周九常:個人知識管理的三個重點領域

                鄭州航空工業管理學院資訊科學系,鄭州,450015

[摘要] 本文認為,個人靈感知識管理、個人知識專案管理和個人學習管理是個人知識管理的三個重點領域,個人靈感知識管理的重點在於及時管理,個人知識專案管理的重點在於創新管理,個人學習管理的重點在於針對性管理,並分別論述了三者的管理內容和相應的管理方法。

[關鍵詞] 　個人知識管理　個人靈感知識管理　個人知識專案管理　個人學習管理

[中圖分類號] G350 　[文獻標識碼] A 　[文章編號] 100322797 (2006) 0120097205

    個人知識管理無疑是重要的,它可以提高個人的社會生存能力、適應能力、創新能力與競爭能力。個人知識管理的必要性在於:
   一是社會中的個人存在知識管理的實際問題,特別是在知識經濟和網路環境下,每一個人都有必要關注自身的知識管理問題
   二是人們把關注的目光投向了組織知識管理,很大程度上忽略或迴避了個人知識管理問題,這在理論上也是不完善的;
   三是組織知識管理和個人知識管理之間的關係需要正確處理,個人的知識管理問題解決好了,會為其在組織中的知識管理活動積累經驗,為組織知識管理工作的開展做出自己的貢獻。同樣,組織知識管理的實施也會使個人留心知識管理問題,促進知識管理意識的增強,把組織知識管理中某些合適的經驗、方法和技術移植或變通之後利用到個人知識管理之中,這必然會提升個人知識管理的能力,有利於個人知識管理活動的開展。因此,從發展的角度來看,個人知識管理與組織知識管理是相互推動、相互補充的關係,這種相互關係推進的結果,必然是改善雙方的知識管理效果,最終必然帶來個人學習、事業上的成功以及組織的發展和社會的全面進步[1 ] 。
    實際上,個人知識管理並不僅僅關乎個人,要想實現個人知識的充分有效分享、利用與創新,在許多情況下就必須使管理活動超出“個人”的範疇,使個人知識管理活動與他人、與組織聯絡起來,也就是說要在一定程度上涉及組織知識管理。個人知識管理是社會中知識管理的最小單元,它有機融合於組織知識管理和社會知識管理之中。

1 　對相關研究的簡要評述

    評述相關研究成果的目的在於為本文的研究尋找空白點和薄弱點,為本文的撰寫提供一個合適的理由。利用筆者就讀的南開大學購買的一些資料庫資源進行檢索,發現國外很少有關於個人知識管理問題的研究,排除重複發表的文章,國內期刊上發表的有關個人知識管理的文章總共有7 篇(如果這一檢索結果與實際不符,則可能是由所購買資料庫的品種局限以及筆者的檢索誤差造成的) 。這其中,
   甘永成研究了電子學習環境下的個人知識管理,從知識流程的角度提出了個人知識管理的7 個實施方法[2 ] 。
   賴純順和盧澤輝從知識流程的角度重點探索了個人知識管理的方法[3 ] 。
   劉傑針對基層科研單位科學基金管理員,從知識流程的角度提出了個人知識管理的內容[ 4 ] 。
   張洪彬和沈治宏研究了個人知識過程管理,認為它是個人知識管理的重要方面[5 ] 。
   汪牧青就個人知識價值觀、個人知識結構、知識運用的方法以及思考與創新能力進行了分析[ 6 ] 。
   王江在研究隱性知識的開發時提出了個人隱性知識的開發策略(方法) [7 ] 。
   趙銘建則認為資訊教育可以提高個人知識管理的能力[8 ] 。
 
(1) 研究所取得的成績。
    一是建立了個人知識管理的基本“研究規範”,形成了一種相對穩定的研究模式,即“個人知識管理的概念———個人知識管理的內容———個人知識管理的方法(策略) ”,這一“研究規範”也體現了這些成果的研究思路。
  二是對個人知識管理目的的認識基本上達成了共識,認為個人知識管理是有目的有意識地對個人的知識進行管理與補充,逐步建立與完善個人的專業知識體系,提高個人的工作效率與競爭力,進而推動個人事業的發展和人生價值的實現。
  三是對知識管理的主要內容有比較一致的看法:“有計劃地建立個人專業知識體系,有針對性地吸收所需的專業知識資源,持續地學習、更新、提高個人專業知識和工作技能以提升個人價值與競爭力,有效地提取所需的專業知識資源、用於實際工作以獲得良好的工作績效,更好地展示個人的學習能力和工作能力,在所在的機構中成為知識交流的重要元素並獲得更好的事業發展機遇。”[9 ] 四是提出了個人知識管理的方法(策略) ,大家比較認同的方法(策略) 是:“分析學習中對知識資源的需求,選擇個人知識管理軟體,建立知識分類與編目準則,建立個人知識管理系統,維護更新,使用知識資源。”[10 ]

