商務簡報實戰技巧

來源:互聯網
上載者:User

  商務簡報實戰應從兩大方面:一是製作篇;二是現場示範篇,下面這篇短文就是從這兩方面總結了66招,應該還有很多方面值得重視,我先整理放上。大家一齊補充,歡迎更多實戰經驗豐富人士加入本貼~~~~

  __________________________________________________________

  第一招

  • 弄清楚簡報的對象是誰

  – 如背景如何、人數多少、男女比例、學曆的分布等資訊都會影響到簡報的內容和方式

  第二招

  • 說聽眾聽得懂的話

  – 面對不同的人,應該有不同的溝通方式,用詞上應避免使用過多的專有名詞

  第三招

  • 切勿以文字填滿簡報內容

  – 每一張投影片內的文字不宜過多,過多文字往往使得聽眾為了閱讀而分心,也會讓人覺得你的準備不夠。

  – 最好控制在五到六行之內為原則,每行字數約在十個字左右

  第四招

  • 一張投影片以一個主題為原則

  – 盡量讓內容能夠精簡短少,卻又可以涵蓋所要講述的重點。裡面的重點最好以條列的方式,列出綱要即可。

  第五招

  • 簡報內不要使用太多種字型

  – 以粗 體字或圓體字較為討好。

  – 盡量不要太過於使用粗體字或斜體字。

  – 而且要控制在三種字型以內較為適宜。

  第六招

  • 製作結構化的簡報內容

  – 簡報大概的模式:簡報主題、前言、現代或環境背景、目的、建議、總結和問題等

  – 如果不熟悉,可運用軟體內的大綱精靈,可以快速幫你製作出一個有結構清楚的的簡報內容

  第七招

  • 利用項目符號將內容分層

  – 一來有助於參與者的閱讀

  – 二來也能將重點做明顯區分

  • 層次最好以兩層為限

  第八招

  • 用文字不如用數字

  – 專業、複雜,或是一些比較性質的內容,只是用文字表示時,很難給人深刻的印象。

  – 若能提出數字作為例證,或進行相關的分析比較,更能增加專業性、提升可信度

  第九招

  • 標題字型放大

  – 以能夠讓與會者看清楚為原則

  – 內文所使用的字級不要小於18級

  – 標題字原則上字級應該在40級上下5級的範圍。

  第十招

  • 加入插圖豐富版面

  – 美工圖片的加入,可以美化版面,增加簡報內容的活潑度。

  – 運用主題相符的圖片,增加視覺吸引力、拉近觀眾與簡報主題的距離。

  第十一招

  • 用數字不如用圖表

  – 圖表的呈現能較快速的讓人一目瞭然,也容易看出資料間的相對變化

  – 記住用文字不如用數字,用數字不如用圖表

  第十二招

  • 不宜將所有文字塞入一張投影片中

  – 美工圖案應是居於輔助的地位

  – 過於枝節的內容、不是必要的圖表,不需全部放進在簡報內容中,只需用口述的方式說明即可

  第十三招

  • 善用不同形式的圖表

  – 應依所得資料的性質,慎選適當的圖表格式,才能讓你所要做的報告內容清楚呈現。

  第十四招

  • 注意簡報內數位正確與否

  – 簡報內容在文字與排版方應避免錯誤。

  – 小小失誤即可引起聽眾對你簡報能力的質疑。

  第十五招

  • 加入適當的文字色彩

  – 文字色彩情感與資訊的內容和觀眾的文化背景有關

  – 藍色代表信任、穩定。

  – 橙色代表溫馨、智慧。

  – 紫色代表豪華、懷舊。

  – 灰色代表中立與深思熟慮。

  第十六招

  • 使用PowerPoint簡報模板,快速製作專業簡報

  – 缺點是,只要是採用過PowerPoint軟體的簡報聽眾,大概都已經看過這些背景好幾次了。

  第十七招

  • 一次不要同時使用所有的招數

  – 使用過多的字型、色彩以及美工圖案,只會把簡報妝點成一顆花花綠綠的聖誕樹

  – 簡單的設計反而更容易營造出專業的感覺

  第十八招

  • 圖表裡的顏色不要超過四種

  – 過多的色彩會擾亂圖表本身原有的效果

  – 製作簡報之前,最好先在心中建立一套色彩規劃,並且堅持到底

  第十九招

  • 加入公司的LOGO,增加專業感

  – 直接在簡報上加入公司logo,會讓簡報看起來更具有專業架式。

  第二十招

  • 小心底圖在實際投影時發生差異

  – 一張好的簡報底圖,應該要能夠突顯出簡報主題。

  – 正式簡報前,應該先測試一下實際投影效果。

  第二十一招

  • 簡報內的底圖要統一

  – 底圖一致,才會使得整個簡報有一體感以及完整性,也會讓聽眾在視覺上比較舒適。

  第二十二招

  • 善用投影母片功能,自製簡報格式

