word模板運用

大家知道，Word提供了各式各樣的模板，在開始編輯Word文檔尤其是專業性質的文檔之前，先看看有沒有現成的模板可用吧。如果有，那麼大可以發揮“拿來主義”的精神，利用現成的模板來製作，這樣一來，不但作品的品質會非常好，而且效率也高得多。

　　下面就帶大家來好好認識一下Word模板。

第一部分　Word模板的基礎應用

　　Word模板的分類及存放位置

　　Word中的模板分為兩類：一是系統嚮導或模板，第二類為使用者自訂模板。

　　Word的系統嚮導或模板安裝在 X:\Program Files\Microsoft Office\Templates\2052檔案夾中，其副檔名是WIZ(嚮導)和DOT(模板)。

　　使用者自訂模板存放的位置會由於Windows版本的不同而不一樣：對於Windows 2000/NT/XP使用者，自訂模板會放到C:\Documents and Settings\使用者名稱\Application Data\Microsoft\Templates檔案夾下；如果使用Windows 9x/Me，模板會被放置到 C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates 檔案夾下。(X為安裝OFFICE軟體的目標盤符)

　　使用現成的Word模板

　　Office XP本身準備了很多精美模板，只要選擇“檔案”→“建立”，在Word視窗右側會出現“建立檔案”視窗任務格，單擊“根據模板建立”下的“通用模板”項目彈出“模板”選擇視窗。

　　在這裡所有模板已經分門別類放置好了，有常用、Web頁、報告、備忘錄、出版物、其他檔案、信函和傳真、英文嚮導模板等幾類嚮導或模板，而且可以單擊相應標籤開啟，其中會有相應模板檔案名稱及模板描述資訊，並可預覽。

　　選中自己需要的模板，然後單擊“確定”按鈕即可開啟已經套用該模板的新檔案。有的模板可能還會開啟嚮導視窗要求進行一些參數的選擇與設定。1：

　　安裝外部Word模板

　　模板是以檔案的形式存放的。因此，如果從網上或光碟片上找到一些Word模板，只要把它們拷貝到 C:\Documents andSettings\使用者名稱\Application Data\Microsoft\Templates檔案夾下(Windows2000/XP使用者)或C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates檔案夾下即可(Windows 9x/Me使用者)。

　　刪除不必要的Word模板

　　如果不需要太多模板，或覺得安裝了太多模板，可開啟“資源管理員”，進入使用者自訂模板檔案夾，再把相應的模板檔案刪除掉即可。

　　對Word模板加密

　　如果不想別人使用Word提供的通用模板(Normal.dot)或自己精心創作的一個模板，又該怎麼辦呢？這時可以對該模板進行加密：

　　開啟通用模板檔案Narmal.dot(其它模板檔案做法相同)，然後在“工具”/“選項”/[安全性] 索引標籤中的“此文檔的檔案加密選項”區的“開啟許可權密碼”中對其設定密碼，再按下工具列上的“儲存”按鈕。以後每次啟動Word時，就會提示輸入密碼了。如果有密碼當然可以使用，沒有密碼，就無法使用此模板，10：

　　使用多個Word模板

　　預設情況下，Word只能支援惟一的預設範本，這往往不能滿足我們的需求。其實你可以讓Word使用多個模板：

　　先在一個檔案夾下右擊，選擇“建立”→“MicrosoftWord文檔”產生幾個Word檔案，然後分別用Word開啟它們，按照自己的要求對這些檔案進行處理，最後選中它們，右擊滑鼠，選擇“屬性”，在開啟的“屬性”視窗中選中“唯讀”前的小勾，把多個“模板”檔案設定成唯讀檔案。

　　以後要應用某一個“模板”檔案時，只要雙擊它，此時Word會開啟一個以當前選中的“模板”檔案為藍本的“唯讀”檔案，只要按下Ctrl+S鍵，Word就會彈出“另儲存”對話方塊供我們另存檔案，而且原來“模板”檔案中的內容並不會被覆蓋。利用這種方法理論上可以實現無數個“模板”。

　　共用模板

　　對區域網路中的使用者來說，自訂模板可以讓網路上的其他使用者共用。具體做法是:將自訂模板放入某個共用資料夾中，並為該共用資料夾建立一個捷徑。網路上的其他使用者可以把這個捷徑放入自己的 C:\Program Files\MicrosoftOffice\Templates\2052 檔案夾中，然後就能像本地安裝的模板那樣調用了。