(2) 研究存在的問題。
  歸結一下主要有以下幾個方面:
   一是不同行業的研究人員基於自身業務領域與知識背景,其著眼點與側重點有所不同,造成了在個人知識管理概念含義的理解上有一定程度的歧義性。
  二是這些文章的研究視角基本上是一致的,即從知識流程管理的角度入手,研究個人知識管理的內容、方法和策略。研究視角上的單一性造成了研究視野的狹窄性,使一些重要的個人知識管理領域尚無人涉及或著力不夠。
  三是個人知識管理軟體(工具) 受到了關注,但是對其作用效果的認識卻很不一致,因此所提出的個人知識管理方法中對個人知識管理軟體(工具) 的強調程度有明顯差別。
  四是由於知識流程的研究視角,對個人知識管理流程的各個具體環節的研究顯得面面俱到,但重點卻不突出。
  五是由於不約而同地“遵循”同一“研究規範”,造成這些研究成果的內容體系一定程度上的同構性和雷同性。

2 　本文的意圖和目標

    在個人知識管理中,如果只強調過程管理,往往顯得過於抽象,會讓人無所是從;如果還遵從上述研究成果的研究思路和“研究規範”,就難以有所突破和創新。為避免這種情況出現,本文將重點探索以下三個方面的個人知識管理:個人靈感知識管理、個人知識專案管理和個人學習管理。以它們作為個人知識管理的三個重點領域的理論依據在於:
   首先,學習對於個人的重要性是不言而喻的,學習意味著進步,學習為個人發展打下知識基礎,因而對個人學習管理不可不加以關注。
  其次,個人知識項目與個人事業的發展有密切的關係,項目承擔得多,完成得好,創新度高,個人的社會貢獻就大,因此個人知識專案管理就應當受到重視。
  再次,個人靈感類知識是個人隱性知識中最活躍、最新穎及最有價值的一類,並在個人知識管理中常常為人們所忽略,因此個人靈感知識管理需要重點對待。本文一反上述個人知識管理研究的知識流程路向,超越其既有研究模式和“研究規範”的樊籬,依據“重要性”從橫向加以關照,目的在於指出個人知識管理的三個重點領域,並提出相應的管理原則,為個人知識管理提供新的關注點和可操作的方法。

3 　個人靈感知識的及時管理

   靈感知識是一種非常獨特的隱性知識,具有不穩定、不成熟、易消逝和潛在價值大等特點,為發揮其作用,實現其價值,迫切需要對其進行管理。鑒於個人靈感知識的上述特點,筆者把個人靈感知識管理的重點定位於及時管理。個人靈感知識管理是個人隱性知識管理的一項重要內容,是個人隱性知識管理的重點與痛點所在,但可惜的是,筆者至今還沒有明確地發現人們對它的研究。在日常生活中,在工作、學習中,每個人都需要養成一種靈感知識及時管理的好習慣。

  第一步,當自己頭腦中迸發出創造性思想,閃現出智慧的火花,靈感突然襲來,新奇的念頭(有時甚至是古怪的念頭) 出現時,一定要加以珍惜,不可錯過,不能任其消逝,一定要及時記錄下來,使其清晰化、顯明化,不管此時的這些思想、智慧火花、靈感、念頭是否有用,都要及時記錄下來,為以後可能的轉化利用創造條件。這些偶發性的靈感知識在一定程度上可以看作是不可再生資源,需要進行及時的記錄和管理,以發揮其應有的作用。我們要清醒地認識到,任何對自己靈感知識的漠視和不負責任的思想與行為,都會對個人靈感知識的轉化和利用造成不可挽回的影響與損害。

