商務簡報實戰技巧

　　商務簡報實戰應從兩大方面：一是製作篇;二是現場示範篇，下面這篇短文就是從這兩方面總結了66招，應該還有很多方面值得重視，我先整理放上。大家一齊補充，歡迎更多實戰經驗豐富人士加入本貼~~~~

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　　第一招

　　• 弄清楚簡報的對象是誰

　　– 如背景如何、人數多少、男女比例、學曆的分布等資訊都會影響到簡報的內容和方式

　　第二招

　　• 說聽眾聽得懂的話

　　– 面對不同的人，應該有不同的溝通方式，用詞上應避免使用過多的專有名詞

　　第三招

　　• 切勿以文字填滿簡報內容

　　– 每一張投影片內的文字不宜過多，過多文字往往使得聽眾為了閱讀而分心，也會讓人覺得你的準備不夠。

　　– 最好控制在五到六行之內為原則，每行字數約在十個字左右

　　第四招

　　• 一張投影片以一個主題為原則

　　– 盡量讓內容能夠精簡短少，卻又可以涵蓋所要講述的重點。裡面的重點最好以條列的方式，列出綱要即可。

　　第五招

　　• 簡報內不要使用太多種字型

　　– 以粗 體字或圓體字較為討好。

　　– 盡量不要太過於使用粗體字或斜體字。

　　– 而且要控制在三種字型以內較為適宜。

　　第六招

　　• 製作結構化的簡報內容

　　– 簡報大概的模式：簡報主題、前言、現代或環境背景、目的、建議、總結和問題等

　　– 如果不熟悉，可運用軟體內的大綱精靈，可以快速幫你製作出一個有結構清楚的的簡報內容

　　第七招

　　• 利用項目符號將內容分層

　　– 一來有助於參與者的閱讀

　　– 二來也能將重點做明顯區分

　　• 層次最好以兩層為限

　　第八招

　　• 用文字不如用數字

　　– 專業、複雜，或是一些比較性質的內容，只是用文字表示時，很難給人深刻的印象。

　　– 若能提出數字作為例證，或進行相關的分析比較，更能增加專業性、提升可信度

　　第九招

　　• 標題字型放大

　　– 以能夠讓與會者看清楚為原則

　　– 內文所使用的字級不要小於18級

　　– 標題字原則上字級應該在40級上下5級的範圍。

　　第十招

　　• 加入插圖豐富版面

　　– 美工圖片的加入，可以美化版面，增加簡報內容的活潑度。

　　– 運用主題相符的圖片，增加視覺吸引力、拉近觀眾與簡報主題的距離。

　　第十一招

　　• 用數字不如用圖表

　　– 圖表的呈現能較快速的讓人一目瞭然，也容易看出資料間的相對變化

　　– 記住用文字不如用數字，用數字不如用圖表

　　第十二招

　　• 不宜將所有文字塞入一張投影片中

　　– 美工圖案應是居於輔助的地位

　　– 過於枝節的內容、不是必要的圖表，不需全部放進在簡報內容中，只需用口述的方式說明即可

　　第十三招

　　• 善用不同形式的圖表

　　– 應依所得資料的性質，慎選適當的圖表格式，才能讓你所要做的報告內容清楚呈現。

　　第十四招

　　• 注意簡報內數位正確與否

　　– 簡報內容在文字與排版方應避免錯誤。

　　– 小小失誤即可引起聽眾對你簡報能力的質疑。

　　第十五招

　　• 加入適當的文字色彩

　　– 文字色彩情感與資訊的內容和觀眾的文化背景有關

　　– 藍色代表信任、穩定。

　　– 橙色代表溫馨、智慧。

　　– 紫色代表豪華、懷舊。

　　– 灰色代表中立與深思熟慮。

　　第十六招

　　• 使用PowerPoint簡報模板，快速製作專業簡報

　　– 缺點是，只要是採用過PowerPoint軟體的簡報聽眾，大概都已經看過這些背景好幾次了。

　　第十七招

　　• 一次不要同時使用所有的招數

　　– 使用過多的字型、色彩以及美工圖案，只會把簡報妝點成一顆花花綠綠的聖誕樹

　　– 簡單的設計反而更容易營造出專業的感覺

　　第十八招

　　• 圖表裡的顏色不要超過四種

　　– 過多的色彩會擾亂圖表本身原有的效果

　　– 製作簡報之前，最好先在心中建立一套色彩規劃，並且堅持到底

　　第十九招

　　• 加入公司的LOGO，增加專業感

　　– 直接在簡報上加入公司logo，會讓簡報看起來更具有專業架式。

　　第二十招

　　• 小心底圖在實際投影時發生差異

　　– 一張好的簡報底圖，應該要能夠突顯出簡報主題。

　　– 正式簡報前，應該先測試一下實際投影效果。

　　第二十一招

　　• 簡報內的底圖要統一

　　– 底圖一致，才會使得整個簡報有一體感以及完整性，也會讓聽眾在視覺上比較舒適。

　　第二十二招

　　• 善用投影母片功能，自製簡報格式

