使用者之間的親密度和參與度	項目式 / 聯合式
e-mail groups	有彈性的； 個人的； 容易使用	垃圾郵件和郵件過載； 難以導航和整理，缺少關聯性	項目式 / 聯合式
social networking （社會網路）	適合大規模的成員； 是發現其他共同作業者的最好方式	事實上大家不會用一個社會網路來完成具體的協作工作的	發現共同作業者
in-person collaboration （直接協作）	簡單的； 即時的； 表現豐富的； 有彈性的	成本過高；消耗時間	如果時間和金錢允許的話，什麼協作形式都可以的

面對面溝通的替代方式 — 會話式協作

會話式協作說通俗一點也就是對話，那種即時的面對面的交談。大家會因為一個共同的興趣、一個重要的想法或者是一個緊急的需要與協助而發起一次對話。在商務 活動中，我們會花費大量的時間在解決問題、討論想法和尋求意見上面交談，我們會快速的提出問題並解答問題，所有這些都在一個短暫的會話中完成。要高效的完 成會話式協作，有兩個關鍵點：

• 找到合適的人：如果大家在一個人員眾多、組織圖複雜的大公司裡面工作，“我應該找誰來討論這個問題”會是一個最常見的現象（相信有些朋友會深有感觸 的），把這個問題擴充到公司的外部，尋找到合適的客戶、協作人員、技術服務人員，發現合式的協作對象，才能夠進行有效溝通，因為找對人才能做對事。所以我認 為能夠協助大家發現合適的協作對象的 Social Networks（例如國內的 Wealink），無論是組織內部的還是組織外部的，將會是線上協作的基礎工具，因為它是建立協作關係的橋樑。
• 使用對的工具：在你找到合適的協作對象之後，如果你們能夠親近的直接交流，那最好不過了，你不用為選擇什麼樣的遠程溝通工具而煩惱。但現實並沒有如此的美 好，即使在同一個辦公樓，大家也總不能夠一直面對面，因為物理空間的資源是有限的，所有的人不可能同時使用會議室。這時你有兩個常見選擇：IM 和電話。使用 IM （文本聊天）你能夠表達的更清晰簡潔，它很適合多任務，你可以同時與多個人對話；電話則可以協助你更清楚的交待事情的前因後果。那麼像 White-boarding（白板）和 Document-sharing（文檔共用）這樣更加複雜的即時協作工具，可以作為 IM 和電話的補充，加強對話的表達效果，前提是參與者們有能力來駕馭這些相對IM來說要複雜一些的協作工具。

讓大家一起更有條理的工作 — 項目與聯合式的協作

項目式的協作相對於會話式協作允許更多的人員參與，大家不必再同一時刻進入，所有的操作都是非同步的，這樣就會有更大的協作時間跨度。就像普通的專案管理 那樣，所有的項目都會有至少一個目標和完成時間，我們能夠在項目裡面分配任務、定義裡程碑、跟蹤完成進度，這些是一個項目的基本要素，現在大多數的線上項 目協作服務都實現了這些功能，例如著名的 Basecamp，國內的還有 Mangbar（有 點混合模式，更像是 Project + SNS）。這相當於是一個流程的規範和約束，參與的人員在這樣的架構下面協作，操作就自然會變得有條理。傳統的專案管理軟體（例如 MS Project），使用者永遠都是為了那張甘特圖忙活，成員之間無法通過軟體來互動，而線上的項目協作更加註重於人員之間的溝通和狀態的反饋，項目報告和 甘特圖系統都可以根據當前的進度自動繪製。

聯合式的協作是項目與會話式的混合體，它是一個更趨近於持久的空間，一直都會存在的，不會因為會話和項目的結束而消失。在這樣的空間裡面，大家可以建立項 目、發起會話，能夠用多種工具來完成更緊密的協作，例如 Wiki，雖然看上去有些難以理解，但它確是真正協同開始的標誌。數以萬計的自願者們用 wiki 完成了全球最大的百科全書 — Wikipedia，通過詞條和連結的形式，不同的文檔和內容能夠自動的被關聯起來，參與的成員可以各自去補充不同部分的內容，這非常適合於共用的文檔創作和內容建設。

當然還有一些適用於聯合式協作的更加強大的方案，我們稱之為”協作空間”，以前經常被叫做”群件”（Groupware），曾經的 Lotus Notes，還有最近被 Microsoft 收購的 Groove 就是最佳代表，它們昂貴、複雜、需要大量的時間才能學會如何使用。在這個使用者體驗為先的時代，我們需要簡單的協作方式，可能完全基於 Web 的”協作空間”將會使這種傳統軟體很好的替代品。

面向公眾的協作 — Blog 和討論群組（論壇）

會話式和項目式協作基本上都是封閉式的，只有特定的成員在授權之後才能參與，如果你需要面向公眾的開放式交流，Blog 將是你最好的選擇。架設一個Blog，花一點點時間，通過你的讀者、Blogsphere 和各式各樣的RSS彙總與搜尋工具，可以讓你的想法、觀念與見解在互連網上傳播，而且還能夠得到優秀的評論與反饋。配合一些特定領域的 Social Networks，還能夠在開放的網路裡面尋找到更合適的協作夥伴。討論群組對於參與的人來所會比Blog更具自由性，大家可以按照討論線索來查閱內容，但 是有時候也容易跑題，管理者需要很多時間來打理這個公眾的討論區。不過這兩種方式各有所長，Blog 更適合內容的傳播，而討論群組更適合交流，看你自己的選擇了。

理想中的線上協作工具

目前還沒有完美的線上協作軟體，可能是網路頻寬的限制，也可能是使用者還沒有養成線上協作的習慣。不過，我們也可以想象一下未來會出現的工具（可能已經有了，只是我比較孤陋寡聞而已）：

• 一個簡單的、看上去漂亮又專業的程式，它可以多人蔘與，實現了 Skype、白板、文檔共用和思維圖之類的功能，用來完成會話式的協作；
• 然後再配上一個容易使用的協作空間，我們可以用它來協作項目、管理相關的資源和連結、儲存文檔、大家還能夠以 wiki 的形式自由的參與和編輯內容，所有的協作成員能夠共同的維護這個協作空間

 原文地址：http://www.cnblogs.com/David-weihw/archive/2006/12/06/583993.html