  第二步,要圍繞這些新出現的靈感知識原料或靈感知識半成品,進行深思,看看這些知識原料或知識半成品為何會在頭腦中閃現,是受到了何種事物、現象或者知識元素的刺激,與什麼事物相關,與什麼現象相關,與什麼過程相關,與什麼人相關,與哪個特定地方相關;再看看其相關性程度有多大。這是橫向的關聯性思索。然後還有縱向的關聯性思索,看看這些知識原料或知識半成品與頭腦中原來積累的哪部分知識相關,能否被納入到大腦知識體系中去,如果能,這些知識原料或半成品將在大腦的總體知識結構中處於什麼位置,它對大腦的總體知識結構造成了什麼影響,有沒有改善大腦的知識結構,有無可能會進一步激發出新的靈感或智慧,等等。

    第三步,要利用文獻資料對這些知識原料或半成品進行查證,看看這些知識原料或知識半成品能否被納入到自己所積累起來的顯性化知識體系中去,如果能,則分析其處於什麼位置,有無出現知識互補或知識相互衝突之處,原因何在,等等。這其實是做知識之間的相互佐證的工作,看看這些新出現的靈感知識的正確性、準確性和未來的發展空間有多大。

   第四步,圍繞這些知識原料或半成品與感興趣或需要的人進行交流(交流的對象要經過認真的選擇) ,不是一般的交流,而是進行廣泛而深入的交流,交流中一定要使這些靈感知識作為交流的主題。交流的方式和途徑當然有很多,但總可以歸結為直接交流和間接交流,其中直接交流中的面對面交流、座談會或討論會式的交流、知識沙龍式的交流等都是很好的方式,值得嘗試。通過交流,會激發出新的知識,碰撞出新的智慧火花。當然在現代資訊技術條件下,選擇網上線上交流不失為一種好的方式,在一定程度上也可以達到或接近當面交流的效果,並且這種方式可以大大擴充交流的範圍,加上交流大膽,往往會獲得出人意料的結果。也可以選擇其它的交流的方式,比如傳統書信的方式,電話交流的方式,等等。不管選擇哪種交流方式,一定要做好交流的準備工作,讓參與人員充分瞭解要討論的主題,並讓參與人員明白討論這個主題的重要性和必要性,掌握好交流的進程,防止或避免交流過程中偏離主題的情況出現,從而取得交流的實效。

   第五步,進行知識評估,看看新產生的知識能解決什麼實際問題,有什麼理論意義與實際意義,應用前景如何,可以被納入哪種正式的知識門類或知識體系之中。

   通過以上五個步驟,大致就可以對靈感知識進行及時的轉化管理,使其在可能的情況下一步步走嚮應用。

4 　個人知識項目的創新管理

   個人知識專案管理在很大程度上也是一種組織知識專案管理,因為項目常常來源於組織的委託,並且項目的經費使用、過程式控制制、成果評鑑和評獎活動都要由組織來執行,但知識項目最終還是由項目組中的個人來分擔,因此,筆者在此強調的是個人對自己承擔的知識項目的管理責任與義務。個人知識專案管理的重點在於創新管理,因為創新是知識項目的靈魂,是知識項目的核心價值所在。所謂知識項目的創新管理,以筆者的理解,就是以創新為核心的知識專案管理,通過這種創新管理,努力使個人知識項目所產生的知識成果,是“在世界上首次發現、發明、創造或應用⋯⋯其中‘, 新’的涵義是智慧財產權意義的新,即在原理、結構、功能、性質、方法、過程等方面有顯著性變化,不是時間意義或地理意義的新。”[11 ]

4. 1 　個人知識項目創新管理的內容
  根據上述理解,個人知識項目的創新管理內容主要包括以下幾個方面:

   首先是知識項目選題上的新穎。這是保證項目成果創新的前提。要創新、要領先,就不能重複別人的研究題目。那麼怎樣才能保證項目選題上的新穎呢? 辦法不外就是要加強對各學科領域研究前沿的跟蹤,加強個人與國內國際之間的聯絡和學術交流,利用國內國際上的相關檢索系統,加強對課題庫的檢索,等等。

   其次是設定個人知識項目創新的目標。知識項目創新目標一旦設定,就要凝聚項目組各方力量,全力以赴地攻關,使目標的達到真正成為知識項目創新的尺規。當然目標的設定也要兼顧項目的層級、時間、經費、項目組的研究能力等方面的限制性因素,既要講究先進性,也要注意合理性和可行性。

   再次是搞好項目研究過程的品質控制。在知識項目的研究中,要保證實實在在地拿出屬於自己的東西,要研究出獨一無二的“這一個”來,達到目標要求,任何投機取巧和“便宜從事”都是要不得的。不能只重視數量而不講品質,只重進度而不重效果,只重結果而忽略創新。現在,科研中特別是學術研究中存在嚴重問題,抄襲、剽竊別人的研究成果已經屢屢發生。在這種情況下,尤其需要我們加強個人知識項目研究過程的品質控制和創新管理。