第二部分　Word模板的編輯與修改

　　建立自己的Word模板

　　有時可能對那些製作精緻的樣式“愛不釋手”，那麼可不可以把別人做好的樣式引用到自己的模板檔案中來呢？答案是肯定的，方法就是把其它模板或文檔中樣式引用到自己的模板中來，從而得到自己的模板。

　　下面的操作只是簡單地學習建立的方法，而實際中的運用水平如何，還取決於對樣式和模板使用經驗的積累程度。

　　1.啟動Word，進入程式主介面後，選擇菜單“檔案→建立”命令，顯示“建立文檔”工作窗格。單擊工作窗格“模板”區的“本機上的模板”，開啟“模板”對話方塊，選擇“常用”選項卡，選中“空白”項，然後選中“建立”區的“模板”單選框，單擊“確定”後建立了一個新的空白模板。

　　2.接下來，假設要把Word提供的“典雅型報告”模板中的“區塊引述”和“標題2”樣式引用到當前的模板，以建立自己模板。選擇菜單“工具→模板和附加元件”命令，開啟“模板和附加元件”對話方塊，單擊“管理器”按鈕，出現“管理器”對話方塊，2：

　　3.單擊“管理器”對話方塊右側“在Normal中(N)”區下方的“關閉檔案”按鈕，清除標準模板Normal中的樣式列表。剛才的“關閉檔案”按鈕並為“開啟檔案”按鈕，單擊“開啟檔案”按鈕，在顯示的“開啟檔案”對話方塊內中定位至 D:\Program Files\MicrosoftOffice\Templates\2052檔案夾(假設Office安裝在D盤)，然後選中“典雅型報告”後，單擊“開啟”按鈕3：

　　小提示：C:\Program Files\Microsoft Office\Templates是Word提供模板的儲存位置，注意和前面Word使用者建立模板的預設儲存位置區別。

　　4.返回“管理器”對話方塊，可以看到“典雅型報告”模板中的樣式均列在右邊的列表中，然後選中要引用到自己模板的樣式“標題2”，再單擊“複製”按鈕即可4。拖動樣式框捲軸，找到“區塊引述”樣式，用同樣的方法複製到自己的模板中去。

　　5.完成操作後單擊“關閉”按鈕，返回Word編輯視窗，開啟“樣式和格式”工作窗格，可以看到“標題2”和“區塊引述”樣式，已被引入到自己的模板中5：

　　6.用同樣的方法可以引用其它模板或文檔中的樣式，最後單擊工具列上的“儲存”按鈕，在彈出的“另存新檔”對話方塊中設定好模板的名稱，採用預設儲存位置，即可完成模板的建立。

　　7.為了使模板更加完善，大家還可以細心定義其他的細節。

　　首先，一定不要忘記根據模板的性質，設計合適的樣式集合。設計的時候要注意命名規則、不同段落樣式的相互關係、格式的統一性等等問題。想瞭解樣式的奧妙，可以試用一下Word提供的“中文報告”等模板，仔細揣摩一下不同樣式之間的關係；

　　其次，使用者還可以為模板定義專門的自動圖文集，供使用者快速插入一些文本和圖片。

　　最後，大家還可以根據自己的實際水平和文檔性質，重新定義工具列按鈕。這樣，當使用特定模板的時候，Word的外觀也會相應地起變化，把編輯此類文檔最常用的按鈕呈現在最合適的位置。

　　小提示：直接把DOC檔案另存新檔模板的方法是不可取的，那樣做獲得的模板會缺少許多功能，如“自動圖文集”中的詞條不能用等。

　　修改、改造已有模板

　　Office XP本身帶有大量各式各樣的檔案模板，但有些在使用時可能並不盡如人意。這時，可以自己來修改已有的檔案模板，使它更符合使用者的要求。

　　選擇“檔案”→“建立”，再單擊“根據模板建立”下的“通用模板”項目彈出“模板”選擇視窗，從中選擇一個類別，如“信函和傳真”，然後選擇“典雅型信函”，再依次在相應位置填入“公司名稱”、“職務”、“姓名”等資訊，最後單擊“檔案”→“另存新檔”，在“另存新檔”對話方塊的“檔案類型”下拉框中選擇“檔案模板”，並預設儲存在模板檔案夾下。以後使用時，只要選擇“檔案”→“建立”，就能在“常規”模板標籤中看到剛才製作的模板，雙擊後即可使用自己修改後的模板了，6：

　　下面再修改一下預設頁面大小，選擇“檔案”→“版面設定”，將頁面大小及上下左右邊距設定自己所需的值，再單擊“紙張”標籤，在其中定義頁面的寬度和高度。最後按下視窗左下方的“預設”按鈕，此時會出現一個修改預設範本的視窗，按下“是”按鈕，7。