　　– 一旦做好投影母片的設定，以後如果需要製作固定基本格式的簡報投影片，只要直接套用該投影母片即可，就不用再花時間重新設定

　　第二十三招

　　• 底圖的選擇不要太花俏

　　– 使用設計繁複、顏色太過花俏的簡報底圖，會分散聽眾的視覺焦點

　　– 不妨以簡單大方的底圖為首選，這種設計最萬無一失。

　　第二十四招

　　• 加入底圖讓簡報更具質感

　　– 選擇適宜的底圖，簡報的質感度立即向上攀升。

　　第二十五招

　　• 字型顏色和底圖要呈現對比

　　– 專家建議，用明亮的字型顏色，搭配暗色背景底圖，才是最為搶眼的簡報版面安排方式

　　第二十六招

　　• 製作簡報制式模板，加強企業形象

　　– 最好選擇最接近公司商標或感覺的顏色。

　　第二十七招

　　• 為你的簡對象製作專屬簡報

　　第二十八招

　　• 建立自己的模板資料庫

　　– 為應付不同場合的簡報，建議多搜集一些簡報模板。

　　第二十九招

　　• 學習利用電腦做簡報

　　第三十招

　　• 確定電腦裝置能夠進行動態簡報

　　– 為避免出錯，建議全部演練一遍

　　– 另外也別忘了根據檔案的格式，安裝能播放你要的影片或音效所需要的軟體。

　　第三十一招

　　• 在簡報中加入動態效果

　　– 適度的加入動態效果，會使整個簡報過程生動而有趣

　　– 觀眾也才不會因為無聊而昏昏欲睡

　　第三十二招

　　• 外掛動態軟體添加簡報態效果的選擇

　　– 利用外掛軟體如：「show 3D」、「Flash」等讓簡報效果更加出色動人。

　　第三十三招

　　• 一張投影片不要用三種以上動畫效果

　　– 使用過多將會適得其反，模糊了簡報的重點

　　第三十四招

　　• 放棄不熟悉的工具與特效

　　– 事前必須熟悉各項裝置的操作要領，並且反覆綀習

　　– 不要為了比炫，去使用一些不熟悉的工具與特效

　　第三十五招

　　• 加入聲音，強化簡報效果

　　– 一小段演講詞、音樂、音效可強化簡報的說服力。

　　– 切記要盡量簡短

　　– 切勿使用未經授權的音樂以免觸法

　　第三十六招

　　• 用短片、動畫吸引觀眾目光

　　– 有時候，語言和文化上的障礙，也會因為一段幽默的短片而化解，拉近你和眾的距離

　　第三十七招

　　• 在大場地不妨使用麥克風

　　第三十八招

　　• 讓觀眾忘了高科技的存在

　　– 簡報內容和你的表現才是主角。

　　– 不要低頭看簡報裝置

　　– 盡量使用無線器材

　　第三十九招

　　• 別和電腦音效搶話說

　　– 務必要讓音效播完再說話，千萬不要電腦音效互相搶白。

　　第四十招

　　• 把簡報當作是一場表演

　　– 多媒體動態效果，只是讓簡報更精彩的協助工具輔助

　　– 你的簡報內容以及臨場的態度表現，才是最重要的關鍵。

　　第四十一招

　　• 檔案大的影片另外存檔

　　– 簡報檔案太大，會將檔案的開啟、運作速度拖慢。

　　– 不妨有簡報投影片裡加入一個超級連結，等需要時再點選播放。

　　第四十二招

　　• 不要又用電腦又用傳統投影機做簡報

　　第四十三招

　　• 利用小抄

　　– 將重點的數字或提示詞記在上面，適時用很快的時間偷瞄一下，提示自己。

　　第四十四招

　　• 設想聽眾可能提出的問題與回答

　　第四十五招

　　• 備妥備份檔案

　　第四十六招

　　• 傳統投影片的準備

　　第四十七招

　　• 如何消去簡報背景

　　– 在列印功能視窗中，勾選「純粹黑白」選項，就不會印出簡報的背景底色。

　　第四十八招

　　• 不斷綀習加上實地演練

　　第四十九招

　　• 準備講義

　　第五十招

　　• 節省紙張的講義列印

　　第五十一招

　　• 準備數個笑話與案例

　　第五十二招

　　• 學習如何操作、設定筆記型電腦

　　第五十三招

　　• 不要死記簡報內容

　　第五十四招

　　• 熟悉播放軟體的操作

　　第五十五招

　　• 在簡報中準備QA時間

　　第五十六招

　　• 資料的更新

　　第五十七招

　　• 選擇適當的簡報場地

　　第五十八招

　　• 必要時自行準備工具

　　第五十九招

　　• 協助工具輔助的運用

　　第六十招

　　• 瞭解會議廳的布置及裝置

　　第六十一招

　　• 提早到達會場

　　第六十二招

　　• 穿著簡單大方的服裝

　　第六十三招

　　• 觀眾入場前就將電腦接上投影機

　　第六十四招

　　• 請微笑注視觀眾

　　第六十五招

　　• 切忌躲在電腦螢幕後面做簡報

　　第六十六招

　　• 不要耍弄手上的物品