    第四是使知識成果合理地納入個人和組織的知識積累、利用和更新的進程之中。要保證知識成果傳播和應用上的創新,使項目成果真正有效地轉化、應用,發揮其發展生產力的作用。不能認為,項目一旦結項、驗收,任務就徹底完成了。

4. 2 　個人知識項目創新管理的方法
  筆者認為,搞好個人知識項目的創新管理,可以從下面一些方法入手。
  (1) 搞好個人理論研究、基礎研究的學術正常化管理。這是實施個人知識項目創新管理的一個重要保證。學術正常化有兩層含義:一是知識引用的正常化,謹防過度引用或引用過度,並實事求是地做好引用標示等。知識引用的正常化隱含了一個重要原則:引用要以知識創新為宗旨,為知識創新服務。只有這樣才能體現出個人知識專案管理的目標。二是在撰寫學術論著時要對該領域的知識現狀進行梳理,搞清楚前人、別人對此問題研究到什麼程度,所遺留的問題有哪些,辨明知識的曆史脈絡,把握知識之間的關係,在此基礎上,再確定自己的研究要解決什麼問題,做哪些工作,能做到什麼程度,等等,都要做一個明確的交代,一句話,要搞清自己的研究在整個領域的知識現狀圖中的位置[12 ] 。
(2) 樹立知識創新的觀念。知識創新是知識項目的生命,是個人和組織的競爭力之源,是知識經濟時代的主旋律。包括項目主持人、參與人等都要充分加以認識,要樹立“知識創新至上”的觀念,培養知識創新的主體意識,形成“以我為主、從我做起”的知識創新責任感和使命感,要具有“不創新,毋寧舍之”的真誠與勇氣。
(3) 實施個人知識創新責任制。為了推進個人知識創新,項目負責人要切實負起責任來,在項目研究過程中除保持與項目群組成員的密切聯絡,進行必要的指導、監督和交流以外,還要制訂和實施個人知識創新責任制,規定每個成員的知識創新目標、獎懲標準和具體實施辦法,使知識創新具體落實到項目組中每一個人身上。對於知識創新不達標的成員,可以考慮在後續研究中將其排斥在研究團隊之外。
(4) 以項目負責人為核心進行知識項目評估。
要對項目成果的新穎性、先進性進行評估,特別是對階段性知識成果的評估,一定要嚴格按照知識創新的標準來進行。

5 　個人學習的針對性管理

  個人學習管理的重點在於針對性管理,因為在知識經濟和網路環境下,個人學習的知識內容、途徑、方式、方法、自身的知識結構以及實踐的需要等越來越複雜,為了保證個人學習的效率和效果,做好針對性管理就成為理所當然的管理重點。

   首先是對個人的心智模式加以改善。心智模式是“根植於人的心中,影響人瞭解世界,以及如何採取行動的許多假設、成見、價值觀、信仰、觀念或映像、印象等。”[ 13 ] 心智模式不易觀察,其影響也不大容易發現。不良的心智模式阻礙個人學習,健全的心智模式協助個人學習。因此,作為個人,要時時注意培養、改善自己的心智模式,形成健全、良好的心智模式,為個人學習奠定良好的基礎。成人基於自己的經曆常常形成某種看似“根深蒂固”的心智模式,無法加以改變,其實不然。只要我們用心並且持之以恒(比如將自己的心智模式攤開,以某種優良的心智模式為榜樣,檢查自己心智慧模式的缺失,然後坦率地與他人交流看法,並在行動中慢慢改變它) ,在一定程度上改善自己的心智模式是可以做到的。

   其次是針對個人知識結構中的短項進行彌補式學習。根據管理學中的“木桶原理”,制約組織(個人) 發展和成長的不在於其長項(強項) ,而在於其短項(弱項) ,這就是所謂的“短項效應”。在這種情況下,個人學習管理應優先吸納的是知識結構方面的短項。彌補式學習的邏輯前提是需要考察其知識結構因某一方面的短缺而造成的對當前環境的不適應性。有目的有意識地對個人的知識結構進行橫向觀察,在此基礎上進行彌補式學習,逐步建立與完善個人的專業知識體系,可以為將來的綜合應用,把不同學科的知識動態地組合應用,提高個人的工作效率與競爭力,打下堅實的基礎。