　　重新啟動Word，這時建立的檔案已經自動縮排，且頁面也窄了許多，說明剛才的設定已經生效了。

　　小提示：現在網上有很多英文的Word模板檔案，大家可以把其中的英文資訊改為中文的，再儲存成模板，這樣就可以更好地為自己所用。

　　產生稿紙檔案模板

　　選擇“檔案”→“建立”，在右邊窗格中出現的“建立檔案”視窗任務格中單擊“根據模板建立”下的“通用模板”項目，然後在彈出“模板”對話方塊，單擊“報告”標籤，並雙擊其中的“稿紙嚮導”項目，系統會提示插入Office XP安裝光碟片，就可以成功安裝稿紙模板。

　　接下來，就可以順著嚮導按下“下一步”按鈕繼續；接下來選擇稿紙大小及方向，再選擇稿紙網路線種類，並設定字數和行數和網格方式，設定頁號位置。最後，單擊“完成”按鈕即可產生一個空白的個性稿紙方式檔案。

　　製作專業套打效果模板

　　首先用掃描器把表格掃描成圖片檔案，在Word中選擇“插入”→“圖片”→“來自檔案”，然後把掃描後的表格檔案插入到檔案中。選擇“檔案”→“版面設定”，調整紙張大小與表格檔案的原始大小一致，然後右擊該圖片並選擇“設定圖片格式”，在彈出的對話方塊中選擇“版式”標籤，然後選擇“襯於文字下方”，調整圖片使其正好覆蓋整個頁面。

　　接著在需要列印的空欄處插入文字框，調整其大小正好和表格圖片的空欄尺寸一致。然後右擊文字框，在彈出的捷徑功能表中選擇“設定文字框格式”，設定該文字框的“顏色與線條”為“無線條顏色”。

　　按照上述步驟插入多個文字框，最後選中所有文字框，再單擊滑鼠右鍵，選擇“組合”將它們組合在一個對象。

　　接著在文字框中單擊左鍵，選擇菜單“插入”→“域”，在彈出的對話方塊中，選擇“網域名稱”為MacroButton，宏名為AcceptAllChangeShown，在顯示文字中輸入提示文字。

　　最後將檔案中的圖片刪除，並把建立的檔案儲存為模板即可。

下次使用時，調用此模板，將游標移到文字框中，輸入相關內容確定後就可以列印了，非常方便的，9：

　　小提示：大家也可以用它來製作多種票據的模板，並把它們拷貝給同事，就可以實現模板的共用了。

　　快速修改Word預設範本

　　啟動Word，按下Ctrl+N鍵建立一個空文檔，選擇“工具(T)”→“自訂(C)…”，選擇“命令”選項卡，在這裡使用者可以定製自己的工具列，按視窗提示做就可以了。注意視窗下方的“儲存於(S)：”，當單擊“關閉”按鈕時，定製的工具列就被儲存在Normal.dot中了，11：

　　在上面的視窗中單擊“鍵盤(K)…”，彈出“自訂鍵盤”視窗，先選擇“類別(C)”，再選擇“命令(O)”，滑鼠位於“請按新快速鍵(N)：”框中，這裡是按住鍵盤上的二個鍵：Ctrl+D，視窗顯示12：

　　用滑鼠點擊左下角按鈕“指定(A)”，關閉視窗回到文檔編輯狀態便可使用。注意視窗中的“將更改儲存在(V)：”框，當單擊“關閉”按鈕時，定製的鍵盤快速鍵就被儲存在Normal.dot中了。

　　快速製作Word預設範本

　　啟動Word，按下Ctrl+N鍵建立一個空文檔，選擇“檔案”→“版面設定”，並對頁面邊界、紙張及版式進行設定。完成後單擊一下設定對話方塊最左下角的“預設”按鈕。並在Word彈出的提示視窗中單擊“是”按鈕。以後每次運行Word，Word都會以此模板為藍本建立檔案。

第三部分　Word模板的另類應用

　　使用其它模板改變當前文檔樣式

　　文檔製作完成後，可以通過“格式”菜單下的“主題”命令，使用“樣式庫”選擇其它模板，一次性替換當前文檔的樣式組合，讓文檔以新模板中的樣式風格顯示。具體操作方法如下：

　　在當前文檔開啟的情況下，選擇菜單“格式→主題”命令，開啟“主題”對話方塊，單擊“樣式庫”按鈕，顯示“樣式庫”對話方塊，在左側的“模板”列表框中選擇一個模板，比如“典雅型報告”，單擊“確定”按鈕13，返回Word編輯介面，可以看到當前文檔的外觀按照“典雅型報告”模板的樣式風格顯示。