  – 一旦做好投影母片的設定,以後如果需要製作固定基本格式的簡報投影片,只要直接套用該投影母片即可,就不用再花時間重新設定

  第二十三招

  • 底圖的選擇不要太花俏

  – 使用設計繁複、顏色太過花俏的簡報底圖,會分散聽眾的視覺焦點

  – 不妨以簡單大方的底圖為首選,這種設計最萬無一失。

  第二十四招

  • 加入底圖讓簡報更具質感

  – 選擇適宜的底圖,簡報的質感度立即向上攀升。

  第二十五招

  • 字型顏色和底圖要呈現對比

  – 專家建議,用明亮的字型顏色,搭配暗色背景底圖,才是最為搶眼的簡報版面安排方式

  第二十六招

  • 製作簡報制式模板,加強企業形象

  – 最好選擇最接近公司商標或感覺的顏色。

  第二十七招

  • 為你的簡對象製作專屬簡報

  第二十八招

  • 建立自己的模板資料庫

  – 為應付不同場合的簡報,建議多搜集一些簡報模板。

  第二十九招

  • 學習利用電腦做簡報

  第三十招

  • 確定電腦裝置能夠進行動態簡報

  – 為避免出錯,建議全部演練一遍

  – 另外也別忘了根據檔案的格式,安裝能播放你要的影片或音效所需要的軟體。

  第三十一招

  • 在簡報中加入動態效果

  – 適度的加入動態效果,會使整個簡報過程生動而有趣

  – 觀眾也才不會因為無聊而昏昏欲睡

  第三十二招

  • 外掛動態軟體添加簡報態效果的選擇

  – 利用外掛軟體如:「show 3D」、「Flash」等讓簡報效果更加出色動人。

  第三十三招

  • 一張投影片不要用三種以上動畫效果

  – 使用過多將會適得其反,模糊了簡報的重點

  第三十四招

  • 放棄不熟悉的工具與特效

  – 事前必須熟悉各項裝置的操作要領,並且反覆綀習

  – 不要為了比炫,去使用一些不熟悉的工具與特效

  第三十五招

  • 加入聲音,強化簡報效果

  – 一小段演講詞、音樂、音效可強化簡報的說服力。

  – 切記要盡量簡短

  – 切勿使用未經授權的音樂以免觸法

  第三十六招

  • 用短片、動畫吸引觀眾目光

  – 有時候,語言和文化上的障礙,也會因為一段幽默的短片而化解,拉近你和眾的距離

  第三十七招

  • 在大場地不妨使用麥克風

  第三十八招

  • 讓觀眾忘了高科技的存在

  – 簡報內容和你的表現才是主角。

  – 不要低頭看簡報裝置

  – 盡量使用無線器材

  第三十九招

  • 別和電腦音效搶話說

  – 務必要讓音效播完再說話,千萬不要電腦音效互相搶白。

  第四十招

  • 把簡報當作是一場表演

  – 多媒體動態效果,只是讓簡報更精彩的協助工具輔助

  – 你的簡報內容以及臨場的態度表現,才是最重要的關鍵。

  第四十一招

  • 檔案大的影片另外存檔

  – 簡報檔案太大,會將檔案的開啟、運作速度拖慢。

  – 不妨有簡報投影片裡加入一個超級連結,等需要時再點選播放。

  第四十二招

  • 不要又用電腦又用傳統投影機做簡報

  第四十三招

  • 利用小抄

  – 將重點的數字或提示詞記在上面,適時用很快的時間偷瞄一下,提示自己。

  第四十四招

  • 設想聽眾可能提出的問題與回答

  第四十五招

  • 備妥備份檔案

  第四十六招

  • 傳統投影片的準備

  第四十七招

  • 如何消去簡報背景

  – 在列印功能視窗中,勾選「純粹黑白」選項,就不會印出簡報的背景底色。

  第四十八招

  • 不斷綀習加上實地演練

  第四十九招

  • 準備講義

  第五十招

  • 節省紙張的講義列印

  第五十一招

  • 準備數個笑話與案例

  第五十二招

  • 學習如何操作、設定筆記型電腦

  第五十三招

  • 不要死記簡報內容

  第五十四招

  • 熟悉播放軟體的操作

  第五十五招

  • 在簡報中準備QA時間

  第五十六招

  • 資料的更新

  第五十七招

  • 選擇適當的簡報場地

  第五十八招

  • 必要時自行準備工具

  第五十九招

  • 協助工具輔助的運用

  第六十招

  • 瞭解會議廳的布置及裝置

  第六十一招

  • 提早到達會場

  第六十二招

  • 穿著簡單大方的服裝

  第六十三招

  • 觀眾入場前就將電腦接上投影機

  第六十四招

  • 請微笑注視觀眾

  第六十五招

  • 切忌躲在電腦螢幕後面做簡報

  第六十六招

  • 不要耍弄手上的物品

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