  第三是針對個人知識結構中的強項進行加強式學習。知識強項對個人來說更加重要,在一定程度上說,它是個人生存與發展的主要依靠,因此,每個人都需要使優勢保持下去,使之與時俱進,這樣,進行加強式學習就必不可少。俗話說,“一招鮮,吃遍天”,講的雖然是人的技能,但技能的基礎是知識,或者說技能的背後是知識的鋪墊。隨著科學技術的加速發展和知識更新速度的加快,必須使自己原來獨特的知識強項加以更新,保持特色、加強優勢,使自己的“招”一直“鮮”下去,使自己在職場和競爭中保有獨特的地位,並且無可替代。從橫向的關係來看,知識結構的進化有一個重要原則———存同求異,對於同業者來說,基本的專業知識都需要具備,這就是家共有的那些知識,還要有自己獨到的某種知識,或者說對大家共有的那些知識的掌握熟練程度異乎尋常,這就是“求異”。“存同”是基礎,“求異”是發展。無論是對知識短項進行彌補式學習,還是對知識強項進行加強式學習,最終追求的是知識結構和能力的整體最佳化。

  第四是針對職場的現實需要安排個人的學習。
人在職場,經常要面臨層出不窮的新技術、新觀念、新管理方式以及相應的職業技能所造成的壓力,在競爭日益激烈和知識更新不斷加快的今天,早已不存在一勞永逸、終身好使的某種職業知識。因此,參加在職培訓和學習班,學習時下的一些熱門知識,滿足職場對新知識的現實需要是很有必要的。

   第五是針對要解決的問題和要完成的任務進行學習。問題和任務擺在面前,它們很可能是全新的,依靠舊知識和老經驗無法解決,無法完成,在此情況下,只能進行針對性學習或進行諮詢,別無他途。實際上,通過諮詢來解決問題、完成任務,其本質是一種知識外取行為,對本單位的員工來說,仍然是一種學習的過程。

   第六是針對個人自身的特點進行學習。針對自己的特點進行學習,首先要培養對於學習,特別是持續學習的興趣和愛好,使學習建立在愛好的基礎上,快樂地進行學習。古人云:“知之者不如好之者,好之者不如樂之者。”很顯然,養成了對於學習的愛好和樂趣,可以大大改善個人的學習效果。其次要從自身條件出發,有計劃有目標地學習,掌握相應的學習方法,選擇適宜的個人學習工具,安排恰當的學習途徑。比如性格開朗的人可以採用互動式學習方法,加入學習型組織,在工作過程中學習,邊幹邊學,各種興趣小組、專業社團以及項目組中進行交流學習。與人交流,虛心向學,可使人受益非淺,因為“三人行必有我師”。而性格內向的人,則可以在顯性知識的儲存與積累,在公用知識的個人轉化上下工夫,適宜採用先進的知識收集加工技術和個人知識管理軟體(系統) 。當然,這種對應性選擇並不是絕對的。再次是針對學習的對立面———教———來反思學習,從“教”的角度上說“, 言教不如身教,身教不如境教”;那麼,從學習的角度來看,不僅要學習他人言語表達的知識,還要體會和學習他人以身作則,在行動中示範、透露出來的知識、經驗,更要把自己融入到一個環境開放、交流自由、充滿濃厚學習興趣的情景中去。此外,不僅要針對過去的知識體系進行系統學習,還要在保持對環境變化和新問題敏感的基礎上,甄別新知識並及時學習,使自己在知識上與時俱進,一句話,永不放棄對新知識的追逐和學習。第七是努力使學過的知識成為常識。也就是說要把知識掌握到常識的水平和程度。“常識態”知識就是已經爛熟於胸、不用再翻書本就能正確使用的知識。一個顯而易見的事實是,常識越多運用能力也越強,因此,把知識變為常識,有利於知識的自覺運用,使知識產生更高價值。那麼如何使知識成為常識呢? 辦法有兩個:一是反覆進行學習;二是不斷運用這種知識。

6 　結語

個人靈感知識的及時管理、個人知識項目的創新管理和個人學習的針對性管理,是個人知識管理的三個重點領域,本文把淹沒於縱向知識管理流程研究取向中的它們提取出來,進行研究,希望能開啟一個新的研究路向,並引起其他研究者的進一步的探索。

 

參考文獻
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5 　張洪彬,沈治宏. 論個人知識管理. 圖書館理論與實踐,
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