　　小提示：該方法也可以用於已把文檔製作完成後，發現先前為文檔選擇的模板並不適合，需要為文檔更換一個模板的情形。

　　右擊建立個性Word文檔

　　進入C:\Documents andSettings\使用者名稱\Templates檔案夾，在空白處右擊，選擇“建立”→“Microsoft Word文檔”建立一個Word檔案，命名為winword8.doc。雙擊winword8.doc，然後對其中的字型、字形、頁面大小等作一些個性設定，並儲存該檔案。

　　以後在“資源管理員”中右擊滑鼠，選擇“建立”→“Microsoft Word 文檔”，再雙擊建立的文檔，就會發現，它已經套用了在winword8.doc中的設定了，從而可以使用自己的個人化Word。

　　用Word模板批量轉換檔

　　如果經常要一次轉換多個檔案，可通過Word的模板來完成：

　　先把要轉換的檔案放到一個檔案夾中，然後啟動Word，再選擇“檔案”→“建立”，並在“建立檔案”視窗任務格中選擇“通用模板…”，在彈出的“模板”視窗中單擊“其它文檔”選項卡，雙擊其中的“轉換嚮導”表徵圖，單擊“確定”按鈕。此時WordXP會彈出檔案轉換嚮導，直接按“下一步”按鈕繼續。接下來選擇轉換類型，設定源檔案夾和目標檔案夾，再選擇轉換檔，進行轉換即可。也可以直接雙擊X:\Program Files\Microsoft Office\Templates\2052\下的檔案“轉換嚮導.Wiz”，8：

　　獲得更多模板資源

　　如果覺得Word中內建的模板不能滿足需要，大家可以通過從網上下載更多的模板：

　　選擇“檔案”→“建立”，就可以看到“建立文檔”工作窗格，注意最下面的“Microsoft.com上的模板”連結。單擊後，即可開啟該網站上的中文模板庫。其中提供了很多類別的模板，非常豐富。只要單擊網頁上的模板類型連結，就能在網頁上看到該類模板的名稱和供應商等內容。

　　單擊模板名稱，並在“模板終端使用者許可協議”視窗中單擊“同意”按鈕，同時單擊“在MicrosoftWord中編輯”，IE會將模板下載到硬碟，完成後自動用WordXP開啟模板。如果對模板效果滿意，再用“另存新檔”將它儲存為模板，就可以像普通模板那樣調用了。

　　小提示：在重新安裝系統之前，必須對自訂模板檔案夾中的模板檔案作一個備份，否則會丟失喔。

　　壞事的Normal.dot模板

　　有時點擊Word表徵圖，它卻沒有啟動，反而出現一個錯誤資訊。重裝都無濟於事，嚴重時，甚至不能卸載和重裝Word。一般情況下，這是由於Word的Normal.dot模板檔案損壞所造成的，可以通過系統的尋找工具找到該檔案，然後將其刪除，這時Word會自動重建一個新的Normal.dot檔案，並恢複正常。

　　利用模板讓Word檔案自動備份

　　預設情況下Word檔案是不能自動備份的。不過，可以通過下面的技巧讓它具有自動備份功能:啟動Word並建立一個空白檔案，單擊“工具”菜單中的“儲存選項”，在“儲存”對話方塊中，選中“保留備份”複選框。同時，勾選“自動儲存時間間隔”複選框，再在後面設定一個時間間隔，時間越小，儲存越頻繁。

　　完成後，單擊“確定”按鈕。然後單擊“檔案”→“另存新檔”，在“另存新檔”對話方塊“檔案類型”下拉框中選擇“檔案模板”，再在“檔案名稱”中輸入:ct.dot，然後把它儲存到C:\Documents and Settings\Administrator\ApplicationData\Microsoft\Templates檔案夾下(Windows 9x/Me則儲存到C:\Windows\ApplicationData\Microsoft\Templates檔案夾中)。

　　關閉Word，啟動“資源管理員”，切換到C:\Documents andSettings\Administrator\ApplicationData\Microsoft\Templates檔案夾下，將Normal.dot刪除或者改名，將剛才儲存的cfan.dot重新命名為Normal.dot。以後使用Word編輯檔案時，每次儲存檔案，Word都會儲存一個副本檔案，並以.wbk為副檔名與原檔案儲存在同一檔案夾中。如果哪一次檔案發生損壞，就可以選擇“檔案”→“開啟”，在“開啟”對話方塊的“檔案類型”中選擇“所有檔案”，然後找到這個WBK檔案，再開啟即可。