繪製商務程序圖:流程圖繪製工具

來源:互聯網
上載者:User

文章描述:什麼是流程圖?流程圖和其他圖表(如線框圖,概念圖,架構圖,使用案例圖)有什麼不同?

圖1:用即時貼與白板做的簡單流程圖


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前言:近來一段時間,忙於整理商務程序圖,期間,關於流程圖的繪製方法和工具也與內部團隊和外部做了心得交流,恰好,個人生活也牽涉在買房,婚禮,戶口遷移等流程中。不知不覺,伴隨著實踐與反思,個人所得的系統知識趨於完整,今兒天氣極好,坐在飄窗一隅,聽著間或幾聲鳥鳴歌唱,偶爾瞥一眼窗外的遍地綠蔭,真真覺得是個寫點什麼的日子。所以就整理成文,如果恰好對你有所協助,那是真真好的。


真實整理的流程牽涉到公司未公布的計劃,不好公開,所以在本文中會藉助一個簡單的案例替代(這個案例呢,也就是計劃寫本文前30分分鐘才想到的,如有考慮不周,請各位見諒),但是僅傳達概念和方法,倒也足夠了。恩,甄環體告一段落,咱們開始吧。


本文會包含幾塊內容:


1. 什麼是流程圖?流程圖和其他圖表(如線框圖,概念圖,架構圖,使用案例圖)有什麼不同?

2. 為什麼需要流程圖?

3. 流程圖的分類?

4. 如何繪製流程圖?

5. 流程圖繪製工具


視篇幅情況,會在行文時略加劃分為系列,敬請關注並多多交流。


第一部分:什麼是流程圖?


1. 定義


瞭解一個事情,我習慣從它的定義開始。至於為什麼,可以參見我之前的部落格文章:http://heidixie.blog.sohu.com/161709085.html


我們因為厭惡十年教育,厭惡背各種定理和定義,所以我發現生活中和工作中很多人都很討厭給一個事情下定義以及去參考定義。所以你會發現很多人在一起爭吵得不可開交,仔細去聽,原來是雞同鴨講,根本不在一個頻道上。對於一個事情的描述,沒有一個共同的語言,沒有所謂的術語。有定義很好辦,你們共同引用一個定義,發現定義有問題,OK,去補充這個定義,並擴充到更多的人群。當然,任何事情過猶不及,我們相互提醒吧。


那什麼是流程圖呢?說文解字是一種瞭解定義的好方法。流程圖=流程+圖,如下圖:


圖2:流程圖的定義


流程:Flow,是指特定主體為了滿足特定需求而進行的有特定邏輯關係的一系列操作過程,流程是自然而然就存在的。但是它可以不規範,可以不固定,可以充滿問題。所以就會造成看似沒有流程。前不久,團隊每個人對接一個業務團隊去調研流程,反饋給我的流程有一些缺失。詢問時,負責人反饋給我的回覆是:這一塊業務他們沒有流程。其實嚴格意義上講,業務已經開展,不可能沒有流程,只是說沒有固定的流程或者你調研的對象也講不清楚。


圖:Chart 或者 Diagram, 是將基本固化有一定規律的流程進行顯性化和書面化,從而有利於傳播與沉澱、流程重組參考。


從定義可以看出,只要有事情和任務,流程就會有,但是並不是所有的流程都適合用流程圖的方式去表現,適合用流程圖去表現的流程是一定程度固定的有規律可循的,流程中的關鍵環節不會朝令夕改的。


2. 流程圖與其他圖表的對比


工作中我們還用到或聽到很多其他類型的圖表,比如互動設計師們經常說的線框圖(Wireframes),資訊架構圖或網站地圖(Site Map),,開發工程師們經常說的使用案例圖(Use Case)或E-R圖。這些不同的圖表要表達的內容有何種差異呢?簡單做個對比,如圖:

圖3:流程圖VS其他常用圖表

如果要串到某一個項目來說,可以理解成:


使用案例圖(Use Case):

表現了一個角色在系統裡要完成的活動是什麼,比如使用者這個角色與ATM取款機的互動過程中,使用者需要完成的活動有存錢,取錢,查詢等。而存錢這個活動再可以進一步細分為插卡,輸入密碼,輸入金額,ATM吐鈔,使用者收款,退卡等活動。使用案例圖可以不考慮使用者動作的前後次序,而僅僅提取一些關鍵的動賓短語,映射出系統應該滿足的功能點。常用使用案例圖的人是產品經理和開發工程師。


流程圖則表示使用者每一個活動的前後次序,比如使用者必須要先插入銀行卡,才能夠輸入密碼,且流程圖必須直接表現出各種異常判斷,比如當密碼錯誤時,出現什麼提示,密碼輸入錯誤超過多少次時,出現什麼提示和動作。常用流程圖的人是產品經理,設計師,或者任何需要講述業務如何運作的人。


資訊架構圖,網站地圖(Site Map):

表現為了做一個這樣的系統,功能與內容的展現層次是什麼,比如使用者一進去後,歡迎頁面的導航如何設計,是否直接出現取款,存款,查詢,或者還有別的導航?常用資訊架構圖的是設計師。但是常用組織架構圖的是HR。


線框圖(Wireframe):

將具體每個介面的內容布局和權重表達出來,且標註出一些互動細節的設計,比如當密碼錯誤後,如何提示下一步動作。常用線框圖的人是設計師。


實體關聯圖(E-R圖):

則是資料庫結構描述的工作,表示一個業務系統或情境中的實體時間的關係,比如儲戶與銀行卡的關係是歸屬1對多,通過開卡事件產生關聯。一般來講,用矩形來表示實體,橢圓標識這個實體的屬性,比如儲戶這個實體的屬性有:姓,名,手機號碼,住址等。而銀行卡的屬性有:開戶行,開戶名稱,銀行卡號等。


以上的這些圖表各自都有領域的專家,我這裡就不班門弄斧了。


那麼流程圖要體現出他的差異定義,要素是什嗎?總結出了流程圖的6大要素,希望大家能夠記住,這6個要素可以在以後的文章裡不斷回顧,你也可以拿來判斷你所看到的流程圖是否專業。


圖4:流程圖6大要素

 

  • 參與者:誰在這個流程中?可以是系統,可以是個印表機,更多的指什麼角色——一般是有某種工種的人。比如客服同時有小A和小B兩人,但是若他們的工作性質完全一樣,那麼在流程圖裡只需要寫一個客服角色就可以了。
  • 活動:做了什麼事,比如點餐,結帳等活動。
  • 次序:這些事情發生的前後順序如何,哪個任務是其他任務的前置條件?比如客人不結帳,就不會產生送他優惠卡的活動。
  • 輸入:每項活動開始取決於什麼樣的輸入物或資料,比如做飯的師傅開始做菜時,需要拿到具體的點菜單。
  • 輸出:每項活動結束後,會輸入什麼樣的文檔或資料傳遞給下一方,比如師傅做好菜後,如何讓負責傳菜的人知道菜已經做好?
  • 標準化:採用一套標準化的符號用以傳遞你的流程圖,從而使受眾更快明白。

關於流程圖的標準化,並不是強制的,事實上,我們見過很多種類的流程圖,只要能夠傳遞明白任務和次序其實已經歸類於流程圖了。如下面的圖:




但是若在一個公司的環境下,你的流程圖的受眾又非常多的話,採取標準化的符號會帶來很多交流上的好處,總之你懂的。

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